En iyi belge yönetimi yazılımı nasıl seçilir? Şimdiye kadar belge yönetimi yazılımının bazı avantajlarını zaten görmüştünüz. Yapılması gereken tek şey yola devam etmek ve sizi doğru çözüme götürecek belirli eylemler yapmaktır.

En iyi belge yönetimi yazılımı nasıl seçilir

Önce Belge yönetimi ihtiyaçlarınızı tanımlayın

Olası seçenekleri aramaya başlamadan önce, CMS’nin çözmeyi amaçladığı iş görevlerini işaretleyin. İş uzantıları durumunda bu zorlukların olası değişimlerini göz önünde bulundurun. Mevcut kağıt akışını çalışanlarla tartışın. En yaygın görevleri nelerdir? Önceden oluşturulan dosyaların belge taraması veya gözden geçirilmesi ve değiştirilmesi midir? Bu sorulara zamanında cevaplar vermek, DMS’yi toplu tarama, optik karakter tanıma veya taslaklarla kolay çalışma gibi temel özelliklerle uygulamak açısından çok önemlidir.

Kuruluşunuzdaki temel yazılımı keşfedin

Çalışanlarınız tarafından kullanılan bir işletim sistemini dikkate alın. Bu kural, her biri tek bir işletim sistemi ile doğru bir şekilde çalıştığı için, özellikle şirket içi çözümler için geçerlidir. Seçmiş olduğunuz DMS için sistem gereksinimlerine bakın. Bilgisayarlarınızda düşük yapılandırmalar ve düşük disk alanı varsa, buna uyacak bir dijital çözüm bulun. Seçilen DMS’nin şirketinizdeki diğer servisler ve uygulamalarla, özellikle CRM ve ERP veritabanlarınızla uyumluluğunu kontrol edin.

Sistemin endüstri yönetmeliklerine uygunluğunu kontrol edin

Her endüstri, elektronik belgelerin saklanma sürecini kontrol eden özel düzenlemelere sahiptir. Sağlık sağlayıcıları için HIPAA, perakendeciler için FDA ve PCI için FDA bunlardan bazılarıdır. Yükleyeceğiniz sistem, gizli bilgilerin olduğu çalışmalarla ilgili olarak sektörünüzün düzenlemelerine uygun olmalıdır. Güvenlik sızıntısı durumunda adli işlemlerden kaçınmak istiyorsanız çok önemlidir.

Lansman sonrası desteğin bakımı

Örneğin, Aimprosoft’ta DMS entegrasyonu, yayın sonrası personel eğitimi ile birlikte gelir. Ancak, ani bir kesinti sonrasında yedek için birisi olup olmadığını sormak zarar vermez. Farz edelim ki, belirli seçenek hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsun. Size yardımcı olacak eğitim materyalleri (ör. Çevrimiçi yardım masaları, kılavuzlar, kılavuzlar ve videolar) var mı? 7/24 canlı sohbet hakkında ne dersiniz? İlk önce, müşterilerin yardım almasının ne kadar hayati olduğunu biliyoruz. Aylık teknik destek için önceden kararlaştırılmış manevralar sağlıyoruz. Herhangi bir organizasyon için mükemmel bir çeşit olabilir.

Güvenlik ayarlarına odaklanın

Kimlik hırsızlarına ya da hoşnutsuz çalışanlara karşı güvenlik önlemlerini netleştirin. Belli bölümlerin belgeleri görüntülemesini kısıtlamak mümkün mü? Belirli klasörler veya dosyalar için bir şifre belirleyebilir misiniz? Veri şifreleme ve çoklu faktör kimlik doğrulaması nedir? Dijital onaylı belgeler için e-imzalar nasıl oluşturulur? Bu sorular gözetimsiz bırakılmamalıdır.

Kullanıcı arayüzüne özellikle dikkat edin

Her zaman bir şirkette, onu rutin görevlerden kurtarmayı vaat etse bile, yenilikçi bir teknolojiyi benimsemeye isteksiz olan bir kişi vardır. Basit, kullanıcı dostu bir arayüze sahip bir çözüm sunun, böylece çalışanlarınız herhangi bir arka plan ve beceri ile çalışmanın nasıl olduğunu anlayabilsin.

İlginizi çekebileceğini düşündüğümüz diğer yazılar:

This post is also available in: İngilizce