İş akışı otomasyonu, bir iş sürecindeki adımlar için oluşturulmuş bir dizi otomatik eylemdir. Günlük iş süreçlerini iyileştirmek için kullanılır, çünkü işiniz ne zaman akarsa, daha fazla iş yapmaya ve önemli olan şeylere odaklanmaya konsantre olabilirsiniz. Ekiplerin gerçek işin kendisi üzerinde daha fazla zaman geçirmelerine ve bunları destekleyen süreçlere daha az zaman ayırmalarına izin verir.

İş Akışı Otomasyonu Nedir?

 

Bir işte kullanılan herhangi bir teknolojinin ilk kuralı, verimli bir operasyona uygulanan otomasyonun verimliliği arttıracağıdır. İkincisi, verimsiz bir işleme uygulanan otomasyonun verimsizliği arttıracağıdır. Bill Gates

İş akışı otomasyonu yaratan işletmeler daha verimli, zaman ve para tasarrufu sağlar ve hata olasılığını en aza indirir. İş akışı otomasyonunu gerçekleştirmenin birçok yararı vardır, bu nedenle, başlamanız gereken en önemli beş neden şunlardır:

İş Akışı Otomasyonunun İlk 5 Yararları

  1. İletişimi kolaylaştırır

İş akışı otomasyonunun en büyük faydalarından biri, iç iletişimi geliştirmesidir. Bu, çalışanların işten ayrılma oranını düşürür çünkü çalışanların bir kurumdan ayrılmasının en büyük nedenlerinden biri yönetim ile iletişim eksikliği. Çünkü iş akışını otomatikleştiriyorsunuz, iletişimi de otomatikleştiriyorsunuz çünkü kimse sıradaki kişiye bir şeyler yapma sırası olduğunu hatırlamak zorunda değil.

Otomatikleştirilmiş bir süreç oluşturmanın en iyi yolu, herkesi bu sürece dahil etmektir. Daha sonra bir süreç haritası oluşturmaya başlayabilir ve sürecin nerede başladığını ve bittiğini ve bu süreçteki her bir kişinin rolünü görselleştirebilirsiniz.

  1. Hesap verebilirlik yaratır

İş akışını otomatikleştirerek, sürecin her bölümünden sorumlu olan bir kişiyi etkili bir şekilde yaratırsınız. Süreçteki her adım için, belirli bir eylemi gerçekleştirmek üzere atanan bir kişi vardır. Bunu yaparak herkesin sorumlu oldukları özel görevleri bildiği bir hesap verebilirlik sistemi yaratıyorsunuz. Bu aynı zamanda, hangi görevlerin en çok zaman alacağını ve sürecin en sık tutulduğu süreci ortaya çıkarmaktadır.

İş akışı otomasyonu oluşturarak, herkes hangi görevden sorumlu olduğunu ve herhangi bir noktada neyin başarılması gerektiği konusunda herkesin ne kadar net olduğunu bilir. Ve iş akışı otomasyonu, daha etkili süreçler oluşturmak için daha iyi kararlar almanızı ve işi buna göre bölmenizi sağlar.

  1. Maliyetleri ve hatayı azaltır

İş akışı otomasyonu hataları azaltır, çünkü gerekli görevlerin fark edilmeden gitmesini engeller. Süreçte yer alan her bir kişi özel rollerinden sorumlu tutulduğu için kimse “kimsenin bana söylemediği” bahanesini yapamaz. İş akışı otomasyonu şirketleri de çalışanların hatalarından kaynaklanan masraflardan kurtarır ve idari emeğin maliyetini azaltabilir. iyi.

  1. Çalışanların kendi zamanlarını yönetmelerini sağlar

İş akışı otomasyonu, her çalışanın beklenen rolünü ve sorumlu olduklarını bilmesini sağlar. Şimdi, görevlerin zamanında tamamlanmaması durumunda yönetim hemen anlayacaktır. Artık süpervizörlerin her çalışanı yönetmesi veya ilerlemelerini kontrol etmek için zaman harcamaları gerekmeyecek. İş akışı otomasyonu, yönetimin genel iş akışı sürecine bakmasını ve daha büyük resim bağlamında her şeyi görüntülemesini sağlar.

  1. Daha fazla iş yeri verimliliği yaratır

Özelleştirilmiş iş akışı otomasyonu oluşturarak, mevcut raporlama hiyerarşisi ne olursa olsun, şirket içindeki herkese onay sorumlulukları atayabilirsiniz. Artık yönetim her göreve müdahale etmek zorunda değil.

İş Akışı Otomasyonu ne zaman düşünmelisiniz?

İş akışı otomasyonu, görevleri verimli bir şekilde gerçekleştirmenin en iyi yoludur. Her seferinde daha tutarlı ve doğru sonuçlar üretir.

İşletmeler, tekrarlanacak bir dizi görev olduğunda, iş akışı otomasyonunu dikkate almalıdır. Çoğu zaman bu görevler kağıt dosyaları, elektronik tablolar veya e-posta ile yönetilir. İş akışı otomasyonu oluşturarak, bu süreç akıcı hale gelecektir ve insan hatası riskini ortadan kaldırır.

İş akışı otomasyonu, farklı görevlerin daha iyi bir resmini verir ve iyileştirilmesi gereken alanları belirlemeyi kolaylaştırır ve genel üretkenliği artırır. Şimdi soru, iş akışı otomasyonu uygulanmasında yer alan adımlar nedir?

İş Akışı Otomasyonu için Adımlar

İş akışı otomasyonunu uygulamadan önce yönetim, iş akışında iyileştirmeye ihtiyaç duyulan alanları belirlemelidir . Bunu yapmanın en ideal yolu, akış şemalarını kullanarak mevcut iş akışının görsel bir temsilini yapmaktır . Bu, mevcut iş akışınızı daha iyi anlamanıza yardımcı olacak ve tekrarlayan görevleri belirlemenize yardımcı olacaktır. Artık mevcut iş akışını iyileştirecek ve basitleştirecek iş akışı otomasyonu yaratabilirsiniz.

Sorunu belirledikten sonra, bir sonraki adım iş hedeflerinizi açık bir şekilde tanımlamaktır. Ve sonra iş akışı otomasyonu oluşturarak ve bunları ölçmek için hangi süreci kullanacağınızı iş hedeflerinize nasıl ulaşacağınızı açıklamanız gerekir.

Şimdi sonuna kadar olan araçlara karar vermek önemlidir. Kurulu iş hedeflerine ulaşmak için hangi süreci kullanmak istiyorsunuz? Bu, hangi iş akışı otomasyon işleminin kullanılacağını seçeceğiniz adım olacaktır. İdeal bir iş akışı basit, kullanıcı dostu ve tüm kullanıcılar tarafından kolayca uyarlanabilir.

Bir sonraki adım, çalışanlara yeni iş akışı yazılımının nasıl kullanılacağının öğretilmesidir. Herhangi bir şirkette, yeni değişiklikler genellikle dirençle karşılanır; bu nedenle, çalışanların en başından itibaren dahil edilmesi ve bu yazılımın onlara nasıl yardımcı olacağını onlara anlatmak önemlidir. Çalışanlara mevcut süreçten yeni sisteme açık bir geçiş yolu sağlayarak ve gerekli eğitimi sağlayarak, bu geçiş çok daha sorunsuz bir süreç olmalıdır.

Bu adımlar tamamlandığında, yeni iş akış sisteminizde yukarı ve çalışıyor olmalısınız. Yeni sürecinizin sürekli olarak izlenmesi ve değerlendirilmesi, darboğazların giderilmesi ve iyileştirilmesi gereken alanları belirlemek için gerekli olacaktır.

Sonuç

İş akışı otomasyonunu kullanarak şirketler, çalışanların gerçekleştirdiği manuel görevlerin sayısını azaltabilir, bu da onları daha önemli işler üzerinde çalışmaya teşvik eder. Bu, daha fazla işin daha kısa sürede yapılmasına izin verir ve çalışanların moralini arttırır ve genel üretkenliği artırır.

İş akışı otomasyonu, şirketlerin daha tutarlı sonuçlar elde etmesine yardımcı olur. Bir alanı otomatik hale getirerek, şirketler hata riskini azaltır ve bu da maliyet ve zaman içinde daha az artışla daha yüksek kaliteli ürünler oluşturmasına olanak tanır. İş akışı, daha az masrafla daha fazla gelir getirme potansiyeli olan süreçleri yaratır.

 

Benzer Yazılar

This post is also available in: İngilizce