New York Temizlik Birimi verimliliği ve işbirliğini Alfresco ile Geliştiriyor
New York Şehri Temizlik İşleri Dairesi (DSNY), her gün 10.500 tondan fazla konut ve ticari çöp ve 1.760 ton geri dönüştürülebilir malzeme toplayan dünyanın en büyük temizlik departmanıdır. DSNY'nin 10.000'den fazla çalışanı vardır ve çevrecilik alanında liderdir ve katı atık sahalarına sıfır atık göndermeyi taahhüt eder.
Zorluklar
NYC Sanitasyon Departmanı (DSNY), dünyanın en büyük temizlik departmanı olarak, tümü 10.000 çalışanının ömrü boyunca saklanması gereken milyonlarca sağlık kayıtlarıyla ilgilenir. Alfresco'yu uygulamadan önce, bu kayıtlar, gezinmesi zor ve bakımı çok pahalı olan kağıtlardı.
2012 yılında, operasyonlarını basitleştirmek ve sağlık kayıtlarını kağıt tabanlı bir ortamdan elektronik bir ortama taşımak amacıyla DSNY, iş süreçlerini kolaylaştırmak ve belge saklama ve uyumluluğu iyileştirmek için Alfresco'yu uygulamaya koydu.
Alfresco kullanarak DSNY, binlerce mevcut ve eski çalışanın sağlık kayıtlarını yönetmek için bir elektronik tıbbi kayıt (EMR) sistemi oluşturmayı başardı, milyonlarca kağıt kaydı çevrimiçi hale getirdi ve kullanıcıların kritik bilgilere hızlı ve kolay bir şekilde erişmesini sağladı.
Yıllar sonra, DSNY'nin tüm sitelerinde, kullanıcıların kağıt belgelerden hızlı ve kolay bir şekilde bilgi almasına ve yönetim raporları oluşturmasına - yalnızca tıbbi bilgi yönetim sisteminde değil - tüm sistemlerde standart bir görünüm ve his yaratmanın bir yoluna ihtiyacı vardı.
Çözüm
Çeşitli çözümleri değerlendirdikten sonra DSNY, Alfresco'yu kağıt tabanlı tüm birimlerinde uygulamayı seçti, halihazırda sahip oldukları kağıt kayıtlarını dijitalleştirdi ve ileriye doğru mümkün olduğunca kağıdı ortadan kaldırdı. Alfresco ortağı Xenit ile birlikte çalışan DSNY, kullanıcı dostu ve Windows Gezgini tipi bir ortamı taklit eden bir Alfresco arayüzü - Alfred Masaüstü - yaratmayı başardı.
DSNY'nin bilgisayar sistemleri yöneticisi Marc Nash, "Alfresco, kullanıcı deneyimini gerçekten kolaylaştırıyor ve Xenit bizim için bir mucize oldu" dedi. "Yapılandırmalar kolaydı ve bilgiler otomatik olarak Alfresco'ya çekilip yerleştirildi. Tümünün kullanımı çok kolay ve Windows Gezgini'ne çok benziyor, bu da kullanıcılarımızın bu kadar mutlu olmasının ana nedenlerinden biri. "
Şehir sözleşmelerini yöneten hukuk grubunun bir yan kuruluşu olan DSNY'nin sözleşme grubu, Alfresco'nun belge arama becerisini nasıl geliştirdiğinden de memnun kaldı. Alfresco'dan önce, bir sözleşme için bir talep yapıldığında, bunu bulması iki hafta kadar sürebilirdi çünkü kullanıcılar kağıt arşiv kutularını fiziksel olarak aramak zorunda kalıyordu.
Nash, "Artık Alfresco'ya girip sözleşmeyi dakikalar içinde alabilirler," dedi. Kullanıcı ile telefonda konuşurken gerçek zamanlı olarak uygulama aracılığıyla bulabilir ve e-posta ile gönderebilirler. Bu emsalsizdi. "
Sonuçlar
Bugün, DSNY'nin tıbbi bilgi yönetim sistemi Alfresco ile tamamen entegredir ve Alfresco platformuna 20 ek alt siteyi entegre ederek tüm iş birimlerinde 175'ten fazla kullanıcının belgeleri kolayca aramasına, erişmesine ve işbirliği yapmasına olanak tanır.
Nash, "Artık birçok farklı işletme birimi Alfresco'ya erişebilir ve tüm belgelerini arayabilir ve kağıtlara çok fazla güvenmek zorunda kalmadan birbirleriyle işbirliği yapabilirler" dedi. "Tıbbi bilgi yönetim sistemimiz artık% 97 kağıtsız ve% 100 kağıtsız olma yolunda ilerliyor."
Belgeler Alfresco'ya yüklendiğinde, kullanıcılar belirli içeriğe dayalı olarak bunlara kolayca erişebilir ve web komut dosyaları, verileri çıkarmak ve aranabilir meta verilerle belgeleri doldurmak için de kullanılabilir. Her bir DSNY grubu kendi sitesini yönetir ve diğer gruplara ve kullanıcılara kolayca erişim verebilir.
Nash, bir sonraki adımın ek özellikleri, işlevleri ve yükseltilmiş kayıt yönetim sürümü için Alfresco Content Services 6.2'ye yükseltmek ve sonunda her şeyi Alfresco Cloud'a taşımak olduğunu söyledi.
Nash, "Alfresco ile sözleşme grubu ve onlarla işbirliği yapan diğer tüm gruplar - mühendislik denetimi, finans ve satın alma ve sermaye bütçesi - birbirlerinin sitelerine erişebiliyor," dedi. “Önceden her şeyi kağıtla yapıyorlardı, bir kuryeyle birbirlerine bir şeyler gönderiyorlardı ve bu günler sürdü. Artık belge Alfresco'ya girildikten sonra, herkes dakikalar içinde ona erişebilir. "
Notlar:
EMR veya elektronik tıbbi kayıtlar, bilgisayar sisteminde depolanan bilgilere sahip hasta grafiğinin dijital versiyonu anlamına gelir. Bu nedenle hastanın tıbbi öyküsü, laboratuvar testleri, tanıları vb. Bu bir uygulamada iyi çalışır, ancak bunlar sınırlıdır, çünkü bunlar kuruluşun tesislerinin dışına çıkamaz.
EHR ve EMR arasındaki asıl farkın ortaya çıktığı yer burasıdır.
EHR veya elektronik sağlık kayıtları, kişinin dijital sağlık bilgisidir. EMR'ye zaten dahil olandan çok daha fazlasını içerir. EHR'ler hayati belirtiler, geçmiş tıbbi öykü, teşhisler, ilerleme notları, ilaçlar, alerjiler, laboratuvar verileri, aşı tarihleri ve görüntüleme raporlarını içerir. Bu bilgi kuruluşun tesislerinin dışında da seyahat edebilir.
