Alfresco ile Kağıttan Dijital Sigortaya Geçiş

Credendo İhracat Kredi Kuruluşu'nun Proje Yöneticisi Steven Deneir diyor ki;

“Bu proje son derece iyi gitti ve bunun pek çok nedeni vardı. Bunlar, iş akışının ve RFP'nin Credendo tarafından kapsamlı bir şekilde hazırlanması, Alfresco Partnerimizin son derece yetenekli analizi, şevk, teknik bilgi, profesyonel tutum ve yerinde ekibin, profesyonelin gerekli esnekliği gibi birkaç faktörden kaynaklandığına inanıyorum. bizim tarafımızdan proje yönetimi ve net iletişim ve Credendo yönetiminin desteğiydi." 

Credendo, Belçika'nın resmi ihracat kredi kuruluşudur. Misyonu, uluslararası ticaret ilişkilerini geliştirmek, şirketlere ve bankalara dünya çapında orta vadeli ve uzun vadeli politik ve ticari risklere karşı ticari kredi sigortası sağlamaktır. Bu iş esas olarak sermaye malları, sözleşmeli işler, endüstriyel projeler ve hizmetlerle ilgilidir. Sigorta sürecinin önemli bir kısmı, sigorta taleplerinin değerlendirilmesi, fizibilitesine bakılması ve fiyatlandırmanın belirlenmesidir.

Credendo'da Underwriting & Account Management Departmanı bu genellikle hassas ve karmaşık vakaların bu değerlendirmesini gerçekleştirir. Ticari bir bakış açısında, değerlendirmenin hızı ve doğruluğu son derece önemlidir. Süreç boyunca, birden çok kaynaktan gelen bilgiler değerlendirilir ve birleştirilir.

Credendo, karar verme sürecine bütünsel ve şeffaf bir genel bakış sağlayabilecek dijital bir çözüm arıyordu. Sigortacının diğer bölümlerinin dijital bir iş akışı var, ancak kuruluşun bu bölümü hala büyük ölçüde kağıt tabanlı bir yönetim ve yerel olarak depolanan dosyalarla çalışıyordu. Bu, davalarla ilgilenen insanlar için verimli değildi; yönetimin departmanın performansını belirlemesini de zorlaştırdı. Değişim zamanı gelmişti ve onlara ihtiyaç duydukları dijital vaka yönetimi çözümünü vermek için Alfresco Partneri çağrıldı. ZORLUK Sigortalama departmanına yeni araçların zamanında teslim edilmesi son derece önemliydi çünkü Credendo, sigorta taleplerini değerlendirmek için harcanan zamanı azaltmak ve sürecin her adımında içgörü sağlayan şeffaf bir iş akışı oluşturmak istiyordu. Tamamen süreç odaklı bir İş Süreçleri Yönetimi çözümü yerine bir vaka yönetimi sisteminin bu şekilde tanıtılması çok önemli bir zorluktu: iş akışlarının karmaşıklığını azaltacak ve departmanın çevikliğini artıracaktı.

Zorluklar

Credendo teklif talebini (RFP) gönderdiğinde, ayrıntılı iş akışları içeriyordu. Ayrıca zaten kapsamlı bir iş analizi yapmıştı. Bu, Alfresco Partnerinin müşterinin isteğiyle tam olarak eşleşen bir çözüm önermesini kolaylaştırdı. Aslında, RFP'ye bakarak tasarımı daha da geliştireceğine inandığımız bazı ekstra işlevsellik önerdik. Credendo’nun iş analizi, Alfresco Partneri AMPLEXOR tarafından gerçekleştirilen işlevsel analiz için çok iyi bir başlangıç ​​noktası olarak kullanıldı ve seçilmiş iş kilit kullanıcıları tarafından onaylandı ve geliştiricilerimiz için girdi olarak teknik bir tasarıma ve analize dönüştürüldü. Bu noktada çözümün aşağıdakileri yapması gerektiği belirlendi: Bir vaka dahilinde dijital belgeleri yönetmek; Vaka meta verilerini, hatırlatıcıları, etkinlikleri, geçmişi ve (basit) iş akışlarını kullanarak operasyonel faaliyetleri destekleyin; Günlük olaylarla ilgili faaliyetleri destekleyin ve kullanıcılara vakalara, belgelerine ve ilgili aktivitelere / görevlere ve hatırlatıcılara tam bir genel bakış sağlayarak rehberlik edin; Excel dışa aktarmaları dahil esnek raporlama işlevine sahip olun. Önemli bir ekstra gereksinim, yeni vaka yönetimi çözümünün bir finansal bilgi veritabanı olarak kullanılan mevcut bir SAP çözümü ile arayüz oluşturabilmesiydi. Credendo bunu korumak istediğinden, ana verileri SAP'den Alfresco'ya aktarmak için hafif bir entegrasyon oluşturduk.

Çözüm

Credendo projesi, teknoloji sağlayıcısı ile müşteri arasında dinamik ve mükemmel bir çalışma ilişkisine sahip olmanın kısa sürede etkileyici sonuçlara nasıl yol açabileceğinin bir ders kitabı örneğidir. Her zamanki gibi, bu proje sırasında belirli bileşenlerin oluşturulduğu, test edildiği ve geri bildirimlerin verildiği kısa 'sprintler' ile çevik bir yaklaşım kullandık. Müşteri, burada olduğu gibi, testler ve tartışmalar sırasında çok meşgulse, bu yaklaşım çok işe yarar. Aslında Credendo, şirket ile AMPLEXOR arasındaki tüm iletişimin iyi gitmesini sağlamak için bu proje üzerinde altı ay önce çalışmaya başlayan kendi proje yöneticisini atadı.

Çevik sprintler sırasında en iyi geri bildirimin alınmasını sağlamak için, proje yöneticisine girdi sağlamak üzere ilgili her alt departman için bir dahili 'büyükelçi' atandı. Bu yöntem, bu elçilerin meslektaşlarını bilgilendirip eğitebilmesi ve gelecekteki bu kullanıcıların olası endişelerini Alfresco Partneri AMPLEXOR'a geri getirebilmesi gibi ek bir avantaja sahipti. Yeni vaka yönetimi çözümünün departmanın işleyişi üzerinde oldukça etkisi olacağından, bu temsilcilerin daha erken bir aşamada dahil edilmesi, değişim yönetimine ve herkesi en baştan dahil etmeye yardımcı oldu. Söylendiği gibi, Credendo, sonradan gelenler için iyi bir temel teşkil eden bir iş analizi sağladı. Bu aynı zamanda, üç haftalık sprintlerde oldukça erken gelişmeye başlamamıza izin verdi. Aynı zamanda, dördüncü sprint'e kadar yeni ihtiyaçları ve gereksinimleri belirleyen fonksiyonel analiz arka planda devam etti. Çözümü nispeten kısa bir sürede inşa etmemiz gerektiğinden bu yaklaşım da gerekliydi.

Bu projeyi kolaylaştıran şey de Credendo'nun çözümde gerçekten gerekli olan işlevselliğin% 60-70'ini tanımlamasıydı. Kalan% 30, bütçe ve zaman izin verilirse oluşturulacak olan "Olmalılar", "Yapılabilirler" ve "Kazanılanlar" olarak ayrıldı. Bu, herkesin doğru öncelikleri belirlemesine yardımcı olduğu için büyük bir avantajdı. Sonunda, neredeyse her şeyi bütçe dahilinde, bazen geçici çözümler kullanarak oluşturmayı başardık. Oluşturduğumuz vaka yönetimi çözümünün teknoloji temeli, güçlü ve çok yönlü bir açık kaynaklı çözüm olan Alfresco idi. Credendo zaten yazılımla çalışıyordu, bu yüzden kendileri Alfresco ile çalışmaya devam etmeyi seçtiler. Şirket ayrıca donanımı tedarik edip bakımını üstlenirken, kapsamlı bir şekilde test edilen olağanüstü durum kurtarma ve güvenlik prosedürlerini sağladık.

Sonuçlar

Underwriting ve Hesap Yönetimi departmanı için vaka yönetimi çözümü çok iyi karşılandı. Neredeyse istenen tüm işlevler oluşturuldu. Arama ve raporlama özellikleri, kullanıcıların meta veri aramalarına dayalı olarak belirli vakaları, belgeleri, hatırlatıcıları, geçmiş öğelerini ve iş akışlarını almasına olanak tanır. Raporlama özellikleri, yönetimden önemli bir talep olan vaka işlemenin şeffaf bir şekilde takip edilmesini sağlar.