Bu yazıda bir Satınalma talebi iş akışının bir örneğinin nasıl yürütüldüğü anlatılacaktır. Satın alma talep süreci, kuruluşlar tarafından sarf malzemesi siparişlerini vermek ve izlemek için kullanılır. Bunlar sabit ofis mobilyalarından daha fazlasına kadar herhangi bir şey olabilir. Bu iş akışı, son kullanıcıların bir sipariş vermesine, amir iznine kavuşmasına ve en önemlisi harici tedarikçilerin veya tedarikçilerin teklif mektubu fiyatlarını BPM kullanıcıları olarak kaydetmesine gerek kalmadan sunmalarına izin verir.

Satınalma talebi iş akışının çalıştırılması – bölüm 1

Başlamak için, son kullanıcı BPM sistemine girer ve satın alma isteği işleminde bir kutuyu başlatır. Kullanıcı hakkındaki bazı bilgiler otomatik olarak doldurulur. Bununla birlikte, ilk formda gösterilen iki bağımlı alan vardır: ‘Kategori’ ve ‘Öğe’. Kategori açılır alanı kullanıcıya, talep etmek istedikleri öğe kategorisini seçmek ve öğe açılır alanı seçilen kategoriye bağlı olarak mevcut seçeneklerini değiştirecek alanlar içindir. Süpervizör onayı için işin hareket etmeden önce kalemi, miktarı seçerler ve kısa bir açıklama verirler.

Satınalma talebi iş akışının çalıştırılması – bölüm 2

Süpervizör, işi satın alma talebi sürecinde aldığında, orijinal kullanıcı tarafından gönderilen tüm bilgileri inceleyebilir. Süpervizör, şimdi onaylanıp onaylanmadığını seçer. Onaylanmazsa, karar için bir neden girmeleri için bir açıklama kutusu görünür ve gönderen bu karardan e-posta yoluyla bilgilendirilir. Bununla birlikte, amir onayı verirse, ilgili iş satıcılardan bir teklif talebi için depo yöneticisine (veya envanter kontrolörüne) taşınır.

Satınalma talebi iş akışının çalıştırılması – bölüm 3

Görev 3’te, depo yöneticisi bilgileri gözden geçirebilir ve bir teklif talebi için ilerleyebilir. Burada, istedikleri kadar çok satır ekleyebilirler – her satıcı için 1 tane. Teklifi alacak satıcıyı seçerler ve söz konusu tedarikçideki iletişimleriyle ilgili bilgiler otomatik olarak doldurulur. Söz konusu ürünün fiyatını isteyen her belirtilen satıcıya bir e-posta gönderilir.

Bu görev ‘Harici Kullanıcı Girişi’ olarak bilinir. Önceki görevde seçilen her bir satıcı, bir forma bağlantı içeren bir e-posta alır. Bunun güzelliği, satıcıların BPM sistemi kullanıcıları olmasa da bu forma erişebilmesidir. Her bir satıcının formu, şirketin adını ve talebin ayrıntılarını içeren onlar için özelleştirilmiştir. Satıcı, talebi gözden geçirir ve yorumları içeren bir fiyata girer. Bu form %100 özelleştirilebilir, dolayısıyla ürünle ilgili daha fazla bilgi ve satıcıya resmi bir fiyat teklifi belgesi eklemek için bir yükleme düğmesi eklemek mümkündür.

Satınalma talebi iş akışının çalıştırılması – bölüm 4

İş, şimdi, hangi maddenin satın alındığı konusunda son söz sahibi olan menşe müdürü ile oturuyor. Yönetici artık harici satıcılar tarafından sağlanan bilgileri görebilir ve hangi öğenin satın alma işlemine devam edeceği konusunda bilinçli kararlar verebilir. Bu form, onay kutularını kullanarak yalnızca 1 öğenin seçilebileceği şekilde tasarlanmıştır. Yönetici, satın alım işlemine devam etmek için bir evet / hayır açılır listesiyle onaylar ve gerekli olduğunu düşündüğü yorumları girer. Bu noktada sipariş elle yerleştirilir, ancak BPM sistemi, bir satın alım işlemini onaylamak ve bir fatura talep etmek için seçilen satıcının geri başka bir e-postası göndermek üzere programlanabilir. Bununla birlikte, gösteri sürecimizde, BPM sistemi öğe hakkındaki bilgileri içeren bir satınalma belgesi oluşturacaktır.

Nihai görev, talep edilen malların alımının onaylanmasını bekleyen depo müdürü tarafından bir kez daha ele alınır. Depo yöneticisi, formda verilen bir bağlantıyı tıklamak istiyor ise, satın alma belgesini inceleyebilir. Öğe alındığında, depo müdürü makbuzu bir açılır alan ile teyit edecek ve İş (görev) sona erecektir. Bu muhteşem süreç, kuruluşların malzeme için istekleri takip etmelerini sağlar ve ilk siparişten başlayarak ürün teslimine kadar satınalma süreci boyunca onları yönlendirir ve basit ve son derece etkili olur.

Diğer iş akışı örnekleri için aşağıdaki linklerden ilgili yazılara ulaşabilirsiniz.

Satınalma talebi iş akışının çalıştırılması
Personel izin isteme iş akışı
Personel Masraf Raporu iş süreci
Telekom Sektörü için BPM Çözümleri
Üretim Sektörü için BPM Çözümleri
Sağlık Sektörü için BPM Çözümleri
Kamu Sektörü için BPM Çözümleri
Finans Sigorta Banka Sektörü için BPM Çözümleri
Eğitim sektörü için BPM Çözümleri
K-12 Eğitim sektörü için BPM Çözümleri
Seyahat isteği yönetim süreci
Satış kotası ayarı – Sales quota setting
Gelen Giden Evrak Kaydı ve Takibi iş süreci
Personel iş gezisi talebi iş süreci
IT Hizmet Talebi iş süreci
Ekipman Talebi iş süreci
Personel işe alım talebi iş süreci
Personel işten çıkarma iş süreci
Şikayet Talebi iş süreci
Ticari Teklif iş süreci