Online CRM Programı ile ilişkide olduğunuz, müşteriniz olan veya olmayan tüm şirketleri tüm ayrıntıları ile takip edin. Müşteriler, iş ortakları, rakipler, servis ve ürün sağlayıcılarla ilgili tüm bilgilerin girildiği, izlendiği, gruplara ayrılıp değerlendirildiği bölümdür. Bu bölümde potansiyel müşteriler ve bunlara yönelik etkinlikler kayıt altına alınmaktadır. Müşteriyle yapılan tüm görüşme ve yazışmalar sistemde arşivlenerek, gereken durumlarda referans alınabilir. Detaylı yönetici ekranları aracılığıyla, müşteri ilişkileri sürecindeki aşamalar (iletişimler) müşteri bazında adım adım takip edilir ve tüm ilgililere otomatik olarak bildirilir.

  • Müşterilerinizi, müşteri temsilcilerinize özel olarak atayabilir, müşterileriniz ile ilgili bilgileri özelleştirip erişimleri kısıtlayabilirsiniz.
  • Müşterileriniz arasında hiyerarşi oluşturabilirsiniz.
  • Diğer modüllerde olduğu gibi özel alanlar ekleyip, bu alanlara ilişkin iş süreçleri tanımlayabilirsiniz. Müşterilerinize ilgili belgeleri bağlayabilir, belgelere erişimi özelleştirebilirsiniz.
  • Müşterilerinizde temas kurduğunuz çalışanları “İlgili kişi” olarak müşteri kartınıza ekleyebilirsiniz, bu sayede temas kurduğunuz kişilerdeki değişiklikler müşteri bilgilerinizi etkilemeyecektir.
  • Müşterilerinizi sınıflandırabilir, bu sınıflandırmaya göre görüntüleyebilirsiniz.
  • Yetkilendirilen kullanıcılar müşterileri cvs formatında yükleyip, yine aynı formatta müşteri listesini alabilir.
  • Tüm diğer işlemlerde olduğu gibi bu her tür değişikliğin kimin tarafından yapıldığı kayıt altına alınmaktadır. Eksik bilgiler ile müşteri kartı oluşturulmasının önüne geçmek için müşteri tanımlarına ilişkin istediğiniz alanı zorunlu hale getirebilirsiniz.
  • Müşterilerinize ait ilgili kişilerin online işlemleri için Kullanıcı Portalı oluşturabilir, portal kullanıcılarına otomatik olarak şifre gönderimini sağlayabilir, ve online işlemleri için zaman sınırı tanımlayabilirsiniz.
    Müşterilerinize açıklamalar, yorumlar ekleyebilirsiniz.

Online CRM Programının Temel Özellikleri

SERVİS YÖNETİMİ

Servis Modülünün temel hedefleri arasında, müşteri servis isteklerinin, talep ve şikâyetlerinin izlenmesi, müşteri memnuniyeti hedef alınarak sonuçlandırılması ve alınacak raporlarla hizmet kalitesinin yükseltilmesi için kaynak oluşturulması yer alır. Bu kaynaklar temel alınarak yapılacak iş akışı düzenlemeleri, açık ve kapalı servislere hızlı erişim, genel olarak da servis yönetimidir. Müşteri servis isteklerinin sisteme kaydedildiği, işleme alındığı, gerekli kişi ya da bölümlere atandığı ve sonuçlarının izlendiği bölümdür. Servis isteklerine bağlı etkinlikler ile çözümün sağlanması aşamaları, son durumu, harcanılan zaman, çözümün maliyeti gibi bilgiler kayıt altına alınmakta ve raporlanabilmektedir. Yine servis istekleri yapılan hizmet sözleşmelerine bağlanarak, sözleşmenin içerdiği servis miktarının ne kadarının kullanıldığı izlenebilmekte ve otomatik hatırlatıcılar ile sözleşmeler takip edilebilmektedir.

Servis hizmetinin verilmesi sırasında karşılaşılan problemler ve çözümleri arşivlenerek çalışanların ve hatta müşterilerin erişebileceği bir ortamda paylaşılmasını sağlayan bölümdür. Bu şekilde aynı çözümlerin tekrar bulunması için zaman kaybedilmesinin önüne geçilebilmekte ve müşterilerin problemleri firmaya kadar taşımadan kendi kendilerine çözmelerine olanak tanınarak verimlilik artırılmaktadır.

Farklı servis birimlerinin -telefon destek, uzaktan bağlantı, yerinde servis, aylık veya yıllık sözleşme gibi- tanımlanabilmesi,
Bu servis birimlerinin kullanım miktarının otomatik ölçümü ve buna bağımlı hatırlatıcı ekleme olanağı,
Servise özel döküman veya resim oluşturma veya dışarıdan yükleme olanağı,
Müşteri portalı aracılığı ile müşterilerin servis isteklerini ve yapılan işleri online izleyebilmesi,
Servis formlarının istenilen formatta yaratılması, yaratılan bu formlara otomatik ad tanımlama ve pdf olarak e-posta atma imkanı.

TEKLİF YÖNETİMİ

Teklif hazırlamak tek tıkla artık çok kolay. İstediğiniz şablona göre tekliflerinizi hazırlayın, isterseniz teklifinizi yine sistem içinden mail ile müşterinize gönderin. Fırsatlara bağlı olarak verilen tekliflerin sisteme girilmesi ile izlenmesi ve yetkiler doğrultusunda paylaşılması mümkündür. Teklif yönetimi bölümü, ilişkisel bir doküman yönetimi işlevi görmektedir. Verilen tekliflerin hangi müşteriye, kim tarafından ve hangi fırsat için verildiği, ilgili irtibatların kimler olduğu, geçerlilik değerleri ve süreleri gibi ana bilgiler teklif dokümanını açmadan izlenebilmekte, gruplandırılarak rapor alınabilmektedir. Teklif dokümanları ise ek dosya şeklinde ortak bir alanda tutulmakta ve versiyonlandırma yapılabilmektedir.

Müşteri temsilcilerinin görüşmelerinin teklife dönüşme aşamasını kolaylıkla analiz edebilirsiniz.
Tekliflere ilişkin her sürece iş tanımları ekleyebilirsiniz; örneğin verilen her teklifin departmandaki ilgili kişilere e-posta ile iletilmesi, veya X tutarın altında veya üstünde olan tekliflere iş tanımlaması yapılması gibi..v
Tekliflere özel alanlar tanımlayabilir, ve ilgili alanlara iş süreçleri tanımlayabilirsiniz. Örneğin iskonto oranına bağlı olarak uyarı e-postası, opsiyon süresi öncesinde hatırlatma vs. gibi.
Teklifler için MS Word ve Open Office’de şablonlar oluşturabilir ve bu şablonlara otomatik olarak aktarabilirsiniz, yada PDF olarak alabilirsiniz
Teklif Satış Siparişine Dönüştü; Yeni Bir Müşteriniz Daha Oldu : FATURALAR
Tekliflerin satış siparişine dönüşmesinde istediğiniz kriterler ile analiz yapabilirsiniz.
Hangi kaynaktan gelen, hangi müşteri temsilcisine ait tekliflerin faturaya dönüştüğünü analiz ederek müşteri temsilcilerinizi doğru konumlandırabilir siniz. Bir çok özel alan ekleyerek ihtiyacınıza uygun analizleri yapabilirsiniz. Faturaya özel alanlar yaratıp (poliçe veya lisans no gibi) bu alanlara ilişkin arama yaptırabilirsiniz.
Tekliflerde olduğu gibi tanımlı veya sizin ekleyeceğiniz özel alanlara ilişkin iş süreçleri tanımlayabilirsiniz. Faturalarınızı MS Word ve Open Office’de oluşturduğunuz şablonlara taşıyabilir, yada PDF olarak alabilirsiniz.

TOPLU E-POSTA VE SMS GÖNDERİMİ

Online CRM Programı ile gerek dışarıdan eklediğiniz listelere gerekse müşteri veya kontaklarınıza toplu e-posta atabilir, okuma, tekil okuma, geri dönen mesajlar ve tıklama raporu alabilirsiniz.

İŞ AKIŞ OTOMASYONU TANIMLAMA

Online CRM Programı ile her modül içerisindeki her alan için belli koşullar tanımlayarak;
Hatırlatıcı,
İş emri,
Belirli bir şablondan e-posta gönderimi tanımlayabilir.
Hesaplama,
Bir alana bağıölı olarak başka bir alanın güncellenmesini yapabilirsiniz.

MÜŞTERİ ADAYI YÖNETİMİ

Fuarlardan, Web sitenizden vb. elde ettiğiniz potansiyel müşterilerinizi tüm ayrıntılarıyla kaydedin. İlk aramanızdan itibaren tüm ilişkilerinizi, maillerinizi, telefon görüşmelerinizi dökümanları izleyin, sistem içinden mail gönderin.Müşteriler, iş ortakları, rakipler, servis ve ürün sağlayıcılarla ilgili tüm bilgilerin girildiği, izlendiği, gruplara ayrılıp değerlendirildiği bölümdür. Bu bölümde potansiyel müşteriler ve bunlara yönelik etkinlikler kayıt altına alınmaktadır.

Müşterilerinizin hangi kanallar ile kazanıldığını tanımlayabilirsiniz ; Bu sayede hangi kanallardan ilişki kurduğunuz ilişkilerin müşteriye dönüştüğünü istediğiniz kriterler çerçevesinde analiz edebilirsiniz.
Müşteri temsilcilerinizin başarı ölçütlerini tanımlayabilir, analiz edebilirsiniz.
Kaynaklara ilişkin bilgilerin girileceği alanları (iletişim ve diğer bilgiler) istediğiniz gibi özelleştirebilir, zorunlu, seçmeli, çok seçmeli alanlar ekleyebilirsiniz.
İlişkiye ait tüm bilgilere iş süreçleri ekleyebilirsiniz; Örneğin telemarketing ile ulaşılan bir ilişkiye ait belli bir durum ekleyebilir (karar sürecinde, zaman istiyor, rakip teklifleri değerlendirecek v.s.) , bu durumlardan herhangi birine ait bir iş süreci (müşteri temsilcisine hatırlatma, oluşturulmuş bir şablon e-posta’nın müşteriye ile ilişkilendirerek gönderilmesi, ortak veya müşteri temsilcisinin ajandasına hatırlatma notu, vs.) oluşturabilirsiniz.

Online CRM Programının Temel Özellikleri

ÜRÜN YÖNETİMİ

İşletmenin ürünlerinin ve ürün haline getirilmiş hizmetlerinin sisteme tanıtıldığı bölümdür. Bu bölümde; ürünlere ait resim ve döküman, satış ve teslimat şartı, tedarikçi, stok ve birim maliyeti takip edilebilmektedir.

Ürünlere istediğiniz birimi tanımlayabilir aşağıdaki kriterlere göre tanım yapabilirsiniz;
Destek başlama ve bitiş tarihi,
Ürün geçerlilik başlama ve bitiş tarihi,
Üretici ve Tedarikçi, ve ihtiyaca göre özel alan ve tanımlamalar
Ürünleriniz için tanımlanan tüm değerlere ilişkin, iş emri, hatırlatıcı, ve diğer iş süreçleri ekleyibilirsiniz.
Ürün setleri oluşturarak sadece belli bir ürüne ilişkin ek ürünler tanımlayabilir, bir ürünü bir ürün seti içerisinde farklı olarak fiyatlandırabilirsiniz.

HİZMET ANLAŞMALARI

Ürünlerin dışında sadece hizmet verilen müşteriler için hizmet anlaşmaları tanımlayabilirsiniz.
Hizmet anlaşmalarına zaman sınırı koyabilir, bu zaman sınırı içerisinde verilen hizmeti zaman, olay, veya destek sayısı gibi kriterler ile birimlendirebilirsiniz. Bu birimlere sayısını belirleyerek hizmet anlaşması tanımlayabilirsiniz.
Tanımladığınız her hizmette otomatik olarak sözleşmeye işlenecektir. Kritik sınırlar için hatırlatma veya başka iş süreçleri tanımlayabilirsiniz.

DİNAMİK RAPORLAMA

Online CRM Programını birçok CRM yazılımlarından ayıran en güçlü yanlarından biri Raporlama modülüdür.
Online CRM Programı diğer bir çok yazılımdan farklı olarak kullanıcı tarafından oluşturulan alanların raporlamada istenilen esneklikte kullanılmasına izin verir. Hazır rapor modüllerinin dışında farklı kriter ve filtreleme seçeneklerini içerir.
Kullanıcı istediği kriterlere ilişkin raporu birkaç dakika içinde hazırlayabilir ve kaydederek daha sonra da kullanabilir. Exel veya pdf formatında çıktı alabilir.

WEBMAIL

Kullanıcılar diğer e-posta programlarının dışında Online CRM Programı içerisindeki posta kutusunu da kullanabilir. Online CRM Programı müşterilerden ve ilişkili kişilerden ve diğer kullanıcılardan gelen postaları otomatik olarak ilgili klasörlere taşır.

DÖKÜMAN YÖNETİMİ

Online CRM Programının Temel Özellikleri içerisinde klasörler ve belgeler yaratabilirsiniz. Online CRM Programı içerisine gömülü bir metin editörü bulunmaktadır, ayrıca dışarıdan da belge eklenilmesi mümkündür. Belgeler herhangi bir modül içerisindeki herhangi bir öğeye bağlanabilir, erişim ve değiştirme hakları tanımlanabilir.
Ürüne, servise, sözleşmeye, kampanyaya, teklife, faturaya özel döküman tanımlayabilirsiniz. Bu dökümanlara erişimi tanımlayıp kontrol edebilirsiniz.

AJANDA

İlgili gruplara göre özelleştirilmiş ajandalar oluşturulabilir, hatırlatıcılar, toplantılar, tekrarlı öğeler ajandaya girilerek tanımlanmış kullanıcıların gündeminin oluşturulması sağlanabilmektedir.
Servis, teklif, kampanya ve diğer modüller ajanda ile beraber çalıştığından tüm faaliyetlerin ajandası kişisel veya genel olarak yönetilebilmektedir.