Kayıt yönetimi, kayıtlar biçiminde ticari faaliyetler ve işlemler hakkında kanıt ve bilgilerin yakalanması ve sürdürülmesi için süreçler dahil olmak üzere, kayıtların oluşturulması, alınması, bakımı, kullanımı ve elden çıkarılmasının etkin ve sistematik kontrolünden sorumlu yönetim alanıdır. Kayıt, kurumsal veya bireysel bir faaliyetin başlatılması, yürütülmesi veya tamamlanmasında üretilen veya alınan bilgilerdir ve faaliyetin kanıtını sağlamak için yeterli içerik, bağlam ve yapı içerir.

Kayıt yönetiminin (RM) kapsamı tipik olarak kuruluşun bilgi ihtiyaçlarının planlanmasını ve ardından kayıt olarak yakalanması gereken bilgilerin tanımlanmasını içerir. Bunların her biri, organizasyonu ve imhası da dahil olmak üzere kayıtlarla ilgili politika ve uygulamaların oluşturulmasını, onaylanmasını ve uygulanmasını gerektirir. Bu süreç, fiziksel kayıtların kısa ve uzun vadeli olarak saklanmasını ve elektronik bilgilerin tanımlanması, sınıflandırılması ve saklanmasını işleyen bir kayıt depolama planını içerir. İş gizliliği, veri gizliliği ve genel erişim gereksinimlerini dengeleyerek kuruluşun içinde ve dışında kayıtlara erişimin oluşturulması. Son olarak, bu ilkeler artık gerekmeyen kayıtların saklanması veya imha edilmesi için gereklidir. Kuruluşun politikalarına, yasal gereksinimlerine ve hükümet düzenlemelerine göre, bu, arşivdeki kayıtların imha edilmesini ve / veya kalıcı olarak korunmasını içerebilir.

İş değeri

Kayıt yönetiminden elde edilen iş değeri, öncelikle uyumluluk ve veri gizliliğinden kaynaklanır. Yeni uyum düzenlemeleri ve tüzükleri nedeniyle kayıt yönetimi şirketler arasında artan bir ilgi görüyor. Devlet, hukuk ve sağlık kurumları güçlü bir tarihsel kayıt yönetimi disiplinine sahipken, genel ticari kayıt tutma yetersiz bir şekilde standartlaştırılmış ve uygulanmıştır. Buna ek olarak, kurumsal skandallar, kurumsal kayıt uyumu, saklama süresi gereksinimleri, davaya hazırlıklı olma ve ilgili konulara olan ilgiyi yeniledi. Son olarak, kurumlar içinde kayıt yönetiminin görünürlüğünü artıran önemli bir dahili sorun var. Kayıt yönetimi genellikle, bir organizasyon içinde en düşük seviyelerde gerçekleştirilebilen gereksiz veya düşük öncelikli bir idari görev olarak görülür. Kayıt yönetiminin önemi konusunda farkındalık yaratmak ve kurum kültürünü değiştirmek için eğitim ve değişim yönetimi faaliyetlerine ihtiyaç vardır.

Unibravo, ilk gereksinimlerin toplanmasından, korumanın her adımında yer alan süreçlerin tasarlanmasına, sistem özelleştirmesine ve dağıtımına kadar kayıt yönetiminin tüm yönlerinde uzmanlığa sahiptir. Unibravo, kurumsa içerik ve doküman yönetimi ile iş süreçleri yönetimi dahil olmak üzere küçük ve büyük projelerde deneyime sahiptir.