İyi bir iş süreci yönetim sistemi (BPM) Nasıl Olmalı? BPM sistemini ararken, bir ton seçenek vardır. Bazıları bulut tabanlı, diğerleri ise yerinde. Bazı kullanıcı başına fiyat, diğerleri bir kerelik ücrettir. Bazıları danışmana ihtiyaç duyar, diğerleri ise kendin yap. En iyi BPM‘e referansla tüm seçenekleri nasıl filtreleyebilirsiniz?

İyi bir iş süreci yönetim sistemi (BPM) Nasıl Olmalı?

İş süreçleri yönetim sisteminin en önemli özellikleri

(BPM hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz, bu eğiticiyi İş süreci yönetimi konusunda öneriyoruz )

İyi bir iş süreci yönetim sistemi (BPM) Nasıl Olmalı?

İş Süreci Yönetim Sistemi Nedir?

Bir iş süreci yönetim sistemi, farklı departmanlar ve fiziksel lokasyonlarda, iş faaliyetlerinin ve bunları yöneten çalışanların modellenmesi, tasarlanması, yürütülmesi ve sürdürülmesini sağlar.

Bir BPM Sistemi Ne Yapar?

Bir iş süreci yönetim sistemi aşağıdakileri yapar.

  • Farklı departmanları ve yerleri kapsayan karmaşık iş süreci oluşturmayı sağlar
  • Optimum verimliliği sağlamak için süreçleri izler ve sürdürür
  • Kuruluş büyüdükçe süreçte değişiklik yapılmasını sağlamak için mevcut işlemleri değiştirir

En İyi İş Süreçleri Yönetim Sistemi hangi özelliklere sahip olmalı

İşte Top 10 Özellikleri (İyi bir iş süreci yönetim sistemi Nasıl Olmalı?)

İyi bir BPM Sistemi hangi özelliklere sahip olmalı?

1. Görsel Süreç Diyagramı Aracı

İş süreci yönetimi yazılımı hakkında düşündüğünüzde dikkate alınması gereken en önemli şey süreç akış şemasıdır. İş süreci yönetimi araçları arasında dört tane süreç modellemesi vardır :

  • Modelleme Aracı Yok – Bu araçlar, süreci uygulamak için bir yol olarak kodlamayı kullanır.
  • UI Formları ile Toplanan Veriler – İş süreci ile ilgili bilgiler formlar aracılığıyla ele geçirilir.
  • Etkinliğe Dayalı Görsel Arayüz – Bu seçenek, her aşamada reddedilme ve istisnaların ele alınması dahil olmak üzere tüm süreci ele alır.
  • İş Adımlarına Dayalı Görsel Arayüz – Bu, üçüncü kategoriye benzer, ancak kullanıcıyı tüm önemsiz köşe durum gösterimleriyle rahatsız etmiyor. Bunun yerine, kullanıcının iş sürecinin birincil yoluna odaklanmasını sağlar ve yazılım, işletim sırasında istisna yollarını otomatik olarak işler.

Sınırsız kontrol isteyen sert bir programcı olmadıkça, dördüncü seçenek genellikle en iyisidir, çünkü kullanıcı ve sistemin güçlü yönleriyle oynar. Kullanıcı sürecin her zaman nasıl çalışacağını bilir ve sistem yolu yapılandırmanın en iyi yolunu sunabilir.

>> Görsel modelleme harika ve iş süreci modelleme yazılımı daha iyi hale getirir.

2. Form Tasarımcısını Sürükle ve Bırak

Veri olmayan bir süreç, yolcular olmadan bir tren gibidir. Her iş süreci , yükü süreç boyunca taşımanın bir yolunu gerektirir. Çoğu BPM sistemi, süreç boyunca veri yakalama ve düzenleme yolu olarak bir form kullanır. İş süreci yönetimi araçları, acemi kullanıcı veya güç kullanıcısı için seçim yapmalıdır. Acemi kullanıcılar, son derece basitleştirilmiş ve açıkça dile getirilen her şeye ihtiyaç duyarlar. Güç kullanıcıları bir formu kişiselleştirebilmeyi ve istediklerini tam olarak yapabilmeyi istiyor.

Çok basit bir form tasarımcısı seçerseniz, büyük olasılıkla bundan kurtulacaksınız, ancak bu sistemden çıkmak zor olacaktır. Çok karmaşık olan birini seçerseniz, kullanıcılarınız asla benimseyemez ve amacını yerine getiremez.

3. Rol Tabanlı Erişim Kontrolü

Formlarınızdaki ve alanlarınızdaki veriler hassassa, en önemli bilgilerinizi koruyabilen bir bpm sistemi istersiniz. Erişim, bir alanı düzenlenebilir, salt okunur veya tamamen gizli hale getirmeyi içerebilir.

Çoğu BPM aracı, formda bir tür erişim kontrolü sunacak, ancak şu durumlarda düşünün:

  • Formunuzun belirli bir bölümünün erişimini yalnızca belirli kullanıcılarla kısıtlamak istiyorsunuz.
  • Tüm bir gruba tüm isimlerini girmeden belirli bir bölüme erişim vermek istersiniz.
  • Belirli alanların yalnızca diğer alanlarda gösterilen verilere göre görüntülenmesini istersiniz.
  • İş sürecindeki tüm aşamaları veya adımları aşarak yukarıdakilere ulaşmak istersiniz.

BPM Suite seçtiğiniz kolayca bu durumların hepsi işlemek gerekir.

4. Mobil Destek

Değerlendirmekte olduğunuz bpm sisteminin en az Android ve iOS için mobil desteği yoksa, hemen gitmelisiniz. İş süreçleri giderek daha fazla mobil hale gelecek ve kullanıcılarınız sadece masa başında oturarak erişebilecekleri uygulamalar için kısa bir toleransa sahip olacaklar.

Mobil kullanıcılar için tam işlevselliği destekleyen ve sunan bir bulut iş süreci yönetimi çözümü seçin.

5. Güçlü Yönetici Özellikleri

En iyi iş süreci yönetim yazılımı bile bazen bazı garip kullanıcı eylemleri nedeniyle bazen takılıp kalmaya eğilimlidir. Her zaman pahalı bir danışmanı aramayı gerektirmeyen süreci yönetmek ve düzenlemek için bir yolun olması gerekir.

Şirket içi yöneticiniz, bireysel görevleri yeniden atayabilir, toplu olarak yeniden atayabilir, öğeleri silebilir ve iş sürecinde gerektiğinde formları düzenleyebilmelidir. Bu yetenekler olmadan, BPM yazılımınızın merhametinde ve kullanıcılarınızın davranışındasınız.

6. Tek Oturum Açma (SSO)

Kurumsal düzeyde bir şirketten iseniz, BT politikalarınıza dayanan yeni bir yazılım için tek oturum açma zorunlu bir özellik olabilir. SSO, bir kullanıcının birden fazla bağımsız yazılım platformu üzerinden bir kimlik bilgisi kümesiyle oturum açmasına izin verir. Bu, BT ekiplerinin erişim ve takip aktivitesi sağlamasına yardımcı olur.

Bazı bpm sistemleri Tek Oturum Açma sunar, ancak seçeneklerinde oldukça sınırlı olabilirler. İhtiyacın olanı sunduğundan emin ol.

7. Mevcut Yazılım Sistemleri ile Entegrasyon

Çok az sayıda şirketin, diğer çekirdek yazılım sistemleriyle iletişim kuramayan bir BPM çözümü için herhangi bir kullanımı vardır. Entegre etme yeteneği olmadan, otomasyonun net kazancını etkin bir şekilde öldüren çok sayıda manuel veri aktarımı yapacaksınız. Güçlü entegrasyonlar olmadan, iş süreci yönetimi araçları tam bir başarısızlıktır.

Bu entegrasyonlar ayrıntılı API desteği, webhooks, REST API’leri ve daha birçokları içermelidir.

8. Raporlar ve Analizler

Raporlar, herhangi bir bpm sistemi için eksiksiz bir no-brainer olmalıdır. Ancak, sadece onların sözünü tutmayın. Çoğu BPM aracı kullanıma hazır işlem istatistikleri veya süreç metrikleri sunmaz. Ayrıca form verilerinin raporlanması güçlü ve özelleştirilebilir olmalıdır. Size bildiren raporlar oluşturabilmeniz gerekir:

  • Bireysel adımı ve tüm öğeleri tamamlamak için gereken ortalama süre
  • Tüm açık öğelerin bir anlık görüntüsü
  • Bir öğe ne sıklıkla reddedilir veya yeniden yönlendirilir?

9. Büyük Kullanıcı Bazları için Performans

Küçük bir 3-4 mühendis ekibinin ürünü bir araya getirip, web sitelerinde “en iyi iş süreci yönetim yazılımı” olarak adlandırabileceği bir çağdayız. Konuştuğumuz tüm diğer özellikleri oluşturmuş olsalar bile, 1 milyona karşılık 100 kullanıcınız olduğunda yazılım farklı bir performans sergiliyor.

Potansiyel BPM yazılım sağlayıcınızın kaç müşterisine sahip olduğunu öğrenmek için araştırmanızı yapın. Ürünü hangi sistemde kurdular? Kullanıcı tabanı büyüdükçe ölçeklendirebilecekler mi?

10. Süreç Performansı Metrikleri

Tüm iş süreçlerinin kendileriyle ilgili son tarihler vardır, ancak bunların hepsi zamanında ölçüt beklentilerini karşılamamaktadır. Bu gibi durumlar, iş liderlerinin gecikmeye neden olan şeyi tanımlamasını ve nasıl geliştirilebileceğini gerektirir.

Süreç Performansı Metrikleri, işletmelerin bir süreçle sorunları tespit etmesine yardımcı olan ve etkisiz süreçleri iyileştirmek için anlamlı kararlar veren bir araçtır. BPM’de, Süreç Performansı Metrikleri, bir sorunun bir sonucunun olup olmadığını belirlemek için işlem yöneticisi tarafından değerlendirilen sistem verilerini otomatik olarak yakalar:

  • Kötü süreç modellemesi
  • Kötü süreç yürütme

BONUS ÖZELLİK:

11. Son Kullanıcı Bilgisini Güçlendirin

Adından da anlaşılacağı gibi, iş süreci yönetimi, iş hakkında daha fazla ve teknoloji hakkında daha azdır. Ancak, işletme ihtiyaçlarını anlasa da, genellikle bunu yerine getirmek için teknoloji desteğine sahip değildir. Bu kullanıcılar, gölge BT projelerinin ortaya çıkmasına neden oluyor . Bu gölge BT projeleri genellikle kısa vadede iyi görünmekle birlikte, daha sonra iş takımını ve BT’yi daha sonra da olumsuz etkilemektedir.

Bu nedenle, bir BPM platformu seçerken , iş dostu olan, çok az kodlama içeren ve hiç bir BT desteğiyle kullanıcıların kendi süreçlerini oluşturmalarını ve yönetmelerini sağlayan bir platform seçmek önemlidir. BT, platformun sahibi olmalı ve yönetimi ve kontrol erişimini sürdürmelidir. Bu seçeneği seçmek, hem BT hem de işletme için bir kazan-kazandır.

BT kullanıcılarının geri dönüşü olmayan iş kullanıcıları için insan merkezli BPM araçları hakkında bilgi edinin.

İş süreci yönetimi (BPM) alanı hızla büyüyor ve yeni yazılım çözümleri neredeyse haftalık bazda yayılıyor. Yeni bir bpm sistemine geçmeden önce, kuruluşunuz için tüm doğru özelliklere sahip olup olmadığını açıkça inceleyin.

This post is also available in: İngilizce