İstikrarlı DMS için ihtiyacı olan ilk 8 sektör. Doküman Yönetimine ihtiyacı olan 8 Sektör Hangileri?

Doküman Yönetimine ihtiyacı olan 8 Sektör

Zaman, yer ve para tasarrufu gücü, doküman yönetim yazılımını herhangi bir iş için bir yaşam çizgisi haline getirir, ancak özellikle aşağıdaki sektörler için:

1. Lojistik

Doküman Yönetimine ihtiyacı olan 8 Sektör’den birincisi Lojistik firmalarıdır. Eğer lojistikte iseniz, personelinizin gönderi bilgilerine ne kadar sıkı bağlı olduğunu biliyorsunuz. Sipariş ve teslimat sürecine dahil olan tüm ilgili belgeler parmaklarının ucunda olmalıdır. Doküman yönetim sistemi iş akışını kolaylaştırmak içindir. Lojistik uzmanları, teslimat kanıtı, makbuz onayı veya tedarik zinciri gereksinimleri gibi tüm nakliye bilgilerini kolayca paylaşabilir ve izleyebilir.

2. Eğitim

Her zaman eğitim, muazzam miktarda kağıt tüketen endüstriydi. Her eğitim kurumu çok sayıda öğrenci ve mezun raporu, kayıt formu, yıllık raporlar ve kabul detayları üretir. Tüm bu belgelerin saklanması için tek bir platformun uygulanması artık bir seçenek değil. Eğitim için ana faydası okul ofisi, ebeveynler ve dış kuruluşlar (yerel yetkililer) arasında geliştirilmiş bir işbirliğidir.

3. Sağlık

Sağlık sektörü kağıt endüstrisidir. Kağıt yığınları bozukluğa neden olur. Örneğin, hasta reçetesi gibi hayati bir belgeyi kaybetmek ya da yanlış kullanmak çok kolaydır. Zamanında olmadan, bir hasta ölümcül bir sonuca yol açabilecek uygunsuz bir ilaç dozu alabilir. Tıbbi kayıtların ve hasta bilgilerinin güvenli bir şekilde muhafaza edilmesini, hasta deşarj talimatlarının, e-reçetelerin, fatura bilgilerinin ve sigorta detaylarının güvenli bir şekilde paylaşılmasını garanti eden DMS, hasta güvenliğini artırır ve sağlık çalışanlarına karşı yasal yaptırımların sayısını azaltır.

4. Hükümet

Ekonomik Danışmanlar Konseyi (CEA), hassas mali ve stratejik bilgilerin çalınması dahil olmak üzere kötü niyetli siber faaliyetlerin ABD ekonomisine 2016 yılında 57 milyar dolar ile 106 milyar dolar arasında bir maliyet getirdiğini gösteren raporu yayınladı. Görebildiğimiz gibi, gizli bilgilerin kaydedilmesi (örn. Vergi bilgileri, mali kayıtlar, iş ruhsatları, arazi kullanım kayıtları, yapı izinleri ve diğer hassas veriler) bu alandaki birincil görev haline gelir.

Belge güvenliği ihtiyacı
Resim 3. Belge güvenliği ihtiyacı, Canon Çözümleri Amerika

5. Muhasebe

Hesap beyanları ve elektronik tablolar, sahtekârlık tespiti ve önleme amacıyla şirket içinde dikkatle izlenir. Kabul et; Her gelen faturayı benzersiz bir tanımlayıcıya sahip bir elektronik dosyaya dönüştürebilen bir belge kontrol yazılımı olmaksızın organizasyondaki tüm finansal kağıt akışını kontrol etmek oldukça zordur. Muhasebe firması veya departmanları için herhangi bir kayıt (makbuzlar, kuponlar, borç ve kredi, nakit notlar ve e-çekler) yönetmek çok zor olmaz. Örneğin, gelişmiş arama seçeneğine sahip dijital çözüm, kurumunuzun düzenleyici kurumlar tarafından mali denetimine ilişkin hesapların hazırlanmasına büyük ölçüde katkıda bulunur.

6. Perakende

Kağıt satış kayıtlarının hacmi arttıkça, perakendeciler gerekli öğeyi hızlıca bulmaya çalışıyorlar. Buna karşılık, belge uyumsuzluğu ve geniş tedarik zinciri içerisindeki ürünlerin hareketi için uygunsuzluk, müşteri hizmetlerinde yaşanan gecikmelere yol açmaktadır. Perakendeciler, satınalma siparişlerini, envanter raporlarını, faturaları, makbuzları, perakende ve toptancı sözleşmelerini ve bayiliklerden gelen çalışan kayıtlarını tek bir yerde tutmak için elektronik belge yönetim sistemi fikrini düşünmeye başlıyor. Belli ki, basitleştirilmiş belge denetimi iş süreçlerini hızlandıracak ve gelişmiş müşteri deneyimi sunacaktır.

7. Bankacılık

Doküman Yönetimine ihtiyacı olan 8 Sektörden yedincisi Bankacılık sektörüdür. Banka yetkilileri, icra için kabul edilmesi gereken politika belgeleri (kurallar, yönetmelikler, genelgeler, talimatlar, siparişler), banka işlemleri ve hizmetleri ile ilgili banka içi belgeler, banka düzenleyici raporları, kredi raporlaması ve muhasebe gibi çok sayıda makaleyle ilgilenmektedir. Sektör standartlarına uyan ve denetim rotaları ve sağlam veri güvenliği sağlayan DMS platformu olmadan herhangi bir kayıt talebi yönetmek ve sağlamak zorlaşmaktadır. Uygun dijital çözüm, banka merkezlerinin ilgili taraflara anında erişmesini sağlayan ilgili bankalar arasındaki işbirliğini geliştirecektir.

8. Hukuk firmaları

Doküman Yönetimine ihtiyacı olan 8 Sektörden biri de Hukuk firmalarıdır. Yasal uzmanlar bazen, yeni bir davanın ilerlemesi sürecindeki depolamadan alınan ifadelerin, kayıtların ve protokollerin özetlerini incelemelidirler. Elinde belirli bir kaydın yokluğu, avukatların ilerlemesini engelliyor. Değerli zaman kaybedilir. Çoğu zaman, belge nihayet geldiğinde, bir kerede tüm avukatlar ekibinin üyelerine dava açmak için kopyalanmayı gerektirir. DMS’nin uygulanması bu sorunları çözmektedir. Tüm çalışan ekip üyeleri belgelere erişebilir ve Office 365 ve Google Dokümanlar gibi üçüncü taraflar aracılığıyla eş zamanlı olarak eş zamanlı olarak çalışabilir.

İlginizi çekebileceğini düşündüğümüz diğer yazılar:

 

This post is also available in: İngilizce