İş Süreçlerini Kolaylaştırarak Şirket Verimliliğini Artırın! Her şirket iş süreçleri üzerine kurulmuştur. Düzenli olarak gerçekleştirmeniz gereken tekrarlanabilir görevlerdir – bir ürünü göndermekten yeni bir çalışanı işe almaya kadar. Bu süreçlerin ne kadar iyi işlediği, iyi ve harika bir şirket arasındaki farklılaştırıcı olabilir. Süreçlerinizi kolaylaştırarak, şirket performansını artıran maksimum verimlilikte çalıştıklarından emin olursunuz.

İş Süreçlerini Kolaylaştırarak Şirket Verimliliğini Artırın

İş Süreci Nedir?

Bir iş süreci , belirli bir iş hedefine ulaşan bir kişi veya ekip tarafından gerçekleştirilen bir dizi tekrarlanabilir adımdır. Her işletmenin yaptığı, bilinçli olarak yapıp yapmadıkları bir şey.

Bir süreci bir görevden ayıran şey, tekrarlanabilir olmasının gerçektir – tek seferlik bir şey değildir. Bunu temizlemek için bazı örneklere bakalım…

Süreç – Yeni bir çalışanı işe alırken, belirli belgeleri imzalamalarını, ofis çevresinde göstermelerini, diğer çalışanlarla tanışmalarını vb. Sağlamanız gerekir. Bu işlemi (küçük varyasyonlarla) her yeni bir işe koyduğunuzda gerçekleştirirsiniz.

Görev – Bir sürecin bireysel bir parçası ya da tek bir kerelik bir yapılacak işi olabilir. Yeni bir çalışanın bir W2 formunu doldurmasını (bir sürecin bir parçası) VS düşünün potansiyel bir müşteriyi takip edin (somut bir takip olmadan bir defaya mahsus görev).

Bir proses veya 2 proses de olabilir resmi veya gayri resmi gibi. Bu ikisi arasındaki fark belgeleme . Resmi bir süreç bir prosedür olarak adlandırılır ve bazı formlarda (kağıt, yazılım vb.) Belgelenir. Resmi olmayan ise, var olan ancak belgelenmemiş tüm süreçleri ifade eder.

Tahmin edebileceğiniz gibi, bu süreçlerin ne kadar iyi performans gösterdiği, işletmenizin ne kadar iyi çalıştığını belirleyecektir. Verimli süreçler işinize çeşitli şekillerde yardımcı olabilir…

  • Daha Yüksek Karlar ve Verimlilik – Süreç iyileştirmenin sonucu. Bu, düşük hata oranları, girdi başına daha yüksek çıkış vb. İle sağlanır.
  • Çalışan Moral Geliştirilmiş – senin süreçlerini düzene ederek, işletmelere alt çizgi katkısı olmayan herhangi bir adım veya görevleri kurtulmak olacağım. Yani, çalışanlarınız işinize gerçekten daha fazla zaman harcayacak ve işinize daha fazla zaman ayıracaktır (işe yarar olmayan görevlerde zaman kaybı yerine).
  • Daha Mutlu Müşteriler – Daha düşük kusurlar, daha hızlı teslimat süresi vb. Sayesinde ürünleriniz ve hizmetleriniz gelişecektir. Bu, elbette markanızın imajını güçlendirir.

 

Verimliliği Artırmak için İş Süreçlerinin Kolaylaştırılması

İş Süreçlerini Kolaylaştırarak Şirket Verimliliğini Artırın! Şirket süreçleri nadiren olabildiğince verimli. Pek çok şirket sürekli iyileştirme uygulamamaktadır – çoğu sadece nasıl faaliyet gösterdikleri konusunda küçümser. Bir şekilde bir şey yapmaya başlıyorlar ve aslında başka seçenekler olabileceğini düşünmüyorlar.

Ancak, iş süreçlerini kolaylaştırmak, olabileceğiniz en iyisini yaptığınızdan emin olabilirsiniz.

Tanım gereği, bir iş sürecini kolaylaştırmak, gereksiz adımları atmak, diğer metodolojileri benimseyerek veya yeni teknolojiyi kullanarak verimliliğini artırmak anlamına gelir  .

Süreci kolaylaştırmak için… ile başlamanız gerekir.

Adım # 1: Süreç Haritalama

Sürecin tam olarak ne olduğunu bilemezseniz, onu gerçekten basitleştiremezsiniz. Bunu kağıda dökmek, işlemi yukarıdan aşağı bir bakış açısı sağladığı için analizi önemli ölçüde kolaylaştırır. Geliştirmek istediğiniz şeye bağlı olarak, kullanacağınız birkaç farklı süreç haritalama tekniği vardır. Liste akış şemasını ve benzerlerini içerir.

Süreç haritalamayı yapmanın 3 yolu var…

Kalem ve Kağıt – En basit seçenek sadece bir kâğıt parçası almak ve süreç haritasını çizmek. Bununla birlikte, fiziksel bir belge, paylaşmayı, geri bildirim almayı vb. Zorlaştırıyor.

Akış Şeması Yazılımı – Çevrimiçi süreç diyagramları oluşturmak için özel yazılım. Süreç haritalaması için kullanılan farklı sembolleri hatırlamak istemiyorsanız bu çok yararlı olabilir.

İş Akışı Yönetimi Yazılımı – Bir süreç şeması oluşturmanıza ve aynı zamanda uygulamayı sağlamanıza olanak sağlayan bir araçtır. İşi gerçek zamanlı olarak izlemek ve kurulu süreçlerde değişiklik yapmak için kullanabilirsiniz.

2. Adım: Analiz

Analiz edilen süreç bazı bariz kusurlara sahip olmadıkça, verimsizlikleri bulmak için derinlere inmek zorunda kalabilirsiniz.

Kendinize sorun…

  • Süreç içinde çok fazla zaman alan adımlar var mı? Makul olduğunu düşündüğünüz daha fazla zaman mı alıyorlar?
  • Süreç genellikle cevapsız teslim tarihlerine veya gecikmelere neden olur mu? Sebebi ne olabilir?
  • Belirli süreçler veya süreç adımları makul olandan daha pahalıdır mı? Fiyatı yükselten ne olabilir?
  • Her işlemde, çıktıyı belirleyen önemli adımlar vardır. Bu adımları daha hızlı veya daha etkili hale getirmenin bir yolu var mı?

Analizle ilgili size yardımcı olmak için, 5 Whys Analysis (herhangi bir sorunun kök nedenini bulana kadar 5 kez “neden” sorusunu sormak gibi ) veya Diyagramı gibi iş süreci geliştirme araçlarını da kullanabilirsiniz . nedenler ve etkiler arasındaki ilişkiyi tespit etmeye yardımcı olur).

3. Adım: İşlemi Kolaylaştırın

Kök nedenin ne olduğunu belirledikten sonra, bir çözüm bulmaya ve süreci buna göre düzenlemeye odaklanabilirsiniz. Bu hakkı elde etmek için karşılaştırma için doğru metrikleri seçtiğinizden emin olun. Yeni işlemlerinizi karşılaştırmak için bir şeye ihtiyacınız olacak.

Çoğu durumda, süreçleri düzene koymak için aşağıdaki 3 çözümden biri kullanılır.

  • Yararsız Adımları Kaldırma – Süreç içinde nihai hedefe veya ürüne katkıda bulunmayan adımlar var mı? Onları kesmenin bir yolunu bulabilirsin.
  • Diğer Metodolojileri Benimsemek – Anlamı, yaptığınız şeyleri değiştirerek. Örneğin, evlat edinebilirsiniz
  • Yeni Teknolojiyi Kullanmak –  Teknolojik gelişmeler her zaman bir oyun değiştirici olmuştur. Doğru araçla, sürecin çalışma şeklini kökten değiştirebilirdiniz. İletişim bilgisine sahip bir excel sayfasına sahip olmak yerine CRM yazılımını benimsemeyi düşünün.

4. Adım: Uygulama

Sürecin teoride çalışması, gerçek bir iş ortamında çalışacağı anlamına gelmez. Örneğin, çözümünüz ürün çıktısını artırabilir, ancak kusur oranlarını da 2 kat artırabilir. Bu, bir kez geri koyar – zaman ve çaba israfını sayarsanız belki daha da geri.

Bu nedenle, uygulama aşamasında, küçük ölçekli ve oradan başlamak için daha iyi bir fikirdir. Şirket çapında çözüm bulmak yerine, site çapında yapmalı ve yeni sürecin eskisine nasıl ölçtüğünü görün.

Kendine sor…

  • Her şey olması gerektiği gibi mi gidiyor? Süreç içinde planlama sırasında açıklanmayan herhangi bir detay var mı?
  • Çözüm, olması gerektiği gibi etkili midir? Neden ya da neden olmasın?
  • Herhangi bir sorun veya kusur ile mi geliyor? Uzun vadede bir ihtimal olabilir mi?

Yeni Süreçlerin Uygulanması

Her şey planlandığı gibi giderse, kutlama zamanı olduğunu düşünebilirsiniz. Tam olarak değil – daha verimli bir süreç ile gelmek bir şeydir, onu zorlamak başka bir şeydir. Çalışanlarınız eski şeyler yapma alışkanlığına alıştırır ve muhtemelen bildiğiniz gibi alışkanlığı değiştirmek zorlaşır.

Bazı durumlarda, bu bir esinti olacak – eğer hayatlarını kolaylaştırıyorsanız, örneğin, (bir süreçte zaman alıcı bir adımı atmayı düşünün). Diğerleri, çalışanlarınızın yeni şeyler yapmanın yollarını öğrenmek için çok fazla çalışma yapmaları gerekebilir. Öyleyse, baktığınız zaman, çalışanların eski sürece geri dönmeyeceğinden nasıl emin oluyorsunuz?

Buradaki anahtar, iş akışı yönetim yazılımını benimsiyor. Şirket içinde gizli süreçler yapmak yerine, bunları yazılımla belgeliyor ve takip ediyorsunuz. Sürecin gerçek zamanlı olarak nasıl gerçekleştiğini, birisinin son teslim tarihini geçmediği taktirde herhangi bir duraklama olup olmadığını görebilirsiniz. İş akışı yönetimi yazılımı hakkında daha fazla bilgi edinmek için ana sayfamıza gidin ya da ücretsiz bir danışma programı planlayın.

 

Benzer Yazılar

This post is also available in: İngilizce