What is BPM? Business Process Management Guide (2022)
BPM nedir? İş Süreçleri Yönetimi Kılavuzu (2022)
İş Süreçleri Yönetimi (BPM), bir kuruluştaki süreçleri iyileştirmenin ve standartlaştırmanın bir yoludur. Verimliliği ve uyumluluğu artırırken insan hatasını ve süreç boşluklarını ortadan kaldırabilir. Bu kılavuz, BPM'nin ne olduğunu ve organizasyonları nasıl olumlu yönde etkileyebileceğini açıklamaktadır.
İş Süreçleri Yönetimi (BPM) nedir?
What is Business Process Management (BPM)?
Gartner tarafından tanımlandığı şekliyle iş süreci yönetimi (BPM), iş süreçlerini tasarlamak, modellemek, yürütmek, izlemek ve optimize etmek için çeşitli araçlar ve yöntemler kullanan bir disiplindir. Bir iş süreci, bir iş stratejisini desteklemek için iş sonuçları üretmek için insanların, sistemlerin, bilgilerin ve şeylerin davranışlarını koordine eder.
BPM, rutin işlemler ve insan etkileşimleri için tutarlı, otomatikleştirilmiş bir süreç oluşturmaya odaklanır. İsrafı ve yeniden çalışmayı azaltarak ve ekibin genel verimliliğini artırarak işletmenin operasyonel maliyetlerini düşürmeye yardımcı olur.
BPM ile uğraşan kuruluşlar, Altı Sigma ve Yalın dahil olmak üzere çeşitli BPM metodolojilerinden birini takip etmeyi seçebilir.
BPM Ne Değildir?
BPM bir yazılım ürünü değildir. Standart ve otomatikleştirilmiş iş süreçlerinin uygulanmasına yardımcı olan BPM araçları mevcuttur. Örneğin, ProcessMaker İş Akışları, işletmelerin karmaşık, çok adımlı ve tekrarlayan iş süreçlerini otomatikleştirmesine yardımcı olur. Ancak BPM, kendi başına bir yazılım ürünü değildir.
BPM, Görev Yönetimi değildir. Görev veya Proje Yönetimi, bir dizi aktiviteyi yönetmek veya düzenlemekle ilgilidir. Microsoft Project, Jira, Asana veya Trello gibi bir proje yönetimi yazılımı, görevlerin ve geçici projelerin yönetilmesine yardımcı olur. İş Süreçleri Yönetimi ise daha çok öngörülebilir bir model veya süreç yönetimi izleyen tekrarlayan ve devam eden süreçlere odaklanır.
İş Süreçleri Yönetim Sistemlerinin Çeşitli Türleri Nelerdir?
BPM sistemleri, hizmet ettikleri amaca göre kategorize edilebilir. İşte üç tür iş süreci yönetimi:
Sistem Merkezli BPM (veya Entegrasyon Merkezli BPM)
Bu tür bir iş süreci yönetim sistemi, çok fazla insan müdahalesi olmaksızın, temel olarak mevcut iş sistemlerine (örneğin, HRMS, CRM, ERP) bağlı olan süreçleri yönetir. Sistem merkezli bir iş süreci yönetimi yazılımı, hızlı ve verimli iş süreçleri oluşturabilmek için kapsamlı entegrasyonlara ve API erişimine sahiptir. Entegrasyon merkezli sürece bir örnek, farklı yazılım sistemlerinin bir araya gelmesini içerebilen çevrimiçi bankacılıktır.
İnsan Merkezli BPM
İnsan merkezli BPM, çeşitli otomasyon işlevleriyle desteklenen önce insanı dikkate alır. Bunlar, öncelikle insanlar tarafından yürütülen süreçlerdir ve otomasyon bunların yerini kolayca alamaz. Bunlar genellikle bireyler tarafından gerçekleştirilen birçok onaya ve göreve sahiptir. İnsan odaklı süreçlere örnek olarak müşteri hizmeti sağlama, şikayetleri ele alma, çalışanları işe alma, e-ticaret faaliyetlerini yürütme ve gider raporlarını dosyalama sayılabilir.
BPM Yaşam Döngüsü: İş Süreçleri Yönetiminde 5 Adım
İş Süreçleri Yönetimi
Adım 1: Tasarım
İş analistleri mevcut iş kurallarını gözden geçirir, çeşitli paydaşlarla görüşür ve istenen sonuçları yönetimle tartışır. Süreç tasarımı aşamasının amacı, iş kurallarını anlamak ve sonuçların organizasyonel hedeflerle uyumlu olup olmadığını sağlamaktır.
2. Adım: Modeli
Modelleme, çeşitli paydaşlar için mevcut iş kurallarını desteklemek için yeni süreçlerin tanımlanması, tanımlanması ve temsil edilmesi anlamına gelir.
3. Adım: Yürüt
İş sürecini önce küçük bir kullanıcı grubuyla canlı olarak test ederek yürütün ve ardından tüm kullanıcılara açın. Otomatik iş akışları durumunda, hataları en aza indirmek için süreci yapay olarak kısın.
4. Adım: Monitör
Temel Performans Göstergeleri (KPI'lar) oluşturun ve raporları veya gösterge tablolarını kullanarak bunlara karşı metrikleri izleyin. Makro veya mikro göstergelere odaklanmak önemlidir – süreç bölümlerine karşı tüm süreç.
5. Adım: Optimize Edin
Etkili bir raporlama sistemi ile bir kuruluş, operasyonları optimizasyona veya süreç iyileştirmeye doğru etkin bir şekilde yönlendirebilir. İş Süreci Optimizasyonu (BPO), süreç verimliliğini düzene koymak ve iyileştirmek ve bireysel iş süreçlerinin kapsamlı bir strateji ile uyumunu güçlendirmek için iş süreçlerinin yeniden tasarımıdır.
İş Süreçleri Yönetimini Uygulamanın Faydaları Nelerdir?
İş Süreçleri Yönetimi, kuruluşların toplam dijital dönüşüme doğru ilerlemesine ve daha büyük kurumsal hedefleri gerçekleştirmelerine yardımcı olur. İşinizde BPM kullanmanın bazı önemli avantajları şunlardır:
1. Geliştirilmiş İş Çevikliği: Bir kuruluşun iş süreçlerini değiştirmek ve optimize etmek, piyasa koşullarına ayak uydurmak için gereklidir. BPM, kuruluşların iş süreçlerini duraklatmasına, değişiklikleri uygulamasına ve yeniden yürütmesine olanak tanır. İş akışlarını değiştirmek ve bunları yeniden kullanmak ve özelleştirmek, iş süreçlerinin daha duyarlı hale gelmesini sağlar ve kuruluşa süreç değişikliklerinin etkileri hakkında daha derin bilgiler verir.
2. Azalan Maliyetler ve Daha Yüksek Gelirler: Bir iş süreci yönetim aracı, zaman içinde maliyetleri önemli ölçüde azaltan darboğazları ortadan kaldırır. Bunun bir etkisi, ürün satışları için teslim sürelerinde azalma olabilir, müşterilere hizmetlere ve ürünlere hızlı erişim sağlayarak daha yüksek satışlara ve daha iyi gelire yol açar. BPM çözümleri, aynı zamanda maliyetleri azaltabilen ve daha yüksek karlara yol açabilen israfı azaltmak için kaynakları tahsis edebilir ve izleyebilir.
3. Daha Yüksek Verimlilik: İş süreçlerinin entegrasyonu, süreç verimliliğinde uçtan uca iyileştirme potansiyeli getirir. Doğru bilgilerle süreç sahipleri gecikmeleri yakından izleyebilir ve gerekirse ek kaynaklar tahsis edebilir. Otomasyon ve tekrarlayan görevlerin kaldırılması, iş sürecinde daha fazla verimlilik sağlar.
4. Daha İyi Görünürlük: BPM yazılımı, temel performans ölçümlerinin gerçek zamanlı izlenmesini sağlarken otomasyona olanak tanır. Bu gelişmiş şeffaflık, daha iyi yönetime ve sonuçları takip ederken yapıları ve süreçleri verimli bir şekilde değiştirme becerisine yol açar.
5. Uyumluluk, Güvenlik ve Güvenlik: Kapsamlı bir BPM, kuruluşların standartlara uymasını ve yasalara ayak uydurmasını garanti eder. BPM, prosedürleri uygun şekilde belgeleyerek ve uyumluluğu kolaylaştırarak güvenlik ve güvenlik önlemlerini de teşvik edebilir. Sonuç olarak kuruluşlar, çalışanlarını özel bilgiler ve fiziksel kaynaklar gibi kuruluş varlıklarını kötüye kullanım, kayıp veya hırsızlıktan korumaya teşvik edebilir.
Kuruluşlar İş Süreçleri Yönetimini Ne Zaman Uygulamalı?
BPM'nin uygulanmasının yüksek bir yatırım getirisi ile sonuçlanacağı bazı iş süreçlerine örnekler.
1. Finans veya gizlilik yasalarındaki değişiklikleri takiben müşteri bilgi yönetimindeki bir değişiklik gibi mevzuata uygunluk değişiklikleri gerektiren dinamik süreçler.
2. Birden çok iş birimi, bölüm, işlevsel departman veya çalışma grubu arasında düzenleme ve koordinasyon gerektiren karmaşık iş süreçleri.
3. Önemli bir performans ölçütünü doğrudan iyileştiren ölçülebilir, görev açısından kritik süreçler.
4. Tamamlanmaları için bir veya daha fazla eski uygulama gerektiren iş süreçleri.
5. Manuel olarak ele alınan ve/veya hızlı geri dönüşler gerektiren istisnalar dışında iş süreçleri.
İş Süreçleri Otomasyonu (BPA) ve İş Süreçleri Yönetimi (BPM) karşılaştırması
İş süreci otomasyonu (BPA) ve iş süreci yönetimi (BPM) birbiriyle ilişkilidir ve bazı yönlerden birbirini tamamlar, ancak aynı şey değildir. BPA, süreçleri otomatikleştirmekle ilgiliyken, BPM, otomasyon içerebilecek veya içermeyebilecek süreçleri yönetmekle ilgilidir. Basitçe söylemek gerekirse, tüm BPA'lar bir BPM biçimi olarak kabul edilebilir, ancak tüm BPM'ler BPA'yı içermeyebilir.
İş Süreçleri Otomasyonu (BPA), iş süreçlerini otomasyon yoluyla kolaylaştırmak için kullanılan herhangi bir yöntemi ifade eder. Bir işletmenin günlük görevlerinde üretkenlik, çeviklik, verimlilik ve uyumluluk konularında kazanımlar elde etmeyi amaçlayan çok çeşitli uygulama ve araçları üstlenebilir.
BPA'dan yararlanan yaygın süreç örnekleri şunları içerir:
Çalışanların işe alınması ve işten çıkarılması
tatil talepleri
İK talepleri
gider dosyalama
Yeni ekipman talepleri
BT destek talepleri
Otomasyona uygun iş süreçleri, tipik olarak belirli, tetikleyici bir olay tarafından başlatılan süreçlerdir. Örneğin, bir gider raporunun dosyalanması, çalışanın banka hesabında geri ödeme almasıyla sona eren önceden tanımlanmış bir dizi adımı tetikleyebilir.
BPM ise iş süreçlerini iyileştirmeye yönelik sistematik bir yaklaşımdır. Başarılı bir şekilde uygulandığında, herkes örgütsel hedeflere ulaşılmasına nasıl katkıda bulunduğunu daha iyi anlar. Bu genellikle daha mutlu, daha üretken bir işgücüne yol açar ve bu da daha mutlu müşteriler, daha yüksek gelirler ve daha düşük maliyetlerle sonuçlanma eğilimindedir.
ProcessMaker İş Akışları ile Ölçekte Süreç Otomasyonunu Uygulayın
ProcessMaker Workflows, daha iyi iş süreçleri uygulamanıza ve kuruluş çapında üretkenliği düzenlemenize ve maliyetleri düşürmenize yardımcı olabilecek bir iş süreci ve iş akışı otomasyon yazılımıdır.
Güvenilir, hatasız ve hızlı veri girişi ve süreç standardizasyonu sağlarken çalışanlarınız için tekrarlayan görevleri azaltmak için ProcessMaker Workflow'u kullanın. ProcessMaker İş Akışları, tekrarlayan homurdanan işleri azaltarak ekip üretkenliğini artırır, böylece çalışanlarınız daha yüksek iş değeri olan daha önemli şeylere odaklanabilir.
Sürükle ve bırak, kod gerektirmeyen bir iş akışı oluşturucuyla, herhangi bir kodlama bilgisi olmadan birkaç adımda dinamik iş akışları oluşturabilirsiniz. Maliyetli otomasyon projelerini yürütmek için artık BT/Mühendislik ekibinize güvenmek zorunda değilsiniz.