İşiniz için ECM Sistemi Nasıl Seçilir? Gelişmiş bir organizasyon haline gelmek için eğilimler ve stratejik planlar hakkında konuştuğumuzda, her geçen gün daha fazla kurumun gittiği dijital dönüşümü ayrıntılı olarak değerlendirmekten vazgeçemeyiz.

İşiniz için ECM Sistemi Nasıl Seçilir?

UniBravo’da müşterilerimizin ihtiyaçlarının farkındayız ve her zaman yenilikleri sunan ve destekleyen yeni çözümleri değerlendiriyoruz, bu yüzden size bir ECM çözümü seçmek için değerlendirilmesi gereken temel özellikleri göstermek istiyoruz:

Özellikleri

Essentials

  • İşbirliği: Bir belge havuzu, belgelerin yetkili kullanıcılar tarafından alınmasına ve yönetilmesine izin vermelidir. Dokümanlar için roller ve erişim profilleri atayabilmeli ve çoklu sorgu seçenekleri sunabilmelidir. Diğer gelişmiş işbirliği biçimleri, birden fazla kullanıcının bir belgeyi aynı anda ortak bir oturumda görüntülemesine ve değiştirmesine (dijital mürekkep) izin verir. Ortaya çıkan belge, işbirliği oturumunda her bir kullanıcının yaptığı notların depolanmasıyla aynı zamanda nihai formunda görünmelidir.
  • Sürüm kontrolü: Kullanıcıların önceki sürümleri kurtarmasına ve seçili bir noktadan çalışmaya devam etmelerine izin vermek için belgelerin depoda kontrol edildiği bir işleminizin olması gerekir. Sürüm kontrolüne sahip olmak, zamanla değişen ve güncellenmesi gereken belgeler için kullanışlıdır ve ayrıca kullanıcıların önceki referans sürümlerini görüntülemelerine olanak tanır.
  • Arama ve danışma: Belgeleri bulmak ve onlara etkili bir şekilde danışmak için çeşitli seçenekler
  • Güvenlik: Bu, belirli bir belge havuzunun, iş akışı veya işbirliği amaçları için Internet üzerinden aktarılan veya depolanan bilgileri şifrelemesini ifade eder.

Sayısallaştırma ve yakalama otomasyonu

Belge yakalama seçenekleri, bunları fiziksel durumdan dijital olana aktarmak için, indeksleme ve büyük miktarda belge yüklemesi ile sayılır.

İş Akışları

Şu anda iş akışları çok çeşitli hedeflere sahiptir ve bazı belge havuzları entegre bir iş akışı modülüne sahiptir. Bu iş akışları şu şekildedir: manuel, belge görselleştirmesi için bir kullanıcı gerektirir ve kimin gönderileceğini veya nasıl çalışacağına karar verir, bir yöneticinin belgenin akışını bir kuruluş aracılığıyla dikte eden bir kural oluşturmasına izin verir. Örneğin, bir fatura bir onay sürecinden geçer ve daha sonra ödeme yapmak için borçlar bölümüne yönlendirilir. Dinamik kurallar, bir iş akışı sürecinde oluşturulan şubelere izin verir. Yukarıdakilerin bir örneği, sistemin bir miktarının, kuruluşun içinden farklı rotalar izlemesidir.

Platformlar, Geliştirme ve Entegrasyon

Bunlar, belge havuzlarının entegrasyon yeteneklerini bütünleştiren özelliklerdir. Bilgi merkezileştirildikten sonra, kullanıcıların, depodan değiştirilen belgeyi yeni bir sürüm olarak değiştirme ve kaydetme gibi, uygulamadan ayrılmadan, kullanıcıların depodan belgelere başvurabileceği diğer kullanıcılarla entegre edilebilir. Bu entegrasyon e-posta veya işbirliği yazılımı için kullanılabilir. Diğer yazılımlarla entegrasyon ve dahili kontrollere uyum sağlamak için ODMA, LDAP, WebDAV ve SOAP gibi açık standartlarla entegrasyon.

ECM’nin özelliklerini öğrendikten sonra, şirketin ihtiyacını tanımlamalı ve şu anda piyasada bulunan farklı çözümlere sahip olduğumuz bir karşılaştırma matrisini doldurmalıyız:

  • Alfresco
  • Outdoor
  • Docuware
  • M-Files
  • DocuShare

Fikir, bir ECM çözümünün uygulanmasından önce, ihtiyaçlarımıza en uygun çözümü uygulamak için, farklı çözümleri ve karşılaştırmaları işlevsel, teknik ve ekonomik düzeyde değerlendirmek olabilir.

İlginizi çekebileceğini düşündüğümüz diğer yazılar:

 

This post is also available in: İngilizce