İş Akışı Nedir? Yeni başlamış olan herkes için iş akışı yönetimi, girilmesi en kolay alan değildir. Temelleri bile bilmeden önce, yüzlerce kurumsal vızıltı ile bombardımana tutuldunuz: süreç haritalama, iş akışı otomasyonu, adını siz verin!

Yani, sonunda merak ediyorum – iş akışı nedir, ve işimi daha verimli yapmak için nasıl kullanabilirim? Eh, biz sadece bunu açıklayacağız!

Bu kılavuzda, ne öğreneceksiniz? İş Akışı Nedir?

  • İş akışı nedir ve işiniz için nasıl kullanabilirsiniz?
  • Bir iş akışını görselleştirmenin farklı yolları (ve her yaklaşımın faydaları)
  • İş akışlarının 2 gerçek hayat örneği
  • İşletmeniz için iş akışlarına nasıl başlanır?

Peki, tam olarak bir iş akışı nedir? İş Akışı Nedir?

Basitçe söylemek gerekirse, iş akışı nasıl yapılır? Bazı tekrarlanabilir iş hedeflerine ulaşmak için tamamlamanız gereken bir dizi görev var.

Buradaki anahtar kelime tekrarlanabilir . İş akışı bir görevle (bir defalık bir iş) ya da birlikte yığılmış bir grup görevle karıştırılmamalıdır (bu bir proje). Bu bir meydana görevlerin bir zincir dizisine bir yapmak ve bir şey düzenli olarak .

Bunun nasıl çalıştığına dair daha iyi bir fikir vermek için pratik bir örneği ele alalım: çalışanların işe katılımı . Yeni bir çalışanı işe aldığınızda, şirketin nasıl çalıştığını, rollerinin ne olduğunu ve nasıl olduğunu açıklamanız gerekir.

Başarılı bir yerleşik iş akışı için görev sırası…

1. Adım: Yeni çalışanı bir hoşgeldin mektubu gönder
2. Adım: W4 ve I-9 doldurmak için çalışan alın
3. Adım: Çalışanın kişisel bilgilerini şirket veritabanına girin
4. Adım: Kiralık iş istasyonunu hazırla
5. Adım: Gerekli eğitim ve çalıştayları planlayın

Yukarıdakiler, tam olarak bir iş akışı değildir.

İnsanlar “iş akışlarına” işaret ettiğinde, grafiksel temsil anlamına gelir. Bu genellikle bir iş akışı şeması ve dokümantasyon veya iş akışı yönetim yazılımı şeklinde yapılır .

Günün sonunda, sadece görevleri listelemek güzeldir, ancak işiniz için pek bir şey yapmaz.

Ancak onları görselleştirmek bir oyun değiştirici olabilir. Akış şeması olarak iş akışını çizerek ve tamamlamada gerekli bilgileri belgeleyerek, darboğazları ortadan kaldırmanın yanı sıra süreci analiz etmenize ve iyileştirmenize de olanak tanır.

Öte yandan, iş akışı yazılımını kullanmak, tüm iş akışlarınızı başlangıçtan bitişe kadar izlemenizi sağlar.

İşinizden en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olmak için, iş akışlarınızı nasıl belgeleyeceğinizi ve bunları izlemek ve otomatikleştirmek için iş akışı yönetimi yazılımını nasıl kullanacağımızı açıklayacağız.

İş Akışı Diyagramları ve Belgeleri

Bir iş akışı diyagramı , bir iş akışının bir tür diyagramın biçimindeki grafik gösterimidir. Bu, örneğin bir akış şeması , SIPOC , deniz uçağı, değer akış haritası ve diğer bir grup olabilir. İşte bir iş akışı akış şemasının temel bir örneğidir…

tallyfy içerik pazarlama iş akışı akış şeması

İş akışı akış şeması örneği: içerik pazarlaması

Öte yandan iş akışı belgeleri , iş akışıyla ilgili ayrıntıları listeleyen bir belgedir.

Aşağıdaki gibi bilgileri listelemelisiniz:

  • Her adımı tam olarak nasıl tamamlıyorsunuz?
  • Adımı tamamlamanız için ne tür araç, donanım veya yazılım gerekir?
  • Kim hangi aşamalardan sorumlu?

İş akışlarından en iyi şekilde yararlanmak için, hem diyagramı hem de belgeleri oluşturmalısınız. Bu size iş akışının ne olduğuna ve neyin oluşturulduğuna dair daha dolu bir resim sunar. Buna karşılık, bu işinize yardımcı olabilir…

  • İş Akışı Analizi ve İyileştirme – İşinizde iş akışlarınızın olduğunu biliyorsunuz, ancak olabilecekleri kadar verimli mi? Çoğu kurum için cevap zor “hayır” dır. Diyagram ve dokümantasyonun oluşturulması , iş akışını analiz etmenize ve darboğazları ve verimsizlikleri bulmanızı sağlar.
  • Yeni Araç Kiralama – Her ne zaman bir kiralama yapıyorsanız, her yeni çalışanınıza belirli iş akışlarını nasıl gerçekleştireceğinizi açıklamanız gerekir. Bu, sizin için çok fazla zaman harcanması ve zaman harcanması anlamına gelebilir. Dokümantasyon ile, çalışanlarınızın hem öğrenecek hem de bir şeyleri unutup unutmadıklarına dair tek bir belge vardır.

Kulağa yararlı geliyor, değil mi? Peki, iş akışlarınızı nasıl belgeleyeceğiniz ve iş akışı şemalarını nasıl oluşturacağınız…

İş Akışı Diyagramları ve Belgeleri Nasıl Oluşturulur

Bir iş akışı akış şeması oluşturarak başlayalım. İlk adım LucidCharts gibi bir çevrimiçi grafik aracı bulmaktır. Basitçe bir hesap oluşturun ve akış şeması şablonunu seçin…

 

Ardından, her blokta iş akışı adımlarını listeleyin. İşte Lucidchart’ın destek sürecinin bir örneği…

Destek Süreci örneği

Son olarak iş akışını bir PDF olarak (veya tercih ettiğiniz herhangi bir belge türü) dışa aktarın.

 

Akış çizelgesini aldıktan sonra, belgeleri oluşturmanız gerekir. Bir belge oluşturun (Word, Google Dokümanlar, hangisi olursa olsun) ve aşağıdakileri listeleyin…

  • Başlık Sayfası – Dokümanlaştırdığınız iş akışının başlığı
  • Kapsam – İş akışı hangi ekipleri, departmanları ve uzmanları içerir? İş akışı bir pazarlama bütçesi oluşturmak ve onaylamaksa, pazarlama ekibini ve CFO’yu içerebilir.
  • Prosedür – İş akışının içerdiği kesin adımlar ve ilgili diyagram.
  • Ek Bilgi – İş akışı ile ilgili ek bilgiler. Örneğin, çalışanların, belirli bir yazılıma erişmek için bazı kimlik bilgilerine ihtiyaçları varsa, nereden bulabilirler?

Ardından, en sevdiğiniz çevrimiçi depolama alanı veya proje yönetim aracıyla ilgili belgeleri barındırabilirsiniz. Verilen bir şekilde, ilgili tüm çalışanlara erişim verin.

İş Akışı Yazılımı

İş Akışı Yazılımı, iş akışlarınızı yönetmek için daha modern bir çözümdür. İş akışlarınızı kağıt üzerinde belgelemek yerine, yazılımı kullanarak tamamen dijital hale getirebilirsiniz.

Yani, bu tam olarak ne anlama geliyor?

Yazılımla iş akışı dokümantasyonu oluşturabilirsiniz (bir diyagram ile yaptığınız gibi), ancak yazılım ayrıca yürütme konusunda da yardımcı olabilir.

Sadece belgeye erişim vermek yerine, çalışanlarınızı yazılıma kaydettirin ve bunları belirli bir iş akışına atayın. Birisi iş akışını başlattığında, sistem ilgili çalışanları bu konuda bilgilendirir ve otomatik olarak görevler, son tarihler vb. Atanır.

PM’de bunun için kendi özel iş akışı yazılımımızı kullanıyoruz. Hem yönetici (hem de gerçekleştirilmekte olan tüm iş akışlarının) için yukarıdan aşağı bir görünüm elde edersiniz.

Ve ortalama çalışanınız için göreve özel bir görünüm…

Yazılım ve olağan belgeleme arasındaki ana fark, yazılımın sadece çok daha verimli olmasıdır. Süreçlerinizle gerçek zamanlı olanı, kimin sorumlu olduğunu, herhangi bir darboğaz olup olmadığını görebilirsiniz.

Bu da, işiniz için çok fazla yarar sağlar…

İş Akışı Otomasyonu – Yazılım iletişimi otomatikleştirir. Yeni görevleri devretmek için tonlarca e-posta göndermek zorunda kalmadan, yazılım bunu sizin için yapar (çalışanlarınızın değer yaratan işlere odaklanmak için daha fazla zaman bırakması).

Hesap Verebilirlik – Her zaman, kimin hangi görev veya iş akışından sorumlu olduğunu bilirsiniz. Anlamı, bir şeyler ters giderse, arkasındaki sebebi bulmak kolay. Bu, ekibinizi çalışmalarından daha sorumlu kılar.

Spotting Darboğazlar – Yazılım, bir iş akışı içinde kaçırılan son teslim tarihleri ​​veya darboğazlar olduğunda ne zaman bilmenizi sağlar, böylece bir ASAP çözümü sunabilirsiniz.

Verimlilik – Yukarıda bahsettiğimiz faydaların bir sonucu olarak, işletmeniz genel olarak daha verimli olmakla sonuçlanır.

Raporlama – Çoğu iş akışı yönetimi yazılımı, iş akışlarını ölçmenizi ve geliştirmenizi sağlayan analizlere ve raporlamaya erişmenizi sağlar.

 

2 Gerçek Hayat İş Akışı Örnekleri

İş akışlarınızı belgelemeye başlamak istersiniz, ancak hangileri ile başlayacağınızı bilmiyor musunuz?

İşte çoğu işletme için kullanılabilecek birkaç yaygın iş akışı örneği blogumuzda arayıp bulabilirsiniz.

İçerik pazarlama

İçerik pazarlaması son derece telaşlı olabilir. Çoğu durumda, tek bir makaleyi yayınlamak 4 farklı çalışan arasında işbirliği gerektirir …

  • İlk olarak, yazar içeriği oluşturmalıdır
  • Daha sonra editör , mükemmelliğe cilalamak zorunda
  • Tasarımcı sonra herhangi bir alakalı resimleri ve materyalleri oluşturmak gerekir
  • Son olarak, pazarlamacının Google için makaleyi optimize etmesi ve yayınlaması gerekiyor.

Ayda bir parça içerik yayınlıyorsanız, bu bir sorun değil.
Aynı zamanda bir dizi farklı makale ve kılavuzunuz varsa, işler kafa karıştırıcı olabilir.
Bazen, backlog içinde kalmış bir sürü içerik görürsünüz, teslim tarihlerini kaçırmayın, vb.
Bir içerik pazarlama iş akışı oluşturmak, tüm süreci takip etmenize ve her şeyin yolunda gitmesini sağlamaya yardımcı olabilir.
İşte içerik pazarlama iş akışının ekibimiz için nasıl göründüğü…

 

Aşama 1: İçerik oluşturucu, makale taslağını yazar, grafik öğeler için gereken tüm ayrıntıları içerir ve adımı tamamlandı olarak işaretler.
Aşama 2:  Editör makaleyi düzeltir, yorumlar bırakır ve adımlarını tamamlandı olarak işaretler.
Aşama 3: Tasarımcı varlıkları yaratır, yazılımı yükler ve adımı tamamlandı olarak işaretler.
Aşama 4:  Yazar her şeyin hazır olduğuna dair bir bildirim alır. Ardından, son makaleyi derler, görüntüler ekleyebilir, değişiklikler yapabilir ve adımı tamamlayabilirler.
Aşama 5: Pazarlamacı, makaleyi WordPress’e yükler, SEO en iyi uygulamaları için optimize eder ve parçayı yayınlar.

 

Çalışan Onboard

Personel işe alımı, hemen hemen her şirkette mevcut olan bir süreçtir.

Çoğu kuruluş için olsa da, daha sonra ya da daha az bir düşünce sonra. Süreci yapılandırmak ve tecrübeyi mümkün olan en iyi şekilde karşılayabilmek için kendi yollarından çıkmıyorlar.

Bununla birlikte, doğru bir katılım süreci organizasyonunuza gerçekten faydalı olabilir. Aslında, çalışanınızın elde tutma oranını % 25’e kadar artırabilir .

Peki, nasıl bir yıldız katılım deneyimi yaratırsınız? Biz aşağıdaki iş akışını kullanıyoruz…

Aşama 1: Yeni çalışanınıza hoş bir mektup gönderme
Aşama 2: Kişisel bilgilerini şirket veritabanına girme
Aşama 3: Tüm yasal prosedürleri yerine getirme
Aşama 4: Onları ekibinin geri kalanına tanıtma
Aşama 5: Masalarını ve diğer iş malzemelerini hazır hale getirme
Aşama 6: Gerekli iş yeri eğitim planlaması yapma

Benzer Yazılar

İş akışlarınızı yönetme ve iyileştirme

This post is also available in: İngilizce