Bu paylaşımımızda ise Sözleşme Yönetim Süreci Nasıl Basitleştirilir konusunu işleyeceğiz. Anlaşmanın şartları, yüksek değerli işlemlerin detaylarını açıkladığı için sözleşmelerin pazarlanması iş başarısı için kritik önem taşıyor. Tek bir yanlış adım ciddi finansal kayıplara neden olabilir. Tarihsel olarak, sözleşme yönetimi süreci geçici olup, çeşitli yönergeleri izleyerek kuruluşun çeşitli alanları bulunmaktadır. Nihai belgelerin çoğu kağıt temellidir ve kopyalar tozlu dosya dolaplarında saklanır.

Sözleşme yönetimi iş akışının eski yöntemleri, önemli ayrıntıların gözden kaçırılmasına izin verir. Neyse ki, sözleşme yönetimi yaşam döngüsü yazılımındaki gelişmeler, işin nasıl yapıldığını değiştirdi. Yeni teknoloji, şirket çapında en iyi uygulamaları standartlaştırarak kuruluş genelindeki süreçleri otomatikleştirir.

Sözleşme Yönetimi Sürecine Genel Bakış

İki ya da daha fazla taraf arasındaki ortak noktanın bulunması sözleşme müzakeresinin özüdür. Genellikle, süreç hem iç hem de dış paydaşları içerir:

  • İşletmeyi temsil eden taraflar, örneğin Hukuk, Sözleşme, Satış ve Finans bölümlerinden uzmanlar
    Örgüt ticaret yapmak isteyen dış taraflar, örneğin satıcılar, tedarikçiler, distribütörler, müşteriler, çalışanlar ve serbest çalışanlar
  • Müzakere, vermek ve almak gerektirir; bu, konuşmalar sırasında, önerilen sözleşme koşullarının birçok kez değişeceği anlamına gelir. Etkili sözleşme yönetimi süreçleri, müzakereler sırasında iç ve dış tarafların taleplerini sorunsuz bir şekilde entegre etmek için sözleşme şablonlarına ve süreç yönetimi yazılımına dayanır. Bir anlaşmaya varıldığında bitmiş belge otomatik olarak oluşturulur.

Sözleşme yönetimi iş akışının otomasyonu, dört faktörü birleştirmeye dayanır: iç ve dış tarafların ihtiyaçları, süreç yönetimi yazılımı, sözleşme şablonları ve gerçek sözleşmeler. Etkin bir sözleşme yönetimi süreci oluşturmak, sözleşme oluştururken ve yayınlarken ortaya çıkan beklenen ve beklenmeyen olayları göz önüne alan standartlaştırılmış prosedürlerin planlanması, tasarlanması ve uygulanmasını gerektirir.

İşleminizi Nasıl Oluşturursunuz?

Sözleşmelerinizi oluştururken ve müzakerelerde önemli rol oynayan iç ve dış tarafları belirleyerek süreci inşa etmeye başlayın; önemsiz değil. Katılıp katılmak yerine yalnızca sunum yapılıyorsa dahi, doğrudan süreçte yer almayan bölümleri düşünün. Örneğin, Finans Departmanı genellikle yaptığınız tüm satın alımların görünürlüğünü ister.

Harici tarafları kategorize edin, böylece her kategoriyle sözleşme görüşmelerinde tekrarlanan farklılıkların süreç içinde hesaplanabilmesi. Bu, genellikle özelleştirilmiş sözleşme şablonlarının kullanılmasıyla sağlanmaktadır.

Bütün tarafları belirledikten sonra, sürecin tarafların bireysel rollerini dikkatle tanımlayın. Her bir görev için kimin ve görevlerin yapılması gerektiğini unutmayın. Bu şekilde, tüm süreci başından sonuna kadar düzleştirmek mümkündür. Yasal gibi bazı bölümlerin sürece birden fazla kez katılabileceğini unutmayın. Örneğin, Hukuk, müzakerenin başlangıç ​​aşamalarında tavsiyelerde bulunabilir, daha sonra nihai sözleşmeyi onaylamak için sorumluluk alabilir.

Sözleşme Yönetimi Sürecinde Şablonlar Oluşturma ve Kullanma
Sözleşmeli tarafları belirlemek ve sözleşme müzakerelerinde gereken görevleri belgelemek, sözleşme yönetimi süreci için bir temel sağlar. Bir sonraki adım şablon geliştirmek ve böylece süreç otomatikleştirilebilir.

Mevcut tüm müteahhitlik süreçlerini değerlendirerek başlayın, ardından her birini aşağıdaki kriterlere göre kategorize edin:

Risk Düzeyi
Kuruluşa Değer
Rutin Süreçler vs. Yeni / Olmayan süreçler
Şablonlarınız, her bir işlemin bu faktörlere göre nasıl ölçüldüğüne dayanacaktır. Örneğin, yüksek riskli, yüksek değerli veya yeni / seyrek süreçleri içeren sözleşmelerin muhtemelen birden çok kez yeniden müzakere edilmesi söz konusudur. Bu nedenle, şablonunuz bitmiş bir belgeden daha fazla bir taslağı andıracak çok az detay içerir. Yelpazenin diğer ucunda, düşük riskli, düşük değerli veya rutin süreçler genellikle daha eksiksiz bir şablona kaydedilebilir. Çoğu durumda, bu durumlar için otomatik olarak bir sözleşme oluşturmak mümkündür, böylece zamandan kazanılabilir.

Şablonlar, aşağıdakileri dikkate alarak kategoriye dayalı olarak daha da arıtılabilir:
  • Sözleşmedeki hangi maddelerin yeniden müzakere edilmesi muhtemel ve hangi maddelerin değişmeden kalacağı muhtemel? Şablonu, değişmeden kalması muhtemel alanlarda genişletin.
  • Hukuki dili nerede düz İngilizce ile değiştirilebilir? Metni sadeleştirmek, sözleşmeleri daha erişilebilir hale getirmekte, açıklama ihtiyacını en aza indirmekte ve yanlış anlaşılma riskini azaltmaktadır.
  • Hangi sözleşmeler rutin? Bunlar genellikle pazarlık gerektirmez ve sözleşme yönetimi yazılımı tarafından otomatik olarak tamamlanabilir.
  • Sözleşme Süreçlerini Otomatikleştirmek İçin Süreç Yönetim Yazılımını Kullanma
  • Süreç tasarımı yüzünü tamamladıktan ve sözleşme şablonları oluşturduktan sonra süreç yönetimi yazılımı sözleşme sürecini kısmen veya tamamen otomatik hale getirmek için kullanılabilir. Özellikle, giriş belgeleri sürece yüklenebilir, böylece sözleşme ile ilgili tüm bilgiler tek bir yerde saklanır. Sonuç olarak, müzakereler ve sonuçta ortaya çıkan sözleşmeler şeffaftır ve sistemdeki bilgileri görme yetkisine sahip herkes kolayca erişilebilir durumdadır.

Sözleşme yönetimi yazılımı ayrıca, süreçte daha önce sağlanan bilgileri kullanarak otomatik olarak sözleşmeler üreten dokümanlar da çıktılar. Sistem özellikleri, belgeleri e-posta yoluyla dışarıdaki taraflara otomatik olarak gönderme seçeneğini içerir.

Süreç yönetimi yazılımı aracılığıyla sözleşme sürecinin otomatikleştirilmesinin ek avantajları şunları içerir:
    • Sözleşmelerin Sürüm Oluşturulması – Kullanıcılar değişikliklerini izleyebilir, şablonlar yazmayı ve denetim izlerinin doğruluğunu iyileştirmeyi kolaylaştırabilirler.
    • Erişilebilirlik – Yetkili tüm personel, süreç belgelerine derhal erişebilir, departmanlar arasındaki iletişimi kolaylaştırabilir ve gerçek zamanlı ayarlamalara izin verebilir.
    • Güvenlik – Süreç yönetimi yazılımı, tüm veri güvenli saklama alanlarını korur ve iş ve istemci verilerini korur. Sürecin / sözleşmenin görüntülenmesi, uygun izinlere sahip personel ile sınırlıdır.
    • İhracat – Proses verileri, kullanıcıların fiyatlandırma, harcamalardaki eğilimleri görüntüleyebilmeleri için Excel gibi raporlama araçlarına süreçlerden ayıklanabilir.

ProcessMaker’ın sözleşme yönetimi yazılımı, otomatikleştirmek için ihtiyaç duyduğunuz tüm özelliklerin yanı sıra, süreci hızlandırmak için özel olarak tasarlanmış ilave özellikleri de sağlar. Müteahhitlik sürecinizi basitleştirmekle ilgileniyorsanız, ProcessMaker’ı denemek için  bize ulaşın.