Döküman Yönetim Sistemi kullanmanın en temel hedefleri :

  • Arama süresini kısaltmak ve dolayısıyla maliyeti azaltmak
  • Döküman dağıtımını ve akışını kontrol etmek
  • Depolama yeri ve gerekli büro malzemelerinden tasarruf etmek

Bu karmaşık teknik yapı için gerekli olan donanım ve yazılım lisanslarının maliyetleri, tüm bu sistemin yönetimi için gerekli işletme maliyetlerini dışarıda tusak bile oldukça yüksektir. Ancak şunu unutmamak gerek, nerede tasarruf edilmesi gerekiyorsa, önce ciddi bir yatırım yapmak gerekebilir. Bu tarz bir yatırım riskini azaltmak çin, karar verici ile beraber DYS- Döküman Yönetim Sistemi sunan iş ortağının, her ikisinin de dikkatli ve derinlemesine analizi yapılmamış, bir eksiklikten ötürü doğabilecek riskleri tanıyor olması yararlı olacaktır. Bir firmanın, birden fazla yazılım kullandığını varsayıyoruz: planlama ve kontrol için bir ERP sistemi, finans ve muhasebe uygulaması, dizayn ve inşa için bir CAD programı, iletişim için bir e-posta yönetici sistemi ve grafik programları. Ve bunlara ek olarak metin editörleri, sunum ve daha birçok ofis uygulamasını da unutmamak gerek. Yine unutmayalım ki, yazılımların hepsi açık kaynak kodlu olmayabilir.

Tüm bunların ışığında, DYS ile profesyonelce kullanabilmek için , tüm bu olası yazılım ya da sistemler ile DYS’nin birbirini karşılıklı anlayabilmeleri için gerekli arayüzlere ihtiyaç duyulur. Örneğin kullanılan bir ERP sistemi (SAP olabilir) ile DYS’nin birbirlerini anlayabilmesi. Burada kastedilen, örneğin bir ERP sisteminde oluşturulan dökümanın, otomatik olarak DYS’ye aktarılması ve burada kullanıcının DYS içerisinden , kaynak ERP sistemine ihtiyaç duymadan bu belgeyi yönetebilmesidir. Bu sebeple arayüzün, dökümanların çalışılan sistemden (örneğin ERP Sisteminden), tekrar DYS’yi kullanma zorunluluğu olmadan görüntülenmesine olanak sağlayan görüntüleyici(viewer) işlevine sahip olması gerekir.

arasındaki değiş tokuş, olası tüm sistemler arasında otomatik olarak gerçekleşebilmelidir. Örneğin ERP – DYS arasında ve DYS ile CAD sistemi arasında.
Profesyonel bir döküman yönetim sisteminin kalbi, ilerleyen zamanlarda işletmenin çok nadir olarak ihtiyaç duyacağı belgelerin, uzun yıllar boyunca güvenli olarak saklanabileceği bir dijital arşivdir. Yasal olarak , şu anda bazı ülkelerde söz konusu dijital arşivlemelerle ilgili çok sıkı düzenlemeler geririlmişti. Böyle bir arşiv sisteminin sadece güvenli değil, çok çok güvenli olması gerekiyor.
Gerçek hayatta, örneğin bir gizli dökümanların bulunduğu bir arşivi gözönüne alırsak, arşivdeki görevlinin mutlaka hangi belgenin, kime gittiğini kayit altina almasi zorunludur. Arşiv görevlisi , arşivin yapısını avucunun içi gibi bilir. Tüm evraklar arşive girmeden önce belirli bir düzende katalog haline getirilmiş, kategorilere ayrılmış, indekslenmiştir.