Suez Eau France, 100 Milyon Müşteri Faturasını Yönetmek İçin Alfresco'yu Seçti
Suez Eau, 12,6 milyon son kullanıcı + 12 bin çalışanıyla en zorlu su ve süreç zorluklarının nerede meydana gelirse gelsin üstesinden gelmek zorunda kaldı ve kullandıkları eski sistemleri yerine geleceğe hazır bir sistem inşa etmek zorunda kaldı ve Suez Alfresco'yu seçti. Neden bu seçimi yaptı dersiniz? İşte detaylar:
12,6 milyon son kullanıcıyla Suez Eau, Fransa'daki en büyük ikinci su hizmeti şirketidir. Şirketin 12.000 çalışanı tüketicilere, yerel yönetime, imalat şirketlerine ve çiftçilere hizmet vermektedir.
Zorluklar
Suez Eau France, eskiyen ECM uygulaması için geleceğe hazır bir yedeğe ihtiyaç duyuyordu. Fransız yasaları Suez Eau'nun müşteri faturalarını on yıl saklamasını şart koşarken, Fransız veri koruma kurumu CNIL faturaların on yıl sonra imha edilmesini şart koşuyor. Her yıl eklenen 10 milyon yeni belge ile Suez Eau, müşteri hizmetleri temsilcileri ve benzer şekilde müşteriler tarafından kolayca ve anında erişilebilir olması gereken toplam 100 milyon belgeyi saklıyor.
BT departmanı, Suez Eau’nun arşivleme sistemini modernize etmek ve aşağıdaki görevleri gerçekleştirmek istedi:
10 yıllık geçmiş verileri PDF / A arşivleme formatına dönüştürün.
Belgeleri web üzerinden müşterilere sunun.
İş uygulamalarının belgelere doğrudan erişmesini sağlayın.
Tüm arşivlenmiş verileri aramak için verimli bir arayüz sağlayın.
Yeni faturalara otomatik olarak elektronik imza ekleyin.
Kayıt yönetimi yetenekleri (süreç izleme, denetim takibi vb.) Ve belgelerin otomatik olarak elden çıkarılması dahil olmak üzere güvenli bir arşiv yönetimi politikası uygulayın.
Çözüm
Alfresco bir çalışmanın ardından seçildi.
İlk olarak, tüm arşiv içeriği AFP depolama formatından PDF / A formatına dönüştürüldü. Meta veriler, dahili dosya etiketleri olarak belgelere entegre edildi.
Alfresco sunucusu, PDF dosyalarının Centera güvenli arşivleme cihazlarında depolanması dahil olmak üzere tüm müşteri verilerini ve belgelerini yönetir. Fransız yasalarına uymak için Suez, faturaların hiçbir zaman değiştirilmediğini kanıtlayabilmelidir. Bir yardımcı yazılım, on yıl sonra faturaları otomatik olarak temizler.
Açık bir çözüm olduğu için Alfresco, API'ler aracılığıyla belge üretim sisteminin tüm bileşenleriyle entegre olabilir. Faturalama çözümü tarafından günlük olarak oluşturulan belgelerin düzgün bir şekilde entegre edilmesini sağlamak için arayüzler geliştirildi. Bu arayüzler:
Belgeleri Alfresco sunucusuna entegre edin.
Uyumluluğu sağlamak için tüm belgeleri sayın ve kontrol edin.
Bir Almetis cihazı kullanarak belgeleri elektronik olarak imzalayın.
İş uygulamalarının belgelere erişimini sağlamak için arayüzler ve özel araçlar da geliştirilmiştir. Yerel Alfresco arayüzü, birden çok kriter gerektiren karmaşık aramalar için kullanılır.
BT hizmetleri sağlayıcısı Alyotech, geliştirme ve uygulama yönetiminden sorumluydu. Suez Eau Fransa ayrıca Alfresco Danışmanlık Hizmetleri'nden mimari öneriler için sordu. Suez Eau Fransa Müşteri Bilgi İşlem Birimi, ECM ve Masaüstü Yayıncılık Müdürü Brigitte Desmas, "Proje boyunca bize yardımcı olan Alfresco danışmanının sağladığı desteğin kalitesini gerçekten takdir ettik" dedi.
Araçların kullanımı çok kolay olduğu için yeni çözümün kurulumu hızlıydı. Tüm işlemler otomatiktir ve PDF'ler kendi meta verilerini taşır. Alfresco sayesinde, Suez Eau France’ın 4,5 milyon müşterisi ve 800 müşteri hizmetleri temsilcisi, ihtiyaç duydukları faturaları anında bulabiliyor. Bu, iyi bir müşteri hizmeti için çok önemli bir özellik. Faturalama, yazdırma ve arşivleme çözümü, 2017'den itibaren tüm yerel yönetim satıcıları için zorunlu olacak olan Chorus Portail Pro (CPP) elektronik faturalama aracı ile tamamen uyumludur.
Sonuçlar
Bayan Desmas, “Bugün, sağlam ve mükemmel yanıt sürelerine sahip bir uygulamamız var. Tüm süreci izleyebilmemiz için üretim araçlarımızda ince ayar yapabilecek bir konumdayız.
Alfresco'ya teşekkürler:
Suez Eau France personeli, arşivlenmiş 100 milyona kolayca erişebilir
Belgeler (faturalar ve hatırlatmalar).
Müşteri hizmetleri temsilcileri, faturaları işletme aracılığıyla hızlı bir şekilde alabilir
Müşteri sorularına yanıt vermek için uygulamalar.
Suez Eau France, "e-fatura" politikasından yararlanarak
müşterilerle etkileşimlerinde kağıt kullanımı.
Müşteri hizmetleri temsilcileri, yerel hükümet taleplerini karşılamak için eski arşivleri hızla alabilir veya belgeleri toplu olarak çıkarabilir.
Yeni sistem, denetim durumunda zorunlu olan izleme politikasına uygundur.
Suez Eau France için bir sonraki adım, Alfresco kullanarak web üzerinden erişilebilen müşteri klasörlerine e-postaları, metin mesajlarını ve diğer iletişim türlerini entegre etmek olacak.
