Her kurum kendi içerisinde az ya da çok karmaşık iş modelleri ile kendine özgü bir yapıdır. Küçük firmalarda ise, nispeten günlük işler için gerekli, daha az sayıda uygulama bulunmakla birlikte, araştırma, üretim ve kamu faaliyetinde bulunan büyük kurumlar için bir çok özel uygulama bulunur. Her nerede bilgisayarlar görev başında ise, farklı türde bir çok dijital belgeyi de içerir. Orta boy bir işletmede hergün hatırı sayılır miktarda “kağıt“ belge ortaya çıkar.

Kağıt, bilgi içeren bir araç olarak pahalıdır ve yıllarca birikmiş bu kağıt belgelerin saklanması geniş depolama alanları ve binlerce klasörü gerektirir. Çoğu bodrum katlarında yer alan, böyle bir arşivde tozlanmış klasörler içindeki bir belgeyi aramanın zorluğunu tahmin etmek, hiç de zor olmasa. Bu nedenle birçok kurum günden güne söz konusu arşivlerini elektronik ortama taşımaya çalışıyor.

Döküman Yönetim Sisteminin sahip olması gereken özellikleri aşağıdaki gibi kısaca özetleyebiliriz:

  • Bir belgenin tekrar bulnabilirliğini teminat altına almak (anahtar kelimeler, arama motoru ve belge tanımlayıcı anahtarlar )
  • Belgelerin uzun süreler boyunca okunabilir kalmasını sağlamak (TIFF ya da PDF/A gibi geçen zaman boyunca değişmez kalan (timeless) formatlara otomatik olarak dönüştürmek)
  • Yasal arşivde saklama sürelerini sağlamak ( bazı ülkelerde bu 30 yıla kadar uzar )
  • Sürüm kontrolü (Version Control)
  • Belge oluşturma desteği (Şablon yönetimi, iş akışı, takım içinde yazma-okuma yetki senkronizasyonu, kontrol iş akışı, yayınlama iş akışı, belge dağıtım iş akışı, arşivleme iş akışı )
  • Belgeler yardımı ile iş süreçlerini otomatize etmek
  • Erişim yetkileri tanımlayabilme (bilgi koruma ve veri güvenliği )
  • Belgeye ait tüm değişiklik ve iletilerin protokollenmesi (Audit Trail)
  • Belgelerin birden fazla yerde saklanmasını önlemek ve böylece kayıt alanından tasarruf etmek ( e-posta sunucuları, proje ya da departman dizinleri , kullanıcı diskleri )
  • Belgede aynı anda farklı kullanıcıların paralel olarak gerçekleştirdikleri değişikliklerin yönetimi ( Conflict Management)
  • Çift belge ve işin önlenmesi

This post is also available in: İngilizce