İddia ediyoruz, BPM ve iş akışı yönetim sistemine geçme zamanı geldi de geçiyor! İşletmenizdeki süreçlerin ve iş akışlarının durumunu asla bilemeyeceğinizi mi düşünüyorsunuz? Tüm bu sinir bozucu evraklar üzerinde daha fazla kontrol ve görüş sahibi olmayı ister miydiniz? Satınalma istekleri için e-posta almak veya istekleri terk etmek ve merak etmek – “Bu e-postayla ne yapayım ben? Bir klasöre koyup unutayım mı? “Birkaç ay önce belgelendirilmiş işlemler basitçe takip edilmediğinden, uyumunuz sadece organizasyonunuzda gerçekleşmediğini biliyor musunuz?

BPM ve iş akışı yönetim sistemine geçme zamanı geldi de geçiyor!

İşiniz büyüdükçe iş akışını yönetmek göz korkutucu hale gelebilir ve işleri kontrol altına almaya nereden başlayacağınızı bilemeyebilirsiniz. Daha iyi prosedürlere, daha iyi CRM’e, daha iyi ERP’ye, daha iyi işbirliği yazılımı, daha iyi e-posta yönetimine veya başka bir şey eksiksiniz. İşletmenizin veya bölümünüzün İş Süreçleri Yönetimi’ne (BPM) veya İş Akışı Otomasyonuna ihtiyacı olduğunu düşünebilir, ancak emin değilsiniz. İşte, iş akışı yönetim sistemini uygulamayı düşünmenizin artık zamanı geldiğini gösteren 5 ihtimal işareti.

BPM ve iş akışı yönetim sistemine ihtiyacınız olduğuna dair 5 işaret

İşaret 1: Aynı veriyi birden çok sisteme giriyorsunuz.
İşletme ilk başladığında, 80’li yıllarda bir AS400’ün çekirdek bir sistemine yatırım yaptı. 90’lı yıllarda iş ERP olarak SAP ile başka bir iş satın aldı ve 2008’de Satış’ın yeni VP’si 400 satış ve servis çalışanı SalesForce’a taşıdı ve verimlilik ve satışlarda büyük artışlar sözü verdi. Bu geçmiş, iş yaptığınız işte olanlara biraz benziyor mu?

Peki, bu sistemler arasında nasıl bir çalışma olur? İşletmenin bir bölümünde bulunan bir analist veri girdikten sonra üçüncü bir alanın dördüncü bir sistemdeki bilgileri güncelleyebilmesi için işletmenin başka bir bölümü için bir rapor hazırlıyor mu?

Bu, iş için bir noktada işe yaramış olabilir, ancak şimdi işte bir çekişmeye neden oluyor. Veriler hızla çoğaltıldı ve tekrarlanan çabalar, doğru veriyi bulmak için daha fazla çalışma, boşa harcanmış zaman ve kaynak ve boşaltma alanına giren kâr anlamına geldi. Her departman veri girişi için farklı bir sistem kullandığında, işbirliği en iyi şekilde sıkıcıdır ve en kötü şartlarda da sinir bozucudur. Çoğaltmanın çok geç olana kadar gerçekleştiğini farketmeyebilirsiniz, çünkü çok az insan her bir sisteme erişebilir.

Bir iş süreci yönetimi yazılımı çözümü, insanları ve verileri tek bir sistemde bir araya getirir. İnsanlar verileri paylaşır ve bunu, başkalarının başka bir şeye ihtiyacı olsa bile, ihtiyaç duydukları şekilde kullanabilirler.

İşaret 2: Onay için çok fazla Excel belgesini e-postayla geçiyorsunuz.
Excel tablolarının üretkenliği arttırması sürpriz değildir. Başından beri neredeyse iş dünyası belgesi oldular ve bunun bir nedeni var. Koşullu biçimlendirme ve muhteşem grafik oluşturma gibi özellikler eğilimleri tanımlamanıza ve bir profesyonel gibi bilgileri sunmanıza yardımcı olur.

Ancak e-tablolar, herkesin e-posta gelen kutularını tıkarken işiniz için pek fazla bir şey yapmaz. E-tablolar veriler sunabilir, ancak her belge onay almak için birden fazla e-posta gelen kutusu üzerinden vahşi bir yolculuğa çıkar. Ve aldığınız sürüm, başkalarının yaptığı değişiklikleri içermeyebilir. Veya birden çok kişi değişiklikler yapmış olabilir ancak her sürüm listedeki herkese teslim edilmedi, bu nedenle onaylar daha da uzun sürer.

E-tablolar eski okuldalar ve günümüzün iş süreci otomasyonu dünyasındaki maçlarına katıldılar. Akıcı, ulaşılabilir veriler, herkesin gerçek zamanlı olarak en son sürümü görmesi ve e-postanın geçmiş kayıtlarını kontrol etmemesi anlamına gelir. Artı, veriler tek bir entegre sistemde, bu nedenle erişim konusunda daha fazla mazeret yok. Onaylar, otomatik iş akışı sistemleri ile asılı bırakılamaz.

İşaret 3: Hâlâ kağıt, Word veya PDF formları kullanıyorsunuz.
Kağıt formları, günümüz iş süreçleri için ölüm övüyor. Bilgi işlem araçları için kağıt formlarına güvenmek demektir:

Değerli zamanınızı kağıda el ile elemekten israf edin
Hatalar riskini arttırma
Verilerin sorumluluğunun ve sahipliğinin eksikliği
Kağıt yığınları için ekstra saklama alanı
Kağıt kesikleri – bu
Zaten kağıttan kaçınmaya ve dijital çağa geçmeye çalıştıysanız mantıklı bir sonraki adım muhtemelen Word ve PDF formlarıdır. Excel tabloları gibi, bir zamanlar Word ve PDF formları iş alanına girdi. Ancak veri paylaşımı, bu formlarla aynı derecede hantaldır. Kağıt kesilmesini önleyebilirsiniz, ancak yine de aynı dijital baş ağrılarından muzdarip olursunuz. Birçok yönden Adobe formları kağıttan daha acıdır. Onları doğrudan düzenleyebilir miyiz bilemezsiniz. Onları doldurabilmeleri için yazılım bulmaya çalışırken hayal kırıklığına uğrayan iş ortaklarına gönderiyorsun. Ya da daha da kötüsü, sadece onları basar ve bunları taranmış kağıt olarak geri gönderirler!

Otomatik iş akışı sistemleri, şirketinizin kağıt ve belgelerini azaltır. Tüm formlar oluşturulur, tamamlanır ve uygun bir yerde saklanır ve zamandan, paradan ve kaynaklardan tasarruf edilir. Özel yazılımları dolaştıran veya dolaştıran özel dolaplar yok, siz ve iş gücünüz her yere hergün her yerde gün içinde erişebilirsiniz.

İşaret 4: Yeni iş fırsatlarına uyarlanamayan veya genişletilemeyen eski sistemleriniz var.
Eski bir sistemde çok sayıda temel veri var. Operasyonların yeni bir VP’si işe yeni girdi ve çekirdeğer distribütör ağınızın kendi kayıtlarınızı güncelleyebilmesi ve sipariş vermesi için sisteminize erişimine izin vermenizi önerdi. Ama sıkışmışsın ve bir sorunun var. Baş Güvenlik Görevlisi (CISO), erişimin ancak öldüğü ve gömüldüğü zaman verildiğini söylüyor. Çok tehlikeli. Oh ve distribütörlerin görmesine izin vermek istediğiniz veri setlerini ayırmaya çalışmak, bunun gerçekleşmesi için 2 yeni modül satın almanız gerekeceğini söylememek için danışman olarak 6 SAP uzmanı masrafını günde 8000 $ arıyor demektir. .

Başka bir proje tozunu ısırıyor.

Sorun, eski sisteminizin yeni iş fırsatlarını karşılayacak kadar katı olmamasıdır. Yeni fırsatı kaçırmamak kötü bir haber olacak. Belki de distribütörleriniz, rakiplerinizin daha modern bir yaklaşımla kandırdıklarından kanal kaybederler ve iş için satış kaybederler. Yeni fırsatlar yeni zorluklar anlamına gelir ve eski sistemler bugünün piyasalarındaki testlere ayak uyduramıyor. Sistemlerinizin artıklıktan ve darboğazlardan kaçınmanız ve teslim etmeniz gerekiyor:

Şeffaflık
Akıcı iletişim
Performans Yönetimi
Sistem entegrasyonu
Büyük Verilere göre eğilim tanımlama
Genişletilebilir arayüzler
Mobil arayüzler
REST API’leri
Otomatikleştirilmiş süreç yönetim sistemleri, tüm bu çözümleri tek bir entegre sistemde sunar. Yeni iş olanakları ortaya çıktığında, eski sistemler başarısız olur, ancak bpm platformları bu vesileyle artar.

İşaret 5: Bakımı ve tadilatı zor olan birçok özel puan çözümü bulunmaktadır.
Muhasebe için özel bir yazılım paketi, insan kaynakları için bir başka özel yazılım parçası ve stok kontrolü için tamamen farklı bir özel COBOL yazılım çözümü var mı? Ve her biri nasıl çalıştığını anlayan yalnızca bir programcı var mı? Programcının ayrıldığı günün, sistem üzerinde herhangi bir değişiklik yapamayacağınız veya hatta bakım yapamayacağınızın farkındasınızdır.

Özel çözümler tek bir departman için de çalışabilir, işinizin ufkunu ve karını genişletmek için çok az şey yapar. Entegre yazılım paylaşılan veri hedeflerini çok sayıda küçük özel puan sisteminden çok daha verimli bir şekilde gerçekleştirir. Ortak ve modern platformlar, kilit geliştiricilerin bozulması ile ilişkili riski büyük ölçüde azaltır. Paylaşılan veriler, herkes tarafından erişilebilen bir süreç yönetimi aracı oluşturur ve nokta çözümlerinden kaynaklanan darboğaz sorunlarını önler. Gatekeeper sistemlerinden kurtulun ve işinize başlayın.

Eski yolları tutmak doğaldır. Ancak iş başarılı olmak için ilerlemelisiniz. Otomasyon, başarıyı yakalamak için kilometreleri daha yakından hareket ettirmenize olanak tanır. İş süreci yönetiminizi otomatikleştirmenin ne kadar kolay olduğunu görmek için ProcessMaker BPM‘i deneyin.