BPM Hikayesi: Alfa şirketinin iş süreçleri yönetimine geçişi nasıl oldu?

BPM Hikayesi başlıklı bu hikaye, Alfa şirketinde BPM iş süreçleri yönetiminin nasıl başladığına dair bir BPM hikayesidir. Bundan sonra mümkün oldukça bu tür hikayeleri sizlerle paylaşmayı düşünüyoruz. BPM Hikayesi diye aratırsanız ilgili yazılarımıza ulaşabilirsiniz. Şimdi Alfa şirketinin müdürü Ahmet bey ile tanışın. Ahmet bey ürün satmayı seven doğal birisidir. Dahası, herkese bir şey satmayı çok iyi bilir.

BPM Hikayesi: Alpha Inc'nin iş süreçleri yönetimine geçmesi

BPM Hikayesi: Alpha Inc’nin iş süreçleri yönetimine geçmesi

Ahmet beyin iyi bir satışçı olmasından dolayı Alfa şirketinin iyi kazanacağını ve her yıl istikrarlı bir büyümeye sahip olacağını düşünmüş olabilirsiniz, ama durum pek de öyle değil! Şirket daha fazla satabilir ve daha iyi sonuçlar elde edebilir ancak bu uzun vadeli bir çözüm değil. Neden mi? Çünkü Personel toplantılarında, Ahmet bey sürekli üretim problemleri hakkında bilgilendiriliyor ama konuyla ilgilenmeyi reddediyordu ve Ahmet bey çalışanlarına şöyle diyordu: “Sorunları kendini çözün, zaten bunun için maaş almıyor musunuz?”

Öyle ki; Bu durum düzenli olarak tekrarlanıyor ve sonuç olarak, personel giderleri satışların büyümesinden daha hızlı artmaya başlıyordu. Aylar sonra şirketin kazancında azalma başladı, ancak Ahmet bey bunun sebebini anlayamamıştı.

Zaman ve para grafiğiBir gün Ahmet beyin eski bir dostu olan ve kendi şirketini yöneten Fatih bey onun yanına geldi.

Fatih BPM Hikayesi

Fatih: Dinle Ahmet. Biz iş süreci yönetimi olan BPM yazılımını aldık. Bunun ne olduğunu biliyor musun?

 

Peter BPM Hikayesi

Ahmet: “Hiçbir fikrim yok dostum! ve gerçeği söylemek gerekirse, pek de umurumda değil. Böyle bir şeyi Alfa’ya kurmak için personelimi ikna etmeli, eğitmeliyim, bir sürü iş! Benim için yarın satış yapmak ve sizin kazandığınız kadar kazanmak daha kolay.” dedi

 

Fatih BPM HikayesiFatih: Elbette bu sana kalmış ama eğer bir gün fikrini değiştirirsen lütfen beni ara, sana ayrıntıları anlatabilirim.

Ahmet başını salladı ve yine bildiğini okuyup daha fazla reklam vermeye karar verdi.

Fatih beyin yardımcısı Kenan bey, Ahmet beyi uğurlarken kapıya kadar ona eşlik etti.

BPM'in faydaları

BPM’in faydaları

Kapı açıldığında Ahmet bey bir süre şaşkına döndü çünkü Fatih beyin park edilmiş yeni lüks otomobilini gördü 🙂 Kendi kendine “Ama bu nasıl mümkün olabilir ki?” dedi. Ahmet bey daha iyi bir satıcıydı ve müşteriler onunla çalışmayı tercih ediyorlardı.

Ahmet bey lüks otomobili gördüğü için kafasında bir şimşek çakmıştı! Eve geçtiğinde bütün geceyi internette sörf yaparak BPM iş süreçlerinin ne olduğunu anlamaya çalışarak geçirdi ve bir sürü bilgi buldu, ancak nasıl kullanılacağından pek emin değildi.

Sabah olunca Ahmet bey hemen dostu Fatih beyi aradı ve ona “iş süreçlerini şirketlerinde nasıl uyguladığını” açıklamasını istedi. Fatih iyi bir insandı, bencil değildi, bu yüzden arkadaşına yardımcı olmak için onu ziyaret etmeyi kabul etti. Söz verdiği gibi aynı gün içinde Fatih bey Ahmet beyi görmeye geldi ve konuşmaya başladılar.

Teori ve uygulama

  • Biraz teori.
  • ISO 9001: 2001’e dayalı tanım şu şekildedir:

Bu BPM hikayesi iş süreç yönetimine geçiş ve uygulama sonuçları ‘na dairdir.

Fatih BPM Hikayesi

Fatih bey ile BPM Hikayesi

Fatih:“Hammaddeleri, malzemeleri ya da yalnızca girdileri, ürün ya da hizmetlere (çıktılara) dönüştürmek için kaynakları kullanan herhangi bir faaliyet ya da faaliyet grubu, bir süreç kabul edilebilir. Bir organizasyonun etkin bir şekilde çalışabilmesi için, birbiriyle bağlantılı çeşitli faaliyetleri ve süreçleri belirlemeli ve yönetmelidir. Çoğu zaman, bir işlemin çıktısı başka bir işlemin çıktısıdır. Bir süreç, birbiriyle ilişkili alt işlemler dizisi de olabilir. Bu kavram idari, sağlık ve üretim (imalat) gibi tüm sektrölerde uygulanabilir.”

 

Peter BPM Hikayesi

Ahmet bey’in BPM Hikayesi

Ahmet: “Ben zaten bunları okudum ama BPM bize nasıl yardımcı olabilir? Bak mesela, bugün vardiya şefi geldi ve şunları söyledi: “Bir sipariş aldık, ancak ekipman kırılmış ve 2 aydır çalışmıyor. Şimdi bunu düzeltmek zorundayız ama ne varki müşterimizin verdiği siparişi ihtiyaç duyduğu son teslim tarihinde ​​karşılayamayacak gibiyiz.” Meseleyi inceledik ve bir satış temsilcisinin ekipmanla ilgili sorunu bilmediği ortaya çıktı çünkü yeni işe alınan biriydi. Bu nedenle sözleşmeyi imzalamışlar ve böyle bir süre vermişlerdi. Ona neden her şeyi kontrol etmediğini ve koordine etmediğini sordum. Bana bunu yapmak istediğini söyledi, ancak ticari bir gezide olduğu için ilgili müdürü bulamamış. Her gün aynı hikaye. Sonuç olarak israf edilmiş zamana sahibiz. İşte bu beni delirtiyor.”

Meyvesiz toplantı

Alfa şirketinde Değişim Nasıl Başladı?

  • Fatih: Bir dakika dur, yeni satış temsilciniz sipariş işleme prosedürlerinden niçin habersizdi?
  • Ahmet : Aslında satış temsilcimiz prosedürleri okumalıydı. Tüm prosedürleri 3 yıl önce açıkladık, ancak işler ve süreçler değişti.
  • Fatih: İşte cevap. Onun bir hata yapmasına izin vermişsin ve o da bu durumdan faydalanmış!
  • Ahmet : Evet, haklısın dostum. Ama söyler misin bana, senin şirketinde BPM gerçekten ne işe yarıyor?

 

Fatih BPM HikayesiFatih: Sana her şeyi anlatacağım Ahmetciğim. Kendini rahat hisset dostum, çünkü bu uzun bir hikaye. 5 yıl önce işe başladığımızda, herşeyi kendimiz yapmıştık, Hatırladın mı? Gelirimizi arttırmak için günde 12 saat çalışıyorduk. Sonra bir gün, bunu hergün yapamayacağımızı fark ettik. Zira aynı hızda ilerlemek için çok yorulmuştuk. Bunun için de müşterilerle çalışacak satış elemanları ve yöneticileri işe almaya başladık. Ve sonra ortalık cehenneme dönmeye başladı. 

Fazla çalışma

Büyük Değişim Başlıyor..!

Zaman ve para grafiği

Fatih bey yaşadıklarını sırasıyla anlatmaya şöyle devam etti:

  • Şirket Kurucusu olduğumuz için her şeyi biliyorduk: müşterilerle iletişim kurma, ürünü doğru bir şekilde satma, fırsatları yakalama… Ancak ne varki, satış ekibimiz denetimsiz şekilde çalışırken müşterilerimize gerçekçi olmayan sözler vermişler. Gelirimiz hafif hafif artarken giderlerimiz de önemli ölçüde arttıyordu. O sırada bir şeyi değiştirmeye karar verdim.
  • Bilgi aramaya başladım ve uzmanlarla görüştüm. Sonra iş süreçlerini tanımlamamız gerektiğine karar verdik. İşte bizim yaptıklarımız: Oturduk ve iş süreçlerimizi tanımlamaya başladık. Aslında bu kadar basit.
  • Tüm prosedürleri (işlemleri) yazdık ve her çalışanın ne zaman ne yapması gerektiği konusunda bilgi verdik. Bizim kullandığımız dil ise çok basit bir dil olan BPMN.
  • Daha sonra prosedürleri yazdırdık ve yeni gelenlerin hepsine öğrettik.
  • Haftada bir kez süreçleri iyileştirmek için bir araya geldik, çünkü gerçek deneyimler, tecrübeler birikiyor ve düzeltmeler yapmak gerekli oluyordu.
  • Zaman geçtikçe, gittikçe artan yeni süreçler ortaya çıktı. ve biz onları da tanımlayıp devreye aldık.
  • Sonuç olarak, işlerimiz düzenli şekilde ilerliyordu. Biz BPM’i çok sevdik!

İş süreçleri

Peter BPM Hikayesi

Ahmet : Bu kadar basit mi? Buna inanamıyorum. Sonuçlar nasıldı peki? İyi miydi?

 

Fatih bey iş süreç yönetimine geçiş ve uygulama sonuçları ‘nı anlatmaya devam ediyor:

Fatih BPM HikayesiFatih: Mükemmel! Bir yıl sonra, toplantılarda çalışanlarımız tarafından yapılan hataları analiz etmek için vakit harcamak yerine süreçlerimizi nasıl iyileştireceğimizi tartışmaya başladık. Açıkçası, biri tüm sorunları bu şekilde çözemez, ancak bunların çoğu kesinlikle ortadan kaldırmıştır. Ve bu çok şey. Doğru!

  • Ahmet : Teşekkürler Fatih! Şimdi ne yapacağımı biliyorum. Alpha’daki iş süreçlerini modellyecek ve her şeyi değiştirecek bir kişiyi işe alacağım.
  • Fatih: Hayır, bu işler o şekilde yürümüyor! Sen ve şirket çalışanları katılmazsa, faydası olmayacaktır.

 

Peter BPM HikayesiAhmet : Hmm..!
Peki, süreçleri tanımlayıp modelledikten sonra ne olur? Hepsi saat gibi çalıştı mı?
Bana şirketinizde bu sürecin nasıl olduğunu anlatır mısın?.

Fatih BPM HikayesiBiliyorsun, bunun olumlu bir etkisi oldu.
Ancak prosedürlerin sayısı sürekli arttı.
İşlemler doğruydu ancak çalışanlar bazen belirli talimatları yerine getirmeyi unutuyordu. Örneğin; Sipariş formlarını doldurmayı veya zamanında mesaj göndermeyi unutuyorlardı.
Hatalar birikti. Usullere uymayan çalışanları iyileştirmeye çalıştık, ancak yalnızca insanları korkuttuk.

Evrak

Evet BPM Hikayesi burada bitmedi, yeni başladı… Paylaştığımız bu ilk BPM Hikayesi olan “Alfa şirketinin iş süreçleri yönetimine geçiş öyküsü” isimli hikayenin ardından devam eden diğer bölümlerini blog sayfamızda sizlerle paylaştık. Yeni hikayelerle görüşmek üzere, hoşçakalın.

BPM Hikayesinin ikinci bölümünü okumak için: Alfa şirketinin iş süreçleri yönetimine geçiş öyküsü

BPM Hikayesinin son bölümü olan üçüncü bölümünü okumak için: Alfa şirketinin iş süreç yönetimine geçiş ve uygulama sonuçları öyküsü 3