Satınalma Süreç Yönetimi

Satınalma Süreç Yönetimi, süreç projelerimizde en çok modellediğimiz süreçlerden biridir. Hemen her süreç modellemede, yeni gelecek müşterilerimiz için genel geçer bir satınalma süreci hazırlama fikri olmasına rağmen, bu düşüncemiz çoğu zaman yeni işlerde firmaların satınalma işleyişine uymuyor. Bu yazımızda hem bu arayışı, hem satın alma sürecinin varyasyonlarını, hem de satın alma işinin doğasını, BPM yazılımımızın süreç penceresinden inceleyeceğiz.

SATIN ALMA İŞİ, İŞLETMENİN PARMAK İZİDİR

Çoğu firma satınalma yapar. Bu iş ortalama bir iş akışına göre yapılır:

  • Talep Oluşturlur
  • Teklifler Toplanır
  • Teklifler Değerlendirilir
  • Gerekirse ikinci adıma dönülür
  • Karar vericiler son kararını verir
  • Sipariş adımına geçilir
Satınalma Süreç Yönetimi Modelleme

Satınalma Süreç Yönetimi Modelleme

Ancak, satınalma sürecindeki her adım, bu adımın işletmenin diğer fonksiyonları ile olan ilişkisi ve her adımın karmaşıklığı satınalma sürecini büyük oranda değiştirir. Bu durum ise, her firmanın aynı sektörde olsa bile farklı bir uygulama şekliyle iş görmesi durumunu doğurur.

Örnek olarak;

Talebin oluşması ve üretim sektöründe; planlama, müşteri siparişi, genel sarfiyat gibi birçok farklı etmene bağlı olarak değişebilmektedir. Talebin oluşması sonrası, işletmenin depolama fonksiyonlarına bağlı olarak talebin karşılanmasında depo ile ilgili parametreler dahil olabilmektedir. Teklif Toplama aşaması, bazı firmalarda belirli anlaşmalı/sözleşmeli tedarikçilerden tek seferde halledilebilirken, birçok firmada çeşitli tedarikçilerden toplanan teklifler birden çok çevrim ile yinelenebilmektedir. Değerlendirme ve Karar verme aşaması, her işletmeye özel olarak farklı sayıda kişinin katılımını ve farklı kuralların işletilmesini gerektirmektedir.

Aşağıdaki örneğe bakacak olursak, talebin toplam tutarına bağlı olarak bir veya birkaç yöneticinin karar verme aşamasına katılımı modellenmiştir.  Modelde “Inclusive Gateway” kullanılmış, bu sayede çoklu onay yapısı kurgulanmıştır. Örneğin, tutar 2000 ise hem Müdür Onayı, hem de Genel Müdür Onayı adımları çalışacaktır. Benzer şekilde, tutarın 5000 den büyük olması durumunda 3 yöneticinin de onayı zorunlu hale gelmektedir.

Satınalma Süreç Yönetimi, Süreç Modelleme

Satınalma Süreç Yönetimi, Süreç Modelleme

Bu örnekte tutar üzerinden belirlenen onay kurgusu, bazı firmalarda birden çok parametreye bağlı olarak değişebilmektedir. Bu da satınalma sürecinin işletmeye özel olmasını gerekli kılmaktadır.

UÇTAN UCA SATINALMA

Kurumsal satınalma, satınalma işine odaklanmış bir kişi veya ekibin yapacağı belirli bir iş olabileceği gibi, talepten başlayıp, siparişin teslimat ve ödemesine kadar uzanan, hatta tedarikçi değerlendirme ve kalite kontrolü de içine alan daha geniş bir işleyiş olabilir. Hatta işin içine işletmenin; üretim, depo, finans, planlama, kalite kontrol birimlerinin ve üst yönetiminin katılması gerekebilir.

Yaptığımız satınalma süreç projelerinde, işletme çalışanı dışında müdahil olanlar da bulunmaktadır. Artık günümüzde, tedarikçilerin de sürecin içine katılması, satınalma sürecinin yürümesi için gerekli hele gelmiştir.

Satınalma sürecinde; tedarikçilere otomatik bildirim e-postalarının gönderilmesi, siparişlerin otomatik olarak süreç içinde üretilen dosyalar ile tetiklenmesi, tedarikçilerin fiyat tekliflerini doğrudan işletmenin süreç sistemine girmesi ve tedarikçilerin ödeme takibini süreç sistemi üzerinden yapması mümkündür.

ProsessMaker BPM’in Avantajları

Proses BPM, yukarıda saydığımız tüm fonksiyonlar için gerekli olan; sağlam altyapı, yeni nesil gelişmiş fonksiyonları, iç ve dış entegrasyonlar için SOAP ve REST altyapılarını sunmaktadır. Üstelik tüm bu fonksiyonları uluslararası BPMN 2.0 notasyonunda sunmakta, böylece tedarikçi bağımsızlığını müşterilerimize sunmaktır.

Proses BPM, open source yapısı sayesinde ülkemizdeki firmalara, ilk yatırım maliyetini minimize etme olanağı sunar.

Satınalma Süreci, en fazla uyguladığımız süreçlerden başında gelir. Tecrübemiz ile firmanızın bu hayati fonksiyonunu sorunsuz ve hızlı bir geçişle dijital ortama taşımaktayız.