On Yılın Bilgi Yönetim Zorluğu

Birçoğumuz evden çalışmanın (ve eğitimin!) Zorluğunu ilk elden yaşıyoruz. Sadece uzun mesafe boyunca iş ve hayatı dengelemeye çalışmıyoruz. Sürekli yeni beceriler ve alışkanlıklar öğrenmek zorundayken, sınırlı bir alanda gerçek zamanlı olarak iş ve yaşamı çılgınca birleştiriyoruz.

Şirketler ve devlet kurumları için durum aynı değildir, ancak bireylerin deneyimledikleri ve örgütlerin deneyimledikleri arasında bazı paralellikler vardır.

Kuruluşlar, bir işgücünü yeni araçlarla donatmak ve yeni çalışma uygulamaları sunmak zorundadır. Hiper çevik kalmak ve müşterilerin ve çalışanların ihtiyaçlarına hızlı bir şekilde cevap vermek zorundalar. Bu kriz sırasında düzenleyici ortam biraz daha affedici olsa da (belki) özel müşteri bilgilerini, fikri mülkiyeti, finansal verileri ve diğer önemli bilgileri bir dizi eski ve yeni tehdide karşı korumak zorundalar.

Alfresco olarak, bu eşi görülmemiş süre boyunca müşterilerimizin önemli bilgileri korumasına nasıl yardımcı olacağımızı çok düşünüyoruz. Bu blogda 3 ortak evden çalışma (WFH) bilgi yönetişim hatası ve bunlar hakkında ne yapılacağı vurgulanacaktır.

1. Yerel olarak saklanan dosyaların aşırı kullanımı

Tüm işgücü evden çalışırken, paylaşılan depolara erişim ve VPN altyapısının kullanımı çoğu zaman kırılma noktasına kadar fırlayacak. Güvenilirlik bir sorun haline gelirse, müşteri, finansal ve diğer önemli bilgiler de dahil olmak üzere daha fazla içerik yerel sabit disklere giden yolu bulacaktır.

Çalışanlar, yerel olarak çalışmak için etkin içeriğin ve kayıtların hileli kopyalarını oluşturacaktır. Bu içerik, evde yaygın olan ve tipik bir şirket ağında olduğundan daha yaygın olan siber güvenlik tehditlerine tabi olacaktır. Daha da kötüsü, artık yerel olarak depolanan içeriğin artık gerekmediğinde silinmesi pek olası değildir. Kimin ne kadar süreceğini bilenler için - yönetilmeyen ve korunmasız - takılır.

Bu soruna en etkili çözüm, bu dosyaları yerel makineyle senkronize etmek, ancak merkezi depoda bulunan kontrolleri korumaktır - güvenlik işaretleri, saklama programı vb. Gibi kayıt yönetimi politikaları da dahil olmak üzere bilgi yönetimi kurallarını masaüstü. Kullanıcı yerel dosyalarla çalışma kolaylığını korur ve kayıt yöneticileri ve uyumluluk görevlilerinin endişelenecek bir şeyleri daha azdır.

Masaüstü Senkronizasyonu, Senkronizasyon ve Paylaşım ve İçerik Hizmetleri Platformlarında nispeten yaygın bir özelliktir. Ancak, evde güvenli ve güvenli bir iş gücü elde etmek için satıcınızın Desktop Sync ile Yönetim Hizmetlerini birleştirme yeteneğini kontrol ettiğinizden emin olun.

2. İçeriğin uygunsuz paylaşımı

Evden çalışırken en sık yapılan hatalardan biri, içerik paylaşırken hıza ve rahatlığa öncelik vermektir. Bu, önemli bilgilerin ek olarak e-postayla gönderilmesine veya kişisel senkronizasyon ve paylaşım hesapları yoluyla paylaşılmasına yol açar. Görüşme sırasında diğer taraflarla paylaşmanın kolay bir yolu olarak video konferans platformlarına yüklenen son derece hassas belgelerle ilgili birden fazla hikaye bile duyduk.

Bu yöntemlerin hiçbirinde, genellikle işyerinde bulunan güvenlik, erişim denetimleri, şifreleme vb. Özellikleri yoktur. Ancak kullanıcılar şimdi her zamankinden daha fazla hız ve rahatlık istiyor.

Çözüm, birinci sınıf bilgi yönetişimi kontrolleri sunarken, genişletilebilir web ve mobil uygulamalar aracılığıyla bulutta erişim kolaylığını ve kullanım kolaylığını vurgulayan bir içerik hizmetleri platformudur. Yönetişim kontrolleri merkezi depodaki içeriğe kolayca uygulanır (ve gerektiğinde masaüstü bilgisayarlarla senkronize edilir) ve kullanıcıların hızdan ve kolaylıktan ödün vermeden dosyalar yerine güvenli bağlantıları paylaşmaları teşvik edilebilir.

3. Önemli İnceleme ve Onay Süreçlerinin Kısayollanması

İçerik merkezli birçok iş süreci, önemli içeriğin gözden geçirilmesini ve onaylanmasını içerir. Bunun nedeni, içeriğin Kişisel Olarak Tanımlanabilir Bilgiler (PII), işe alım ayrıntıları, talepler, siparişler veya şikayetler gibi kritik iş içeriği içeriği veya hatta hassas finansal veya sözleşme bilgileri içermesi olabilir.

Evden çalışırken, iş akışı ve içerik paylaşım araçları uzaktan kullanım için tasarlanmadığından inceleme ve onay süreci bozulabilir. İnceleme ve onay acele edilir. Kayıt olarak bildirilmesi gereken etkin içerik bildirilmez. Saklama programları gibi önemli kayıt yönetimi kontrolleri yapılmaz.

Bu sorunun çözümü iki yönlüdür. Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, birincisi, önemli içeriği daha iyi yönetmek ve korumak için İçerik, Süreç ve Yönetişimi sorunsuz bir şekilde bir araya getiren modern, bulut tabanlı bir iş akışı çözümüne sahip olmaktır.

İkincisi - ve tartışmasız daha etkili olan nokta, kullanıcıların inceleme ve onay sırasında mümkün olduğunca otomatikleştirerek “daha ​​akıllıca çalışması ”dır. İş kuralları ve yapay zeka / makine öğrenimi uygulanarak içerik otomatik olarak değerlendirilebilir ve belgeyi türüne göre sınıflandırmak için anahtar bilgiler çıkarılabilir; sözleşmeler, faturalar, satınalma siparişleri, banka ekstreleri vb. Otomatik sınıflandırma ile, belgeden çıkarılan bilgiler hızlı ve doğru bir şekilde meta verileri doldurabilir ve saklama kurallarını belirlemek, kişisel olarak tanımlanabilir bilgileri (PII) ve daha fazlasını belirlemek için kullanılabilir.

Sonuç? Kayıt yönetimi politikalarından ve güvenliğinden taviz vermeden inceleme ve onay süreçlerini yönetmek için gereken manuel çabada büyük bir düşüş.

Sonuç

Kriz dönemlerinde, çoğu zaman daha iyi zamanlara kadar bekleyebilen bir onay kutusu alıştırması olduğuna inanan, çoğu zaman Bilgi yönetimi arka yakıcıya konur. Alfresco'da, evden kitlesel olarak çalışan mevcut pandeminin aslında Bilgi Yönetimini farklı bir ışıkta kullanma fırsatı verdiğine inanıyoruz.

Desktop Sync ile bilgi yönetimi, kullanıcıların bilgileri korurken yerel dosyaların ve zaman zaman ağ veya VPN kesintilerinin rahatlığıyla çalışmasını sağlar. Desktop Sync yalnızca içeriği senkronize etmekle kalmaz. Kurumsal Bilgi Yönetişimi politikalarını da senkronize eder.

Web ve mobil cihazlar için kullanımı kolay, genişletilebilir bulut tabanlı uygulamalar sayesinde, çalışanların uygunsuz veya onaylanmamış dosya paylaşım tekniklerine başvurması gerekmez. İçeriği kurallara dayalı görünmez bir bilgi yönetimi katmanında kolayca ve güvenli bir şekilde paylaşabilirler.

Otomatik sınıflandırma, iş kuralları ve AI / ML aracılığıyla, gözden geçirme, sınıflandırma ve kayıt beyan / yönetiminin mümkün olduğunca otomatik hale getirilmesi sayesinde evden çalışırken önemli inceleme ve onay süreçleri canlı tutulabilir.

Bu blogun faydalı olduğunu umuyoruz ve daha fazla bilgi için son web seminerimize bakın: 2020'de Ele Alınması Gereken 6 Bilgi Yönetişimi Zorlukları: 

https://www.alfresco.com/events/webinars/how-solve-6-common-information-governance-challenges