Alfresco özelliklerine genel bakış

Belgelerin güvenli tutulmasında uyum varsa, işte sipariş olacaktır. Nasıl yönetiriz, dosyaları nasıl sakladığımız ve onlarla nasıl çalıştığımız, üretkenliğimizi yıldan yıla etkiler.

Ardından, toplantı sonrası ses parçaları, video konferans araması kayıtları, beyin fırtınası oturum notları, sınıflandırılmış belgeler ve bozukluğun içinde saklanmak için kullanılan diğer kritik bilgilerle birlikte tüm bu toplu klasörlerde nasıl değişiklik yapılacağını size anlatırız. intranet sunucuları.

Olağanüstü özelliklerden biri, özellikle dikkat edeceğimiz dijital belge yönetim sistemidir. Diğer dikkat çekici seçenekler, bu davalarda bir an için yaşadığımız iş akışı ve işbirliği.

İş Süreçleri Yönetimi sistemleri iş akışlarınızı nasıl daha iyi hale getirebilir?

Başlamak için, her şeyden önce, “iş akışı” teriminin ne anlama geldiğini kabul edelim. İş Sözlüğüne göre, iş akışı, kurumun faaliyetleri için sonuç değeri olan birkaç kişinin katıldığı bir çalışma sürecini oluşturan güvenilir şekilde tekrarlanabilir adımların (sıralı veya paralel) bir şekilde ilerlemesidir.
İş akışı, Alfresco ana sebebi ile ilgili temel bir kavramdır – şirketin günlük iş süreçlerinin otomatikleştirilmesi. Bu nedenle, İş Süreçleri Yönetimi (kısaca BPM), işbirliği ortamındaki doğru sıralama eylemleri, bilgi ve belge akışında iş çabalarını düzenleme aracıdır. BPM’ler, bilgi işlemlerini ve değişimini sağlamak için Alfresco EDM sistemleri ile eşleştirilmiş gömülü CRM sistemlerini, CMS’leri, muhasebe sistemlerini tamamlar.

İş akışları, kavrayamadığımız gizemli bir şey değildir. Herkes e-posta ile iletişim kurabilir, akıllı telefonla (çağrı, mesaj, uygulama) iletişim kurabilir ve hatta ağızdan söz edebilir. Evet, Alfresco’suz bir dünyada oluyor. Ayın karanlık tarafına ışık tutalım – teknoloji tarafı.

Her iş akışı kendi sanal alanında yürütülür. Alfresco’da devam eden diğer akışların mantığını veya işlevselliğini bozmayı önler. Bu iş hareketi, yalnızca devam eden bilginin gizliliğini koruyarak, görevliler ve başlatıcı tarafından görülebilir.

Teknik olarak, sistem herhangi bir Alfresco modülünü ve bileşenlerini hareket yolunu düzene sokmak için Activiti üzerinde çalışıyor. İş kullanıcıları görsel olarak, çoğu zaman olduğu gibi, eğer karar verirse, kararsızlık ile nasıl uğraşacağını görsel olarak görebilirler. Kullanılan iş akışı motoru, iş akışı süreç yönetiminin tesisini muazzam ölçüde genişleten üçüncü taraf uygulamalar, API’ler ve kütüphanelerle entegre edilebilir. Ama hiç de değil. İş akışı tasarımcısı (Activiti tasarımcısı), kullanıcıların herhangi bir kod satırı olmadan basit iş akışları oluşturmasına olanak tanır. Diğer durumlarda, Alfresco geliştiricilerinin en cesur fikirlerinizi doğurmalarına yardım etmelisiniz. Alfresco depolama alanının yanı sıra, içeriğinizin her biri küçük resim bölümleri için ayrı ayrı panolarla donatılmış web sitelerinde depolanabilir. Hem çekirdek hem de Alfresco Share geliştirme ve danışmanlık hizmetleri için özelleştirilebilir sistem talep görmektedir.

Alfresco özelliklerine genel bakış

Doküman yönetimi

Uzun süreli belge yönetimi eksikliklerle dolu. Yanlış yerleştirilmiş çeşitli dosyalar çalışanlardan uzak bir zaman ayırır. Tek bir çalışanın doğru belgeyi bulmak için haftada 5-6 saate kadar harcama yaptığına inanılmaktadır. Yeni belge sürümlerinin sürekli üzerine yazılması ve üst baskısı bir sürüm kontrolü bozukluğudur. Dokümanlar ile dağınık yer, ofisi dükkana çevirir ve kağıt üzerindeki harcamaları yansıtır.

Alfresco’lu elektronik belge yönetim sistemi (EDMS), mevcut belgelerin başa çıkma, aktarma, onaylama ve şeffaf bir iş akışına şeffaf bir şekilde dönüştürülmesiyle ilgili sorunları düzeltiyor. Ayrıca, ister yasal ister pazarlama, ister mühendislik belgeleri olsun, büyük önem taşıyan dosyalar bulunabilir, paylaşılabilir ve az çaba sarf edilir.

Bununla birlikte Alfresco çözümleri EDM ile sınırlı değildir. Tamamlayıcı bir unsur, akıllı dosya dağıtımının iş sürecinin kalbine entegre edilmesidir. Sonuç olarak, bilgi insanlar tarafından kullanılan mevcut uygulamalar ve cihazlar aracılığıyla zamanında doğru kişiye ulaşır. Amazon benzeri arama, etiketlenmiş dosyaları önceden-ne-oldukları şekilde önceden çağırmaya izin verir. Sürüm kontrolü sayesinde kayıtlara değer bir şey kaybolacak. Alfresco, belge yolculuğunun ortasındaki tüm değişiklikleri kaydetmeye özen göstererek, ihtiyacınız olan değişmiş ayrıntıları bulma ümidiyle klasör yığınlarına veya e-posta zincirlerine girmenize gerek kalmaz. Alfresco geliştiricilerinin davada kalmasına izin ver.

Kısacası, ECM, yöneticileri, Sherlock Holmes’in düşündüren akıl yürütmesini denemek yerine, odağı değiştirmeye ve büyük resmi görmeye itiyor.

Kurumsal İşbirliği

Her zaman olduğu gibi, her türlü işbirliğinin otomasyonu için bir talep olacaktır. Kurumsal içerik yönetimi alanında sağlam bir yer edinme Alfresco C-seviyeleri, bu günlerde insanların ne yaptıklarını gösteren ekip çalışmasına doğru heyecan verici bir iş hamlesi gerçekleştirdi.

Zaten test edilmiş bir BPM sistemine sahip olmalısınız. Artık hem kurum içinde hem de dışarıdan ortak bir katkı ile işlerinizi yapmak istiyorsunuz. Belgeleri karşıya yükleme, paylaşma, değiştirme ve onaylama gibi popüler Alfresco geliştirme süreçleri, ofiste ve kurumsal intranet erişimi dahilinde güvenli ve sağlam olmalıdır. Alfresco Enterprise Collaboration BPM çözümü, ekip arkadaşlarının dijital alanda tek bir iş birimine bağlanması için tasarlanmıştır. Bonus olarak, Alfresco’nun hibrit bulut yapılandırması ve yeterli güvenlik ile paylaşılan belgenin veya iş akışının harici katılımcılarına açıktır.

İşlem kutudan ya da özel olabilir. Örneğin, bankadaki iş geliştirme stratejisti, çevrimiçi bankacılık geliştirme konusunda hizmet almak için ihale açmaya karar verir. Alfresco İçerik Servisleri, ilgili bir grubun belirli iş akışına karşılıklı erişim için mükemmel bir temel olarak hizmet edecektir. Bir ihale başlatıcısı tarafından sağlanan kişisel giriş ve şifre ile farklı noktalardan katılanlar tarafından erişilen tanıdık bir UI ile bir web sitesi olurdu. İzin yönetim sistemi, katılımcılar için esnek erişim sağlar.

Alfresco’nun ekstra özellikleri

Evet, Alfresco otomasyonu, iş süreçleriyle uğraşan içerik yönetimi çözümleri için övüldü. Kullanmaya değer aşağıdaki özelliklere bir göz atalım.

Belge Tarama ve Yakalama. Çalışanlarınızın erkekleri kırmızı görmesini sağlayan günlük manüel eylemleri açıklayan, takip edeceğiniz hatlarda kendinizi tanıdınız mı? Düzinelerce sayfadan oluşan bir belgeyi aldığında, her yeni sayfayı tarar ve yeni kağıt görünümünü kaybeder, ardından içeriği tanımak ve her şeyi el ile yeniden sayısallaştırmak için zaman alır. Çok zaman alıcı, değil mi? Asistanlar otomatik tarama ile daha fazla katkıda bulunabilir. Panik yapmayın, bu sorun tümleşik 3. taraf entegrasyonunun Alfresco’nun kullanıma hazır özellikleriyle çözülebilir. Önceki makaledeki her şeyi sıraladık.

Bilgi yönetimi. Bir sonraki büyük adım, tüm bu içeriğin akıllıca nasıl ele alınacağıdır. Sadece burada yenilikçi düşünceyi takarsak, tahmin edeceğimiz için hiçbir ödül yok, bu nedenle Alfresco ile bilgi yönetimi otomasyona tabidir. Tam bilgi yaşam döngüsü ‘ele geçirme – etkin kullanım – arşiv – son yıkım’, insan gözünün ulaşamayacağı şekilde kesintisiz olarak yukarı doğru ekilebilir.

GSYİH Uyumluluk Çözümleri. Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) içeren hassas bilgilerin korunması konularıyla George Parapadakis Alfresco blog yazısı GDPR fırsatlar belirtildiği gibi doğal olarak, 25 Mayıs tarihinde yürürlüğe 2018 gelmesi beklenen ise Dijital İş Platformu gibi hizmetler.

This post is also available in: İngilizce