Şirketlerde iş süreci değişikliklerinin günümüzdeki yoğunluk seviyesi, kaosu önlemek için sadece iki yön bırakıyor: İş süreci yönetiminin (BPM) verimli BT sistemini entegre etmek veya şirketin süreçlerini aşırı kontrol ile mikro yönetim. BPM sistemlerinin günümüzde belirgin bir yükseliş göstermesinin nedeni budur.
Alfresco nedir?
Alfresco, özünde Java teknolojileri bulunan, kuruluşlar için ücretsiz ve lisanslı Dijital İş Platformu sunan bir bilgi ve iş süreci yönetimi yazılım ürünleri grubudur. Şirketteki Alfresco dijital dönüşümü hakkında daha ayrıntılı bilgi edinmek istiyorsanız, önceki makalemizi okuyabilirsiniz.
Alfresco çözümlerinin avantajlarını daha derinlemesine incelemeden önce, Alfresco sürümlerinin genel olarak kabul edilen şartlarıyla herkesin aynı sayfada olduğundan emin olalım.
Community Edition (CE), resmi olarak belirtildiği gibi kritik olmayan iş süreçleri veya içerik ihtiyaçları için kullanılması beklenen Alfresco tarafından desteklenen ücretsiz bir açık topluluk platformudur. Bununla birlikte, deneyimlerimize göre, dışarıdan tedarik edilen Alfresco danışmanlarının veya geliştiricilerinin ekipler halinde bir araya gelmelerinin desteğini alarak, herhangi bir seviyedeki kuruluş için de uygundur. Şirket için yeni özellikleri ve uygulama araçlarını araştırmak için iyi bir temel oluşturur. Yeni bir şey icat edebilir ve bunu zorlu teknoloji meraklıları ile başarılı bir şekilde uygulayabilirsiniz.
Enterprise Edition (EE), Alfresco veya sertifikalı iş ortaklarının desteğini tercih eden, kurumsal düzeyde özelliklere ve devam eden güncellemelere, ölçeklenebilirliğe ve yüksek performansa duyarlı işletmeler için Alfresco platformunun bir abonelik sürümüdür. CE'nin servis ve destek aralığından farklıdır ancak aynı özellik setine sahiptir. EE, daha fazla bağlanabilirlik gerektirdiğinden ticari dağıtım için daha çok tavsiye edilir. Şirket içinde ve bulutta kullanılabilir.
İlerlemek isteyen ve büyümenizi destekleyecek sinerjik bir ortak bulmak büyük bir mesele. Aimprosoft Alfresco geliştiricileri, özel geliştirme hizmetleri sunmanın yanı sıra, Alfresco açık kaynak topluluk platformuna düzenli olarak katkıda bulunur. Çünkü misyonumuz işimizi iyi yapmanın ötesinde. İlerlemek ve ilerlemek için çabalıyoruz.
Alfresco yeteneklerine genel bakış
Evrakların güvenli bir şekilde saklanmasında uyum varsa, işte düzen olacaktır. Nasıl yönettiğimiz, dosyaları saklama şeklimiz ve onlarla çalışma şeklimiz yıldan yıla verimliliğimizi etkiler.
Daha sonra, toplantı sonrası ses parçaları, video konferans görüşmesi kayıtları, beyin fırtınası oturumu notları, sınıflandırılmış belgeler ve cihazda düzensiz olarak depolanmak için kullanılan diğer kritik bilgileri içeren tüm bu yığın klasörleri nasıl düzelteceğinizi anlatacağız. intranet sunucuları.
İstisnai özelliklerden biri, özellikle dikkat edeceğimiz dijital belge yönetim sistemidir. Diğer dikkat çekici seçenekler, bu vakalar üzerinde bir an durduğumuz iş akışı ve işbirliğidir.
İŞ SÜREÇLERİ YÖNETİM SİSTEMLERİ ile İŞ AKIŞLARINIZ NASIL DAHA İYİ OLABİLİR?
Öncelikle, "iş akışı" teriminin ne anlama geldiğine karar verelim. Business Dictionary'ye göre, iş akışı, kuruluşun faaliyetleri için sonuçlanmış bir değere sahip birkaç kişinin katıldığı bir iş sürecini oluşturan, güvenilir şekilde tekrarlanabilir adımların (sıralı veya paralel) bir ilerlemesidir.
İş akışı, şirketin günlük iş süreçlerinin otomatikleştirilmesi - Alfresco'nun ana nedeni ile ilgili temel bir terimdir. Bu nedenle, İş Süreçleri Yönetimi (kısaca BPM), işbirliği ortamında uygun dizi eylemleri, bilgi ve belge akışında çalışma çabalarını düzenlemek için bir araçtır. BPM'ler gömülü CRM sistemlerini, CMS'leri, muhasebe sistemlerini tamamlar ve Alfresco EDM sistemleriyle eşleştirilerek bilgi işleme ve alışverişi sıraya koymaya olanak tanır.
İş akışları, anlayamayacağımız gizemli bir şey değildir. Herkes e-postayla, akıllı telefon (çağrılar, mesajlar, uygulamalar) ve hatta ağızdan ağza iletişim yoluyla her gün işlemleri başlatabilir ve hareket ettirebilir. Evet, Alfresco'suz bir dünyada olur. Ayın karanlık tarafına ışık tutalım - teknoloji tarafı.
Her iş akışı kendi sanal alanında yürütülür. Alfresco'da devam eden diğer akışların mantığını veya işlevselliğini bozmayı önler. Bu iş hareketi, yalnızca bilgilerin gizliliğini devam ettirerek atananlar ve başlatıcı tarafından görülebilir.
Teknik olarak sistem, hareket tarzını kolaylaştıran Alfresco modüllerinden ve bileşenlerinden herhangi birini bağlamak için Activiti üzerinde çalışıyor. İş kullanıcıları, sık sık olduğu gibi, eğer öyleyse karar ağaçları, düğümlerle nasıl başa çıkılacağını görsel olarak görebilirler. Kullanılan iş akışı motoru, iş akışı süreç yönetimi olanağını büyük ölçüde genişleten 3. taraf uygulamalar, API'ler ve kitaplıklar ile entegre edilebilir. Ama hiç de değil. İş akışı tasarımcısı (Activiti tasarımcısı), kullanıcıların herhangi bir kod satırı olmadan basit iş akışları oluşturmasına olanak tanır. Diğer durumlarda, en cesur fikirlerinizi hayata geçirmek için Alfresco geliştiricilerinden yardım istemelisiniz.
Alfresco depolamanın yanı sıra, içeriğiniz, her bir gösterge panelinden oluşan ayrı gösterge tablolarıyla donatılmış web sitelerinde saklanabilir. Hem çekirdek hem de Alfresco Share için özelleştirilebilen sistem olarak geliştirme ve danışmanlık hizmetleri talep edilmektedir.
DOKÜMAN YÖNETİMİ
Köklü belge yönetimi eksikliklerle doludur. Yanlış yerleştirilen çeşitli dosyalar, çalışanlardan sayılamayacak kadar zaman alır. Tek bir çalışanın doğru belgeyi bulmak için haftada 5-6 saat harcadığına inanılıyor. Belgelerin yeni sürümlerinin sürekli üzerine yazılması ve üzerine basılması, sürüm kontrolünü bozar. Belgelerin bulunduğu dağınık alan, ofisi mağazaya dönüştürür ve harcamaları kağıda yansıtır.
Alfresco ile elektronik belge yönetim sistemi (EDMS), mevcut belgeleri başa çıkma, aktarma, onaylama ve şeffaf bir şekilde akıllı bir iş akışına göndererek sorunları düzeltir. Dahası, yasal, pazarlama veya mühendislik belgeleri olsun, yüksek öneme sahip dosyalar çok az çabayla bulunabilir, paylaşılabilir ve güvence altına alınabilir.
Bununla birlikte, Alfresco çözümleri EDM ile sınırlı değildir. Tamamlayıcı bir unsur, akıllı dosyaların yayılmasının iş sürecinin kalbine entegrasyonudur. Sonuç olarak bilgiler, mevcut uygulamalar ve insanların kullandığı cihazlar aracılığıyla zamanında doğru kişinin eline ulaşır. Amazon benzeri arama, etiketli dosyaları önceden olduğu gibi çağırmaya izin verir. Sürüm kontrolü sayesinde kayıtlarda hiçbir değer kaybolmayacaktır. Alfresco, belge yolculuğunun ortasında tüm değişiklikleri kaydetmeye özen gösterdi, böylece ihtiyacınız olan değişen ayrıntıları bulma umuduyla klasör yığınlarına veya e-posta zincirlerine dalmanıza gerek kalmaz. Bırakın Alfresco geliştiricileri vakada kalsın.
Kısacası, ECM yöneticileri Sherlock Holmes tümdengelimli muhakemeyi denemek yerine odaklarını değiştirip büyük resmi görmeleri için serbest bırakır.
KURUMSAL İŞBİRLİĞİ
Her zaman olduğu gibi, her türlü işbirliğinin otomasyonu için bir talep olacaktır. Kurumsal içerik yönetimi alanında sağlam bir yer edinen Alfresco C-seviyeleri, bu günlerde insanların özlem duyduğu ekip çalışmasına doğru heyecan verici bir iş hamlesi yaptı.
Zaten kapsamlı bir şekilde test edilmiş bir BPM sistemine sahip olmalısınız. Artık işlerin kurum içinde hem içeride hem de dışarıda kolektif bir katkı ile yapılmasını istiyorsunuz. Belgeleri karşıya yükleme, paylaşma, değiştirme ve onaylama gibi popüler Alfresco geliştirme süreçleri, ofiste ve kurumsal intranet erişiminde güvenli ve sağlam olmalıdır. Alfresco Enterprise Collaboration BPM çözümü, tek bir iş birimindeki dijital alandaki ekip arkadaşlarını tam olarak birbirine bağlamak için tasarlanmıştır. Bonus olarak, Alfresco’nun yeterli güvenliğe sahip hibrit bulut yapılandırması nedeniyle paylaşılan belge veya iş akışının harici katılımcılarına açıktır.
İşlem kutunun dışında veya özel olabilir. Örneğin, bankada iş geliştirme konusunda bir stratejist, çevrimiçi bankacılığın geliştirilmesi konusunda hizmet almak için ihale açmaya karar verir. Alfresco İçerik Hizmetleri, ilgilenen bir grubun belirli iş akışına karşılıklı erişim için mükemmel bir temel oluşturacaktır. Bir ihale başlatıcısı tarafından sağlanan kişisel giriş ve şifre ile farklı noktalardan katılımcılar tarafından erişilen tanıdık bir kullanıcı arayüzüne sahip bir web sitesi olacaktır. İzin yönetim sistemi, katılımcılar için esnek erişim sağlar.
ALFRESCO ACTIVITI ENGINE: SÜREÇ VE BELGE YÖNETİMİ
Alfresco Process Services ve Alfresco Activiti, amaca göre farklılaşan Alfresco çözümlerinin ürünleridir. Activiti, iş süreci yönetimini gerçekleştirmek için bağımsız bir sunucudur. Bağımsız olarak çalışabilir. İş akışının hayati önem taşıdığı diğer sistemlerle entegre edilebilir. Bir şirket otomatik bir iş sürecine ihtiyaç duyduğunda, Alfresco Activity, belirli bir iş sürecindeki adımları koordine etmek için işlevsellik içermeyen herhangi bir web sistemiyle (Liferay içerik yönetimi ve işbirliği sistemi, e-Ticaret çok kanallı web siteleri vb.) Birleştirilebilir.
Davayı görelim. Bir idari amir, güncellenmiş bir şirket politika sayfası yayınladı ve her çalışanın bunu tanımasını istiyor. "Şirketteki herkesin belgeye aşina olması ve bunun hakkında bilgi vermesi gerekir" cümlesiyle belirli bir iş akışı sürecini başlatır. Hareket başlatıldıktan sonra, çalışanlar bağlantıyı e-posta kutularına alır ve bu bağlantı aracılığıyla herkes belirli bir görevde Alfresco'ya düşer ve iyileştirmeleri kabul edebilir veya reddedebilir.
Alfresco, mütevazı bir özellik setine sahip bir atama etkinliği için yaklaşık beş varsayılan ilkel iş akışı türüne izin verir. Korkmayın, sizi sınırlamaz: çeşitli uygulamalar için herhangi bir orijinal iş akışı oluşturulabilir. Sadece farklı sektörlerden çok çeşitli projeler deneyimleyen teknoloji bağımlıları bu işe mükemmel bir şekilde uygundur.
Alfresco’nun liderliği, ürünün JBoss jBPM ile işletmelere doğru büyük adımlar atmasını mümkün kıldı. 1.4 sürümü piyasaya sürüldüğünden beri, Alfresco veri havuzu içeriği karmaşık iş süreçlerinden geçebiliyordu. 4.0 sürümü ile Apache lisanslı iş akışı motoruyla Activiti çıktı. Sonra Alfresco 5.1 düşük jBPM ile geldi. İlk Alfresco avantajları testini planlayanlar için, kesinlikle Activiti'yi tavsiye etmek istiyoruz; geri kalanı yakın zamandaki yükseltmeyi yansıtan jBPM'yi bırakacak ve jBPM lisansını her durumda değiştirmeye istekli olmayacaktır.
MOBİL İÇERİK VE SÜREÇ HİZMETLERİ
İşletmelerin gelişmesi için adaptasyon zorunludur. Aynı zamanda mobil adaptasyonla da ilgili. Geleneksel iş süreçlerini mobil ile renklendirmek için dijital itici kuruluşlardaki en son yeniliklerin büyüsü. Alfresco EE, mobil cihazlarda hassas kurumsal verilerin güvenliğini sağlamak için abonelerine hareket halindeyken içerik şifreleme sağlar. Metni karıştırarak anahtarsız kasıtlı suçlular için anlaşılmaz hale getiren kendine özgü bir algoritma var.
Teknik açıdan, içerik hizmetleri, süreç hizmetleri ve uygulama geliştirme çerçevesi için üç uygulamayı kullanabilirsiniz. İlki, çok değerli içeriği paylaşmanıza ve düzenlemenize izin vermek için tasarlanmıştır. Alfresco Process Services, Tomcat ile Java Sanal Makinesi (JVM) üzerinde çalıştırılır. Herhangi bir hiyerarşik seviyedeki kullanıcılar için görevlerle başa çıkmak, ortak çalışmalar başlatmak, kabul edilebilir herhangi bir formattaki dosyaları yüklemek (uygulanan 3. taraf entegrasyonlarına bağlı olarak) için bir araçtır. Uygulama Geliştirme Çerçevesine gelince, CE'nin daha önce ADF ile entegrasyonu yoktu, ancak şimdi geliştirme ve test aşamasındadır ve genel REST API'leri ile tamamen uyumludur. Activiti Topluluğunun yakında desteklenmesi bekleniyor.
Alfresco Mobile Services'da güvenlik ve yönetişim konuları iyi düşünülmüştür. Yerel iOS ve Android uygulamaları, kalıcı şifreleme yoluyla verilere erişimle ilgili kurumsal politikalarınızı yürürlüğe koyar. Kişisel ve iş dosyalarının sınırlandırılmış yönetimi, kullanıcı rahatlığı uğruna saygı duymak için yapılır.
Alfresco Mobil Hizmetler. Kaynak: Alfresco. Google Oyun
Alfresco Mobil Uygulaması Alfresco Platform ile IP üzerinden iletişim kurar. Alfresco'yu mobil cihazda kullanmadan önce, kurumsal platforma erişmek için kullanıcı adınızı ve şifrenizi önceden almış olmanız gerekir. Uygulamayı akıllı telefonunuzda kurduktan sonra, hangi topluluğa katılacağınızı seçmeniz istenecektir. Şimdi yapmanız gereken tek şey IP numarasını girmek ve verilere erişmek.
Alfresco'nun ekstra yetenekleri
Evet, Alfresco otomasyonu, iş süreçleriyle boğuşan içerik yönetimi çözümleriyle övgü topladı. Kullanmaya değer aşağıdaki özelliklere bir göz atalım.
Belge Tarama ve Yakalama. Çalışanlarınızın erkeklerin kırmızı görmesini sağlayan günlük manuel eylemleri açıklayan takip edilecek satırlarda kendinizi tanıyor musunuz? Düzinelerce sayfalık bir belge aldığında, yeni kağıt görünümünü kaybeden her sayfayı tarar, ardından içeriği tanıma ve dijitalleştirmek için her şeyi elle yeniden yazma zamanı gelir. Çok zaman alıyor, değil mi? Asistanlar otomatik taramayla daha fazla katkıda bulunabilir. Panik yapmayın, bu sorun, entegre üçüncü taraf entegrasyonunun Alfresco'nun kullanıma hazır özellikleriyle çözülebilir. Önceki makaledeki her şeyi çözdük.
Bilgi Yönetişimi. Bir sonraki büyük adım, tüm bu içerikle akıllıca nasıl başa çıkılacağıdır. Burada sadece yenilikçi düşünce hakkında takılıyorsak tahmin etmenin ödülü yok, bu nedenle Alfresco ile bilgi yönetimi otomasyona tabi. Tam bilgi yaşam döngüsü "yakalama - aktif kullanım - arşiv - son imha", insan gözünün erişemeyeceği bir yerde sorunsuz bir şekilde düzenlenebilir.
GDPR Uyumluluk Çözümleri. Genel Veri Koruma Yönetmeliğinin (GDPR) 25 Mayıs 2018'de yürürlüğe girmesi bekleniyor. George Parapadakis'in Alfresco blog gönderisinde belirttiği gibi, GDPR'nin doğası gereği, Digital Business Platform gibi hizmetler dahil olmak üzere hassas bilgilerin korunması konularını ele alıyor.
Alfresco çözümlerinin işletmeler için avantajı
Benefits for business with Alfresco solutions
| Challenge | Solution | Benefit |
|---|---|---|
| Exhaustive manual work | Business process automation | Higher productivity of employees |
| A number of separate applications | Alfresco platform with rich integration possibilities | Everything in one place and synced |
| Huge amount of ongoing user accounts, several accounts in different apps | LDAP integration | It got the user login process streamlined and administrative tasks automated |
| Business tasks, operation activities are being underperformed for a very long time | Business process automation | Increased speed of employee operation, decreased shutdown of order and routine tasks processing (emails, confirmations, approvals, deliveries, etc.) |
| An employee can’t accomplish his part of a collaborative task through the document or process. | Strong role hierarchy | More authority for supervisors to stick with employees and cope with assigned tasks in time. |
| To display the information of high importance in one place. | Alfresco dashboard and extra dashlets | All critical information is showed in one place |
| There are a lot of uncategorized documents and files | Alfresco in-built toolset (metadata, tags, folders hierarchy, advanced search) | Centralized document storage: I can find what I need quickly |
| Many human errors | Business process automatization | Fewer mistakes caused by a human factor |
| Performance tracking of employees | Alfresco quick fix of hours to perform the task | C-levels can measure the level of achieving key business objectives (KPI) |
| Long document journey within the company | Automated document flow | Lessening time for work on the document |
| Data access obstacles | Mobile Content & Process Services Mobile app to access Alfresco enterprise system | Full-fledged access to the data stored in Alfresco without browser and smartphone |
| A big amount of files amassed for years to be trashed | Alfresco Governance Services | Automated tracking on the expired files, archiving, electronic record keeping for key business processes and applications |
| Complicated collaborative access and use of enterprise app | Enterprise Collaboration Solution when Alfresco is thought as a big database of docs | Everything is stored in one place |
| No automated transformation of hard copy into e-document | Document Scanning and Capture with Ephesoft integration | Automated transformation into any format (doc, excel, pdf) and recognition of scanned docs, no more bulk of manual work with text typing |
| Onerous document approval | E-sign with DocuSign | Confirmation of documents quickly and legally |
Dosyalarınızı seyahat ederken, e-imzalama, CMR sistem entegrasyonu ve diğerlerinde nasıl koruyabilirsiniz Alfresco'daki en popüler 3. taraf entegrasyonları hakkındaki makalemizi okuyun.
ALFRESCO GELİŞTİRME MALİYETİ NE KADAR?
Piyasada iki güvenilir Alfresco geliştiricisi türü vardır: sertifikalı ve dış kaynaklı. Aralarındaki fark sadece maliyetlidir. Geçtiğimiz yıllarda, dış kaynak kullanan geliştiriciler, deneyimleriyle pekiştirilen katkıda bulunma istekleri nedeniyle bu alandaki güçlü niteliklerini kanıtladılar. Aimprosoft’un portföyü, Alfresco geliştirme ve danışmanlık hizmetlerini göstermektedir.
Rakamlar bu davayı alalım. Aşağıda, Alfresco EDM'nin temel ve gelişmiş özellik setinin dağıtımının kaba bir tahmini gösterilmektedir.
Alfresco Elektronik Belge Yönetimi temel dağıtımı için tahmin
Deneyimlerimize dayanarak müşteriler sadece temel kurulumu değil, aynı zamanda temel olanların üç iş günü (24 saat) ile karşılaştırıldığında genellikle 1 haftayı bulan bazı gerekli özelleştirmeleri de sipariş ediyorlar. Kurumsal müşteriler, karmaşık özel iş akışları ve içerik yönetimi ile ilgili tüm gereksinimlerini karşılamak için Alfresco geliştirme sürecinin yarım yılında yapılan bir sisteme sahip olacaklar.
Başlangıç olarak, belge yönetimi ayrılmaz bir şekilde iş süreci yönetimi ile bağlantılıdır çünkü ikincisi veriler üzerinde başlatılır. Varsayılan BPM çözümü paketi, bir Kıdemli Alfresco Geliştiricisi tarafından üstlenilen 16-24 saat içinde kullanılabilir. 4-6 aydan başlayarak daha karmaşık iş süreci otomasyon sistemleri geliştirilir.
EN ÜSTÜN SONUÇ
BPM patlaması gerçekten de dünya iş deneyimini değiştirdi. Bugün, Alfresco çözümlerinin ana nedeni ile ilgili temel bir terimdir. Alfresco'yu iş süreci akışı ve belge akışı ile eşanlamlı kılar. Gördüğünüz gibi, Alfresco bir belge depolama sistemi, otomatikleştirilmiş iş akışı ve işbirliği sistemidir. İşinizi geliştirmek için bir çözüm arıyor olabilirsiniz. Ve uygun bir yazılımın etrafında dönüyorsunuz.
Adım atmaya karar verdiğinizde ve Alfresco İçerik Hizmetlerinden yararlanmaya başladığınızda, bir sorunu çözdükten sonra en az iki tane daha karmaşık bağlantılı sorunu çözebilirsiniz. Tarama, akıllı depolama ve arşivleme ve çok daha fazlası, isteğinize göre hoş bir bonus olarak gelecek. Alfresco amiral gemisi ekibimiz bir görev üstlenmeye hazır.