How do you apply Business Process Management to your business?
İş Süreçleri Yönetimini İşinize Nasıl Uygularsınız?
İŞ SÜREÇ YÖNETİMİ (BPM)
Paylaşım:
Sürekli büyüme ve ölçeklenebilirlik arayan işletmeler, "o ekstra avantajı" sağlayabilecek farklı yaklaşımlarla bu hedeflere ulaşmaya çalışıyor. Böyle bir yaklaşım, bir işletmenin faaliyetlerinde sürekli iyileştirmeler bulmayı ve yapmayı amaçlayan iş süreci yönetimidir. Bu, şu anda iş dünyasında onu karmaşık bir iş geliştirme alanı haline getiren çeşitli uygulamalar, teknikler ve araçlar içeren popüler bir taktiktir.
EC-MSP'deki rolümde, sayısız işletmenin İş Süreçleri Yönetimi aracılığıyla operasyonlarını iyileştirmesine yardımcı olduk ve yıllar içinde Teknoloji ve BT bakımının nasıl BPM'nin ana bileşenleri olduğu hakkında çok şey öğrendik, aşağıda daha ayrıntılı olarak inceleyeceğiz.
İş Süreçleri Yönetimi Nedir?
İş Süreçleri Yönetimini İş İmajınıza Nasıl Getirirsiniz 1İş Süreçleri Yönetimi (BPM), iş operasyonlarının yönetimine yönelik bir yaklaşımdır. Tüm işletmelerin süreçleri vardır ve en verimli ve etkili süreci bulmak başarıya katkıda bulunacaktır. Dijital çağımızda, bu genellikle iş süreçlerini çok daha karmaşık ve sofistike hale getiren teknolojinin dağıtımını içerecektir. Bu, özellikle şu anda mevcut olan yeni ve gelişmekte olan teknolojiler yelpazesi göz önüne alındığında geçerlidir.
BPM disiplini, bir pilot aşamadan geçerek ve kullanılacak bitmiş süreci geliştirmeden önce etkinliği gözden geçirerek mevcut iş süreçlerini iyileştirmenin yeni yollarını arar. BPM, benzersiz projelerden ziyade tekrarlanan iş akışlarıyla ilgili olması nedeniyle proje yönetiminden veya görev yönetiminden farklıdır. Ancak, tüm bu yaklaşımlar, proje veya sürecin sonucunu iyileştirmeyi amaçlamaktadır. BPM'de süreçler değişken olabilir veya daha fazla veya daha az ölçüde yapılandırılmış olabilir.
Teknoloji, özellikle otomasyon söz konusu olduğunda, iş süreci yönetiminin anahtarıdır. Kullanılan farklı teknolojiler arasında robotik süreç otomasyonu (RPA), yapay zeka (AI), bulut bilişim, analitik veya nesnelerin interneti (IoT) yer alabilir. Bununla birlikte, BPM mutlaka teknoloji kullanımını içermez ve belki de yalnızca iş süreçlerinin geliştirilmesine ve değer sunmaya odaklanmıştır.
BPM'ye yönelik yaklaşımlardaki temel farklılıklardan biri, insan katılımı düzeyidir.
İnsan Merkezli BPM ile süreçler, kullanıcı arayüzüne ve insanlarla iletişime daha fazla vurgu yapılarak, insanlar etrafında çalışacak şekilde tasarlanmıştır.
Buna karşılık, Entegrasyon Merkezli veya Sistem Merkezli BPM, minimum insan müdahalesi gerektiren farklı sistemler arasındaki süreçlerle ilgilidir. Bu sistemlere örnek olarak Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) veya İnsan Kaynakları Yönetimi (HRM) verilebilir.
Belge merkezli BPM, biçimlendirme, doğrulama ve imza alma gibi bir iş akışında belgelerin geçmesi gereken süreçler etrafında oluşturulmuştur.
Ücretsiz Rehberinizi Alın: Yoğun İçerikli Süreçleri Otomatikleştirerek İşletmenizdeki Tıkanıklıkları Nasıl Açarsınız?
Business Management Process Suite, BPM projelerini desteklemeyi amaçlayan çeşitli teknolojik araçlara verilen terimdir. Belirli bir ortamın operasyonel ihtiyaçları için altyapı teknolojisine sahip bir yazılım paketidir. Bu tür araçlar, iş süreçlerini otomatikleştirmenin bir yoludur, ancak BPM'nin kendisi ile aynı değildir.
BPM'ye bir alternatif, Yalın ve Altı Sigma metodolojilerinin bir kombinasyonu olan Yalın Altı Sigma metodolojisidir. Ayrıca iş performansını iyileştirmeyi amaçlayan Yalın Altı Sigma, israfı ve fazlalığı ortadan kaldırmak ve müşteri memnuniyetini artırmak için analitik bir yaklaşım benimsiyor.
İş Süreçleri Yönetiminin Faydaları Nelerdir?
Her büyüklükteki kamu ve özel kuruluş için BPM'ye geçişi sağlayan birçok avantaj vardır. Bunlar aşağıdaki noktalarla özetlenebilir:
Çeviklik
Yüksek düzeyde değişim geçiren pazarlarda, işletmelerin ayak uydurmak için süreçlerini değiştirmeleri gerekir. BPM, operasyonları duraklatmalarına, yeni süreçleri uygulamalarına ve ardından sorunsuz devam etmelerine izin veren disiplindir. Bu, bir organizasyonun istikrarsız veya öngörülemeyen durumlara daha uyumlu ve duyarlı olmasını sağlar.
Yeterlik
İş süreçlerinin baştan sona entegrasyonu, bu süreçlerin yakından izlenebileceği ve gecikmelerin minimumda tutulabileceği anlamına gelir. Süreç sahipleri sürecin durumu hakkında bilgilendirilebilir, böylece darboğazların önüne geçilebilir. BPM ayrıca süreçlerin otomasyonunu ve optimizasyonunu sağlar, bu da gereksiz görevler ve insan hatası olasılığının ortadan kaldırılabileceği anlamına gelir.
Uyma
Tüm işletmeler için uyulması gereken hükümet ve endüstri düzenlemeleri vardır. Bunu yapmamak, önemli para cezaları ve cezalarla sonuçlanabilir. BPM uygulamaları, kuruluşların düzenlemelerine ve standartlarına ayak uydurmalarına yardımcı olabilir. Bu, uygun çalışanları bilgilendirerek ve uygunluk gerekliliklerini yerine getirmek için prosedürleri doğru bir şekilde belgeleyerek elde edilir.
Maliyet azaltma
2018'de yapılan bir ankette, kuruluşların yarısı BPM'nin benimsenmesinin ana nedeni olarak maliyet düşürmeyi gösterdi. Süreçler maliyetler, süreler, kaynaklar ve sıklık açısından haritalanabilir, bundan sonra maliyetlerin nerede düşürülebileceğini belirlemek daha kolaydır. BPM çözümleri ayrıca sistem tıkanıklığını ortadan kaldırabilir ve ürün satışları için teslim süreleri azaltılabilir, bu da satışların ve gelirlerin artmasına neden olur.
Çalışan Odağı
BPM, yönetim süreçlerini basitleştirmeye ve tekrarlayan ve zaman alan görevleri ortadan kaldırmaya yardımcı olabilir. Bu, çalışanları rollerinin temel yönlerine odaklanma konusunda özgür ve potansiyel büyüme alanlarını belirlemek için daha iyi bir konumda bırakır.
Görünürlük
Süreç otomasyonu, ek izleme yöntemlerine ihtiyaç duymadan kuruluşları iş süreci işlevleri ve performansı hakkında bilgilendirebilir. Bu şeffaflık düzeyi, sonuçlar izlendiğinde daha iyi yönetime ve yapıların ve süreçlerin daha kolay ayarlanmasına yol açar.
Devam etmekte olan gelişme
BPM'nin mükemmel bir yararı, gözden geçirilene kadar (yerinde tutulandan ziyade) sürekli iyileştirmelere olanak sağlamasıdır. Bu, süreçlerin ayarlanabileceği, eklenebileceği ve optimize edilebileceği ve sürekli değişime tabi olduğu anlamına gelir. Büyümeye yol açacak yeni gelişmeler için her zaman potansiyel vardır.
Kaydedilen Sonuçlar
BPM, hayata geçirilen yeni süreçlerin sonuçlarını takip etme imkanı sağlar. Bu, maliyet avantajları veya zaman tasarrufu ile ilgili olabilir ve bunlar sürekli olarak izlenebilir. Sonuçların bu raporlanması, başka bir kolaylaştırılmış süreç olarak otomatikleştirilebilir.
BPM yaklaşımını eleştirenler, bunun yeniliği kısıtlayan yapılandırılmış bir sistem olduğunu ve bu nedenle hızlı değişim dönemlerine uygun olmadığını iddia ediyor. Ancak doğru yapıldığında BPM, işletmelerin pazardaki yerlerini korumalarına ve yeni alanlarda da gelişmelerine olanak sağlar.
İş Süreçleri Yönetimi Kılavuzu
İş Süreçleri Yönetimini İş İmajınıza Nasıl Getirirsiniz?
BPM uygulaması, dönüşümlü olarak aynı yaşam döngüsünü takip eder. Bu model genellikle aşağıdaki aşamalarda tanınır:
Tasarım: Bu aşamada, bilinen tüm süreçler, iş süreci haritalaması olarak adlandırılan şeyde tanımlanır. Buna iş akışlarının, işletim prosedürlerinin, uyarıların ve bildirimlerin, hizmet düzeyi anlaşmalarının ve eskalasyonların analizi dahildir. Yeni tasarım, mevcut süreçleri temel alıyor ve insanları ve sistemleri farklı iş akışlarına entegre ediyor.
Model: Bu aşama potansiyel süreci alır ve performansını farklı senaryolarda değerlendirir. Teorik tasarım, fiyat dalgalanmaları gibi farklı değişkenlerin hesaba katıldığı bir dizi adımla modellenmiştir. Bu, doğrusal akış şemaları veya iş süreci diyagramları aracılığıyla temsil edilebilen varsayımsal bir süreçtir.
Yürüt: BPM'nin yürütülmesi manuel veya otomatik olabilir veya her ikisinin bir kombinasyonu olabilir. İş Süreçleri Otomasyonu (BPA) veya dijital dönüşüm, iş süreci yönetimi paketlerinin kullanımını içerebilirken, RPA sunum düzeyinde çalışabilir. İşletmeler iş süreci için kendi yazılımlarını geliştirebilir ve süreç doğrudan modelden yürütülebilir. Bu yazılım, insan girdisi için daha anlaşılır hale getirmek için İş Süreci Modelleme Notasyonunu (BPMN) kullanabilir.
İzleme: Bu aşamada bireysel iş süreçleri izlenir ve performansları hakkında bilgi toplanır. Bu bilgi, sürecin genel verimliliğini ve etkililiğini bulmak için analiz edilir. Bu, tasarruf edilen zaman ve kaynakları ve maliyet etkinliğini içerir. İş Aktivitesi İzleme (BAM) gereksinimleri değişiklik gösterir ve değerlendirme ve analiz gerçek zamanlı olarak sağlanabilir.
Optimize Etme: Kuruluşlar, optimize ederek, izlemede toplanan bilgileri kullanma ve tasarım sürecine geri koyma şansına sahip olurlar. Potansiyel tıkanıklık veya verimsizlik alanları belirlendikten ve iş değerinin sürekli gelişimine geçildikten sonra daha fazla iyileştirme yapılabilir.
BPM'nin başarısında önemli bir faktör, iş ve BT'nin her departmandaki zorlukların üstesinden gelmek için entegre edilebilmesidir. Şirketler daha sonra bu zorlukları tanımlamalı ve her süreci hedefleri açısından gözden geçirmelidir. Her süreç için ayrıca aşağıdakileri belirlemek gerekir:
Nerede başlar ve nerede biter
Tamamlanması için gerekli faaliyetler ve işlevler
İlgili ekipler ve bireyler
Her aşamada veri akışı
BPM uygulamasının en yaygın alanları arasında insan kaynakları, çalışan veya müşteri katılımı, müşteri hizmetleri, tedarik zinciri ve finans ve satın alma yer almaktadır.
Önemli BPM Araçları Nelerdir?
Analiz amacıyla BPM uygulamalarına entegre edilebilecek araçlar şunları içerir:
SIPOC (Tedarikçiler, Girdiler, Süreç, Çıktılar, Müşteriler) çizelgeleri, süreçleri görsel olarak belgelemek için bir teknik.
Rolleri ve sorumlulukları ortaya koyan RACI (Sorumlu, Hesap Veren, Danışılan, Bilgilendirilen) matrisi. Bu aynı zamanda, müşterinin bakış açısına odaklanarak tasarım aşamasını netleştiren RAM (Sorumluluk Atama Matrisi) veya LRC (Kaliteye Doğrusal) ağaçları olarak da bilinir. Altı Sigma metodolojisinde CTQ ağaçları kullanılır.
En İyi BPM Kaynakları Nelerdir?
BPM alanında ağ oluşturma ve yönetişim için çok sayıda kuruluş vardır. Bunlara İş Akışı Yönetim Koalisyonu (WfMC), BPM Enstitüsü ve BPM Profesyonelleri Derneği (ABPMP) dahildir. Ayrıca, Uluslararası İş Süreçleri Yönetimi Konferansı yılda bir kez gerçekleşir. ISO/IEC 15944, BPM'deki en iyi uygulamaları yöneten uluslararası bir standarttır.
İş Süreçleri Yönetimi Çok Faydalı Olabilir
Alınacak en iyi stratejinin geliştirilmesi duruma özeldir, ancak uzman BT danışmanlığının yardımıyla desteklenebilir. Hem iş hem de BT politikalarını ve ayrıca her sürecin hedeflerini dikkate almalıdır. BPM'nin daha büyük resmi göz önünde bulunduran bütünsel bir yaklaşım benimsemesi gerekiyor, böylece uygulamalar ayrık ve düzensiz değil.