Başarılı bir ERP uygulaması, doğru insanları ve yaklaşımı seçmenin bir sonucudur. Neyi başarılı kılan hakkında konuşalım.

ERP uygulamaları zaman alıcı ve pahalıdır. Birine girmeden önce manzaradan haberdar olmalısınız. Yöntem, yazılım, iş uyumu, her şey önemlidir. ERP pazarında yeni olmanıza veya bir değişikliği düşünmenize bakılmaksızın, bu yayın yaygın ERP uygulama sorunlarını tanımlamanıza ve bunlarda gezinmenize yardımcı olacaktır.

Bu yazıda, kullanılan farklı ERP uygulama yöntemleri, dikkate alınması gereken faktörler, zorluklar, en iyi uygulamalar ve hatta ERP uygulamalarının başarısız olmasının yaygın nedenleri hakkında konuşacağız.

Başlayalım.

ERP uygulama yaşam döngüsü

Size biraz bilgi vermek için önce tipik bir ERP uygulama yaşam döngüsüne bakalım. Bir ERP uygulamasında meydana gelen adımları çağırabilirsiniz.

1. ERP'leri değerlendirme

Şirketiniz için bir ERP almaya veya kullandığınız geçerli olanı değiştirmeye karar verdiniz. Böylece internette arama yapar, inceleme sitelerini ziyaret eder ve hatta iş çevrelerinizdeki diğer kişilere sorarsınız. ERP'leri incelemek, özellikler, kullanılabilirlik, maliyet vb. Açısından şirketiniz için uygun olup olmadığını görmek için çok önemlidir. Sadece bir demo ve danışma ile daha derin bilgi alacaksınız. Sizin için işe yarayıp yaramayacağı hakkında fikir edinmek için ERP sistemini anlayın. Bol miktarda araştırma yapmalı ve çok fazla bilgi almalısınız. Bir ERP seçmeden önce şirketiniz için neyin önemli olduğu konusunda kıdemli liderlikle görüşün.

İpucu : Bir ERP evlilik, uzun vadeli bir taahhüt gibidir ve yarı yolda bırakmak size pahalıya mal olacaktır.

2. Boşluk analizi

Mevcut sisteminizi anladıktan sonra ERP servis sağlayıcınızın danışmanları tarafından yapılır. Danışmanlar, ERP ile mevcut iş süreçleriniz arasındaki boşlukları belirler. Örneğin, yapay elmaslar üretiyor olabilirsiniz ve ERP yazılımı şu anda onu haritalamak için tüm özelliklere sahip değildir.

İpucu : Danışmanlar boşlukları yalnızca işinizi ayrıntılı bir şekilde açıkladığınızda tanımlayabilir.

3. Veri taşıma

İş süreçlerinizin ERP ile eşleştirilebileceği anlaşıldıktan sonra, veri taşıma işlemi başlar. Bu, mevcut tüm verilerinizi eski sistemden yeni ERP'ye aktarmak anlamına gelir. Finansal kayıtlar, işlemler, müşteri, tedarikçi kayıtları, ilgili tüm iş verilerinin içe aktarılması bir miktar kesintiyi en aza indirir.

İpucu : Uygulamadan önce verilerinizi içe aktarmaya her zaman hazır tutun.

4. Özelleştirme

Bu bizi kişiselleştirmeye getiriyor. Bu, özel geliştirme özellikleri ile boşlukları doldurmayı içerir. Özelleştirme tüm boşlukları halleder, böylece işiniz tüm süreçleri uyguladığınız pahalı ERP ile tam olarak eşleyebilir.

İpucu : Genel kural, özelleştirmeyi minimumda tutmaktır. Bu şekilde yeni sürümlere yükseltmek daha kolaydır.

5. Test

Sistem üretimini hazır hale getirmeden önce, birden fazla test turu şarttır. Bu, özellikle birçok özelleştirme söz konusu olduğunda geçerlidir. Hem ERP servis sağlayıcıları hem de müşteri şirketi, üretimde sorunsuz çalışması için sistemi herhangi bir hatayı filtrelemek için test eder.

İpucu : Hataları veya birlikte gösterimleri belirlemek için çalışanlardan geri bildirim alın.

6. Yayına geçin

Tüm boşluklar dolduğunda, çalışanlar yeni ERP'ye adapte oldu ve kapsamlı testler yapıldı, ERP servis sağlayıcınızın uygulamanın tamamlandığını bildirme zamanı geldi. Bu sizi ERC servis sağlayıcısının yazılımı korumak ve yardım sağlamak için yıllık bir ücret talep ettiği AMC'ye veya destek düzenlemelerine götürür. Ne kadar zaman tasarrufu yaptığınızı görmek için ERP uygulaması öncesi ve sonrası değişiklikleri ölçmek iyi bir fikirdir.

İpucu : Uygulama resmi olarak sona ermeden önce kuruluşunuzun ayarlardan ve özelleştirmelerden memnun olduğundan emin olun.

ERP uygulama yöntemleri

Herhangi bir ERP uygulamasına başlamadan önce, doğru yöntemi seçmek ve sağlayıcı ile beklentileri belirlemek çok önemlidir. Genel olarak, kullanılan iki yöntem vardır: Şelale ve Çevik. Farkı görelim.

Şelale

Şelale yönteminde, yukarıda gördüğünüz tüm noktalar birbiri ardına takip edilir. Önceki adım tamamlanana kadar işlem ilerlemez. Bu, teknik özellikler / gereksinimler belgeleri tam olarak ele alınmazsa ERP uygulamasını bile başlatamayacağınız anlamına gelir.

Kulağa düzenli gelse de, Şelale yöntemi aslında birçok ERP uygulamasının başarısız olmasına neden oluyor. Neden sorabilirsiniz. Basitçe çünkü zaman alıcı ve insanlar sabrını kaybediyor. Bu, bugün bile büyük şirketlerde popüler olan eski bir model.

Çevik

Agile'de tüm noktalar hala birbiri ardına takip ediliyor. Aradaki fark, bir önceki adımın devam ederken bir sonraki adımın başlayabilmesidir. Agile, birden çok adımın paralel olarak çalışmasına ve yineleme ve iyileştirme adımlarını yeniden gözden geçirmesine izin verir. Örneğin, Üretim ve satış gibi modüller kullanıcı testi altındayken Satın Alma ve Stok modülleriyle canlı yayına geçebilirsiniz. Bu, şirket için değişiklik yönetimi zorluklarını düzelten artımlı değişiklikler yapmanızı sağlar.

Şelale'deyken, kaynaklar önceden belirlenirken, Agile'de, hareket halindeyken eklenirler. Uygulamanın ne kadar kaynak gerektirdiğine dair mükemmel hesaplamalar yapamayacağınız için bu daha hoş bir yaklaşımdır. Süreçler paralel çalıştığından, Agile yöntemini kullanırken iletişim önemlidir.

Karşılaştırmayı çizmek için bir şema:

ERP'de iş süreci eşlemesi nedir?

Bir ERP uygulamasına başlamadan önce, şirketinizin mevcut iş modelini ve operasyonel zorlukları bilmek önemlidir. Bir ERP servis sağlayıcısının danışmanları size bir demo sunacak ve iş süreçlerinizi tartışacaktır. Genellikle, bir ERP hizmetine abone olduktan sonra uygulamaya yönelik daha derin bir tartışma yapılır.

İş süreci eşlemesi için iş kullanım durumlarınız ve senaryolarınız danışmanlar tarafından seçtiğiniz ERP yazılımıyla eşleştirilir. Bu, işletmenizin karmaşıklığına ve ölçeğine bağlı olarak birkaç gün veya birkaç hafta sürebilir. İşletmenizin ERP yazılımıyla eşleştirilebileceği anlaşıldıktan sonra, ERP'nin işletmeniz için uygun olduğunu ve sürecin uygulama aşamasına girdiğini söyleyebilirsiniz.

ERP uygulama zorlukları

ERP uygulamanızın sorunsuz çalışmasını sağlamak için, uygulama aşamasında ortaya çıkan ortak zorlukların farkında olmalısınız. Bunlar yaygın tuzaklar:

1. Proje şampiyonu belirsizliği

Bir proje şampiyonu, ERP servis sağlayıcısı ile şirket arasındaki tek temas noktasıdır. İdeal olarak, şirketinizin iş süreçlerinde deneyimli bir kıdemli çalışan olmalıdır. Küçük şirketlerde sahibi / muhasebecidir ve daha büyük olanlarda üst yönetimden gelirler. Kimin proje şampiyonu olduğu veya birden fazla proje şampiyonu olması belirsizliği iletişimsizlik ve kaosa neden olur. Proje şampiyonu odaklanmış ve yönlendirilmiş bir birey olmalıdır.

2. Değişiklik yönetimini sağlayamama

Üst düzey yönetim ile birlikte proje şampiyonunun çalışanları yeni ERP'ye hazırlaması ve yönlendirmesi bekleniyor. İnsanları değişime motive etmek kolay değildir. Genellikle, iş yazılımındaki değişiklikler dirençle karşılanır. Yalnızca çalışanlar yeni ERP'yi kabul ederse şirket ERP yazılımını başarıyla kullanabilir. Bu, personelin yeni ERP kullanması için eğitilmesini de içerir.

3. Üst Yönetimin katılımı yok

Bir ERP'nin uygulanması kuruluş çapında büyük bir değişikliktir, bu nedenle üst yönetimin katılımı çok önemlidir. Üst yönetim (Başkan Yardımcısı, yönetmenler vb.) Çatışmaları desteklemek, yönlendirmek ve çözmek için orada değilse, uygulama süreci dahili uzman rehberliği olmadan çalışır.

4. Maliyetleri küçümseme

Karmaşıklığa, çeşitliliğe, çalışan gücüne ve işinizin diğer faktörlerine bağlı olarak, bir ERP uygulamasının toplam maliyeti çok değişebilir. Genel bir kural olarak, iş karmaşıklığı ve çeşitliliği ile maliyetler artar. Daha basit bir deyişle, daha karmaşık ve farklı faaliyetler daha yüksek uygulama maliyetleriyle sonuçlanır. Bu nedenle, maliyetleri olabildiğince doğru bir şekilde tahmin etmek için servis sağlayıcılarınızla birlikte açık olmanız ve ilgili tüm bilgileri paylaşmanız önemlidir. Anında beklenmedik ekstra yazılım geliştirmelerinin daha fazla maliyet eklediğini unutmayın.

5. İş dünyası vakaları

Birçok işletme, ERP'de ek geliştirme veya özelleştirme gerektiren bazı niş süreçlere sahip olacaktır. Ancak işinizde bu kadar çok niş süreç varsa, uygulamayı bir ölçüde geciktirir ve ayrıca size daha fazla maliyet getirebilir.

ERP uygulama hatasının yaygın nedenleri

İş kullanımı için bir ERP seçmek ve almak hem zaman hem de para açısından pahalıdır. Bu nedenle, tüm hatalardan kaçınmak ve güvenli kıyılarda kalmak uygundur. Başarısız uygulamalardan kaynaklanan kayıplar o kadar ciddidir ki, birçok şirket ERP'leri uygulamaya çalışırken iflas etmiştir. ERP'lerde uygulama hataları, yanlış uygulama stratejisinin seçilmesinden çalışan motivasyonu eksikliğine kadar değişen nedenlerden kaynaklanmaktadır. Onlara bir göz atalım:

1. Uygulama metodolojisi

Daha önce bir bölümde tartıştığımız gibi, uygulama yönteminin seçimi uygulama hızını büyük ölçüde etkiler. İş sürecinin karmaşık olduğu olgun işletmelerde, Şelale yaklaşımını kullanmak tüm projenin kaymasını sağlayacak kadar felaket olabilir. Frappe bu tür vakaları oldukça sık gözlemlemiştir.

2. Hedeflerin yanlış anlaşılması

Başlangıçta, ERP danışmanlarıyla iş hedefleriniz ve gereksinimleriniz hakkında konuşursunuz. 2 ay sonra, birkaç önemli şeyden bahsetmeyi unuttuğunuzu fark ediyorsunuz. Bu felaket için bir reçetedir. İş birimleri arasındaki karşılıklı bağımlılık ve ilişkiler kadar önemli bir şeyden bahsetmeyi unutursanız, ERP uygulamasının büyük bölümünü değiştirir. Böyle bir durum uygulamayı geciktirecek ve en kötü durumda başarısızlığa yönelecektir. Bu aynı zamanda gereksinim toplama konusunda kapsamlı olmanızı gerektirir.

3. Kaynak kıtlığı

Uygunluğu ve hedefleri bulduktan sonra uygulamaya girdiğinizi varsayalım. Bir ay sonra, operasyon görevlerinde uygulama görevlerine yardımcı olacak yeterli sayıda kişinin olmadığını veya muhasebe departmanının yeni uygulamaya katılmak istemediğini fark ediyorsunuz. İşte, daha fazla gecikme ve hatta durma. Muhasebeciler kullandıkları herhangi bir yazılıma alışmış alışkanlıklardır.

4. Özelleştirmelere asılmak

Özelleştirmeler kaçınılmazdır, çünkü her işletme benzersizdir ve kendi gereksinimleri vardır. Ancak onlarla ne zaman devam edileceğini ve ne zaman duracağını belirlemek önemlidir. Her küçük işletme boşluğunu daha fazla özelleştirmeyle doldurmaya çalışmak, yalnızca işlemi daha uzun sürebilir. Bu, canlı yayın tarihinin daha ileriye itilmesine yol açar.

5. Veri taşıma sürtünmesi

Şimdi, ERP uygulamanıza başladığınızı ve verilerin hazır olmadığını düşünün. Daha da kötüsü, veriler hazır olsa bile, veri çoğaltma ve yanlış kayıtlar gibi problemlerle dağınıktır. Bil bakalım ne oldu? Uygulamanız tekrar ertelendi. Ve bu gerçekten acıyor, çünkü verilerin taşınmaya hazır hale gelmesi haftalar ila aylar arasında sürebilir. Bu çok önemli bir adım olsa da pek çok şirket bunu görmezden geliyor gibi görünüyor.

ERP uygulaması için en iyi uygulamalar

Zorluklardan ve başarısızlık nedenlerinden öğrenerek, şimdi en iyi uygulamaların bir listesini görelim. Bu kusursuz bir plan değildir, hatalar olur, ancak bu noktalar size çok fazla acı kazandıracaktır.

1. Verilerinizi hazır tutun

Mevcut şirket verileriniz önemlidir . Bu nedenle, verilerinizi temiz ve hazır tutmak zorunlu bir uygulamadır. Verileri önleyici olarak hazır tutmanın en büyük nedeni, fiili uygulama başladığında zamanın boşa harcanmamasıdır. Esneme, biliyorum, sıkıcı ama ERP'yi üretime hazır aşamaya hızlandırma üzerinde büyük etkisi var.

Şirketler çoğu zaman ERP uygulamasına dalar ve şirket verileri hazır olmaktan çok uzaktır. Daha nadir durumlarda, şirketler gecikmeli uygulama için ERP sağlayıcısını ironik bir şekilde suçluyorlar.

2. Hedefleriniz hakkında net olun, iletişim kurun

Tüm iş sürecinizi iyi anlayın ve tüm gereksinimleri toplayın. Bu gereksinimler, kullanacağınız ERP ile eşleştirilecektir. Söylemeye gerek yok, araştırmanız ve anlayışınızla eksiksiz olun. ERP'den herhangi bir gereksinimi veya beklenen hedefleri geride bırakmayın.

3. Herkesin gemide olduğundan emin olun

CxO'lardan yeni birleştiricilere kadar, ERP'yi kullanacak her çalışanın gemide olması gerekir. Bu, farklı roller için farklı şeyler anlamına gelir. CxO'lar, Başkan Yardımcısı ve yöneticilerin değişikliği desteklemesi ve uygulama sırasında ortaya çıkan karmaşık sorunları veya zorlukları çözmesi beklenmektedir. En yaygın olanı değişime dirençtir. Bireysel çalışanlar veya gruplar yeni ERP'yi kullanmak için motivasyona ve eğitime ihtiyaç duyar.

4. Kapsamlı UAT

Yine bir diğer vazgeçilmez kısım ise kapsamlı kullanıcı kabul testidir. Uyguladığınız ERP'nin departmanlar arasındaki ve departmanlar arasındaki tüm gereksinimleri karşıladığından emin olun. İşlemler, raporlar, entegrasyonlar, vb. Sistemi üretim için kabul etmeden önce her şey düzgün çalışıyor olmalıdır.

5. Önce kullanın, daha sonra özelleştirin

Daha önce tartıştığımız gibi, özelleştirme önemlidir. Ama neyin daha önemli olduğunu biliyor musun? Önce kritik süreçlerin çalışır durumda olduğundan emin olmak. İşi durdurmayan her şey bekleyebilir. Günlük işler için kritik olmayan bu daha küçük özellikler, ikincil özelleştirmeler olarak bilinir.

ERP'mi kim uygulayacak?

Çoğu durumda, iş sürecinin uygun olduğunu ve uygulamaya devam eden ERP uygulama danışmanları vardır. Birçok ERP sağlayıcısı, uygulamayı gerçekleştiren bir ortak ağına sahiptir. Alışılmadık bir şekilde, şirket içi çalışanlarınızın bazı danışmanlıklar ile bir uygulamayı daha hızlı sürdürebilmeleri için en iyi insanlar olduğunu düşünüyoruz, ancak muhtemelen muhalefet ediyoruz.

Sonuç

Yaygın hatalardan kaçınırsanız, bazı en iyi uygulamaları takip edin ve doğru seçimleri yapın, başarılı bir ERP uygulaması devam ediyor. Gördüğümüz gibi, bir ERP uygulaması önemli taahhüt, zaman ve para gerektiren uzun vadeli bir projedir. Bir ERP uygulamak resmin sadece yarısıdır, ayrıca en iyi getiriyi elde etmek için iyi kullanmanız gerekir. Bir koşu bandı satın almak gibi bir ERP uygulamasını düşünün. İşlerin işe yaramasını sağlamak için, düzenli olarak da çalıştırmanız gerekir.

ERP uygulamaları pahalı olmak zorunda değil, tek yapmanız gereken biraz özveri ve bağlılık. Ve şirketinizin ERP uygulamasından başka kim kendi çalışanlarınızdan daha sorumlu olacak! ERPNext hakkında konuşuyorsak, hepsini Frappe'deki ekibin rehberliğinde kendiniz uygulayabilirsiniz.

Agile vs Waterfall uygulama metodolojileri hakkında çok ayrıntılı bir belge istiyorsanız, teknik incelememizi indirin .

Şirketiniz için henüz bir ERP'niz var mı? Değilse, ilk adımınız ne olacak? Yorum yapın ve bize bildirin.