Bu paylaşımımız Belge iş akışı yönetim sistemlerinin önemli özellikleri hakkındadır. Kayıt tutma uzun zamandır iş yapmak için pahalı ve zaman alıcı bir bölüm olmuştur. Her şirketin, organize edilmesi ve depolanması gereken bir belge topluluğu vardır. Aşırı düzenlemeli sanayiler, diğer iş alanlarında benzer büyüklükteki meslektaşlardan daha büyük bir yükle karşı karşıya. Elektronik belgeler, fiziksel depolama alanı, erişim ve erişim gibi bir dizi sorunu çözen kağıdın yerini alıyor. Bununla birlikte, dikkatli planlama yapılmaksızın, elektronik belgeler bile kaybolabilir veya erişilebilir kılınamaz. Neyse ki, gelişmiş belge iş akışı yönetim sistemleri, yaratılışlarından nihai yıkıma kadar, yaşam döngüsünün her aşamasında elektronik belgeleri idare etmek üzere geliştirildi.

Belge İş Akışı Yönetim Sistemi nedir?

Hemen hemen her şirket zaten bazı belge yönetim yöntemlerine sahiptir, bazıları diğerlerinden daha formeldir. Standart bir süreç olmayan kuruluşlar, her bir personelin veya departmanın, kayıtları saklamanın tek tek yöntemleri geliştirdiklerini, örneğin kayıtları tek tek iş istasyonlarına kaydedip yazdırıp dosyalamaya ya da paylaşılan bir ağ sürücüsünde tutmalarına dikkat edin.

Bu kayıt dışı süreçler, kaydedilmiş belgelere erişmeye çalışıldığında sorunlara neden olabilir ve kapsamlı bilgi araştırmaları neredeyse imkansızdır. Resmi bir belge iş akışı yönetim sistemi, yetkili bireylerin ihtiyaç duydukları şeyi ihtiyaç duyduklarında, projeye aşırı zaman ve kaynak ayrmadan bulmasını sağlar. Gelişmiş belge iş akışı yönetim sistemleri, formattan bağımsız olarak tüm şirket belgelerinin otomatik olarak organize edilmesini, arşivlenmesini ve minimum çaba sarf edilerek muhafaza edilmesini sağlayan özel özelliklere sahiptir.

Bulut Depolama Alanı ve Açık Kaynaklı Depolama Alanı

Yüksek kaliteli belge iş akışı yönetim sistemleri, belgeleri depolamak için iki yöntem sunar: Bulutta veya tesis içinde. Bir Bulut sistemi seçerseniz, dokümanlar merkezden uzaklaştırılır. Bu, herhangi bir yerdeki herhangi bir çalışanın gerekli belgelere anında erişmesini kolaylaştırır. Kullanıcıların sistemin arama işlevine erişimi var ve tüm kayıtlar internet üzerinden erişilebilir durumda. Çalışanlar internet erişimi olan herhangi bir cihazı kullanarak belirli öğeleri alabilirler.

Kurum içi sistemler hâlâ ademi merkeziyet özellikleri sunar ve çalışanlar, internet erişimi olan herhangi bir yerde ve cihazdan gelen belgeleri arayabilir. Bununla birlikte, internet üzerinden bazı iş kayıtlarını görüntülemek mümkün olmayabilir; bu, bu seçeneğin her zaman iş ihtiyaçları için uygun olmadığını gösterir.

Kağıt Belgelerinden Dijital Kayıt Kayıtlarına Geçiş

Birçok belge yaşam döngüsüne elektronik bir kayıt olarak başlamakla birlikte, birçok kişi hala kağıda basılır. Etkili depolama, arama ve alma, tüm belgelerin sonunda bir dijital biçime taşınmasını gerektirir. Gelişmiş belge iş akışı yönetim sistemleri, içe aktarma araçları, sürüm denetimi ve daha fazlasını sunarak bu işlemi sorunsuz ve hatasız hale getirir. Fiziksel belgeler fakslar ve e-postalarla birlikte taranır ve sisteme ayrılır ve burada gelecekteki erişim ihtiyaçları için kolaylıkla kullanılabilir hale getirilir.

Kayıtları dijital ortama koymanın iki popüler yöntemi vardır:

Optik Karakter Tanıma (OCR) – Bu teknoloji, verileri kağıda taramak ve yorumlamak ve dijital bir sisteme aktarmak için mümkün olmasını sağlar. Meta veriler dizine eklenebilir ve aranabilir hale getirilebilir. Formlar, json, xml, veritabanları ve benzerleri gibi yararlı dijital formatlarda taranabilir ve depolanabilir.

Akıllı Karakter Tanıma (ICR) – OCR’nin birincil dezavantajı, el yazısı karakterleri tanımak için bir yetersizliktir. Bu sorunu çözmek için ICR geliştirildi. Teknoloji hala kusurlu olsa da, şirketinizin tarama özelliklerine katkıda bulunuyor.
Belge iş akışı yönetim sistemleri tipik olarak iş akışı sisteminde meta veriler yakalayarak, örneğin PDF’ler veya DOC’ler gibi dijital belgeler üretmek üzere tasarlanmıştır. Bu, dijital imza yazılımı ile entegre edildiğinde ya da zaman damgalı kayıtlar üretirken örneğin imza için belge göndermek gibi çeşitli iş uygulamaları için yararlıdır. Ortak kullanımlar, satış siparişleri, satınalma siparişleri, sözleşmeler ve faturaları içerir.

Belge İş Akışı Yönetim Sisteminizin Etkinliğini Artırma

Resmi bir belge iş akışı sürecinin oluşturulması ve uygulanması için plan yaparken, öncelikli konu basitliktir. Dokümanları, gerektiğinde yerleştirilebilir, arşivlenebilir veya atılabilir şekilde sınıflandıran bir sistem tasarlayın.

Bir belge iş akışı yönetim sistemi seçimi, kayıt tutma sürecinizin etkinliğini ve etkinliğini önemli ölçüde etkiler. Bu önemli özellikleri sunan yazılımları seçin:

  • Çeşitli belgeleri görüntüleme ve / veya düzenleme için kullanıcı izinleri atama becerisi. Bu, hassas bilgiyi korumanıza, bilgiye ihtiyaç duyduğunuza göre kısıtlamanıza izin verir.
  • Şirketinizin ihtiyaçları değiştikçe değiştirmek için yeterli esnekliğe sahip, kullanıcı dostu ve sezgisel.
  • Bir sistem hatası veya başka aksilik durumunda belgelerinizin güvenliğini garanti altına alan kapsamlı veri yedekleme planı.
  • Hem giriş hem de çıktı kapasitesine sahip özellikler içerir ve gelecekteki erişim için harici evrakların sisteme dahil edilmesini ve sistem içinde üretilen belgelerin dışarıdaki kullanıcılara gönderilmesini mümkün kılar.
  • Ayrıntılı arama filtrelerine olanak tanıyan güçlü arama özelliği sayesinde kullanıcılar, ihtiyaç duydukları dokümanı kolayca bulabilir.
  • Sonuçta, yüksek kaliteli bir belge iş akışı yönetim sisteminden herhangi bir işletme yararlanabilir. Evrensel avantajlar arasında kağıtsız bir ofis, dosya alanına olan gereksinim azalması, anında merkeziyetçiliği olmayan belge alımı, güvenli hassas bilgiler, veri kaybını önleme yedekleri, denetim izleri, değişiklikleri izlemek için belgelerin versiyonlanması ve otomatik olarak oluşturulmuş belgeler yer alır.

ProcessMaker‘ın belge iş akışı yönetimi yazılımı, dokümantasyon süreçlerini otomatikleştirmek için güvenli ve kullanımı kolay bir yol sağlar. Bu, kullanıcıların harici belgeleri içe aktarmasına ve gelecekte referans olarak arşivlenebilecek veya dış taraflara gönderilebilecek dahili belgeleri otomatik olarak üretmesine olanak tanıyan özellikleri içerir. ProcessMaker eğitim ve destek için lütfen için bize ulaşın.