Alfresco bir Arşiv Yönetim Sistemi olarak kullanılabilir mi?

Evet tabi ki. Bunun gerçek dünyadan bir örneği New York Filarmoni Orkestrasıdır. Müzik notalarını ve ilgili eserleri 1842'ye kadar dijitalleştirdiler ve ardından araştırmacılar için çevrimiçi olarak kullanıma sundular. İşte bununla ilgili bir video.

Alfresco, özünde her tür dosyayı yakalamanıza, bu dosyaları korumanıza, bu dosyaları iş akışlarında yönlendirmenize, dosyalar arasında arama yapmanıza ve her dosya ile meta verileri ilişkilendirmenize olanak tanıyan bir havuzdur. Az önce anlattığım şey, çoğu insanın iyi bir belge yönetim sisteminde bulunan temel işlevsellik setini düşündüğü şeydir.

Şimdi, bunu arşiv amaçlarına özgü yapan nedir?

Bu oldukça uzmanlaşmış bir alan. Yukarıdaki işlev listesinde eksik olan bir şey "yakalama" ya da arşivlediğiniz eserlerin sisteme nasıl gireceğidir. Bu tam olarak ne arşivlediğinize bağlıdır. Örneğin, belge tarayıcıları veya ileri teknoloji fotoğrafçılık ekipmanı kullanılabilir. Bunların hiçbiri Alfresco tarafından ele alınmıyor. Üçüncü taraf donanım ve yazılımı kullanmanız ve ardından bunları entegre etmeniz gerekecek, ancak Alfresco ve üçüncü taraf yakalama satıcıları arasında birçok entegrasyon var.

Bu yüzden evet, Alfresco arşiv yönetimi için kullanılabilir diyebilirim. Ama belki de bir yazılıma etiket verilip verilemeyeceğini düşünmekten daha önemlisi, kullanıcılarınızın yazılımı nasıl kullanacaklarını ve ne yapmaları gerektiğini düşünmelisiniz. Ardından, değerlendirmekte olduğunuz paketlerin her birinin uygun olup olmayacağını anlamaya çalışmak için bu hedeflere ulaşmak için nasıl kullanılabileceğine odaklanın.

Sonuçta ortaya çıkan fark, ne depolayabildiği değil, ek olarak hangi işlevselliği elde ettiğinizdir. ArchivesSpace, belgeleri ilişkili meta verilerle koleksiyonlarda depolayan bir belge depolama sisteminin basit bir uygulaması gibi görünüyor. Alfresco ayrıca iş akışları, özel eylemler, önizlemeler, siteler, wiki'ler vb. Sunar.

Özel kullanım durumunuz özellikle belgelerin arşivlenmesi ile ilgiliyse ve bu konuda zaten iyi olacak bir şey istiyorsanız, devam edin ve eğer yoksa ArchivesSpace'i kullanın veya sistemi gelecekte genişletmek istiyorsanız, Alfresco muhtemelen daha fazlasını yapabilir, ancak özel bir içerik modeli vb. oluşturmanız gerekeceğinden, özel kullanım durumunuza göre yapılandırmak için muhtemelen daha fazla çaba sarf edecektir.

Alfresco Records Management, mahkeme belgeleri, resmi hükümet departmanı yanıtları vb. Gibi bazı yasal öneme sahip olacak ve bu nedenle bunların oluşturulması ve imhasının yakından yönetilmesi gereken belgeleri yönetmek içindir. Gördüğüm kadarıyla bu ArchivesSpace'in yapabileceği bir şey değil.

(Tam açıklama: Bir Alfresco ortağı için çalışıyorum)