Şimdi size Alfa şirketinin iş süreçleri yönetimine geçiş hikayesinin ikinci bölümünü sunacağız. Eğer bu harika BPM Hikayesinin ilk bölümünü henüz okumadıysanız buradan okuyabilirsiniz. Alfa şirketinin iş süreçleri yönetimine geçiş öyküsü 2…

Fatih bey iş süreç yönetimine geçiş ve uygulama sonuçları ‘nı anlatmaya devam ediyor:

John BPM Hikayesi

Fatih: Bir gün katıldığım bir toplantıda, iş süreçleri yönetimi yazılımı hakkında bize bir konferans verdiler. Onu denemeye karar verdim… Bu yüzden, iş süreçlerinin yürütülmesini denetlemek için özel bir yazılım sundukları o konferansa katıldım.

 

Peter BPM Hikayesi

Ahmet: Evet evet, bunu duymuştum. Kameraları kurarsınız ve insanların yaptıklarını izlersiniz. Çok kullanışlı! 🙂

 

John BPM Hikayesi

Fatih: Ne? Yok hayır! Sen neden bahsediyorsun? Her insanı izleyecek misin yani? Ne yaptıklarının farkında değilken, sadece orada oturanları izlemek doğru değil..? Onların doğru yaptıklarını nasıl bileceksiniz?

Peter BPM Hikayesi

Ahmet: Ben şöyle yapıyorum: İş yerinde çalışmayanları ofisteki odama davet ediyorum, onlara işle ilgili sorular soruyor, bazen fırçalıyor, bazen de bağırıyorum!

 

John BPM HikayesiFatih: O halde her konuda her insanla uğraşmanız gerekecek.
Bak Ahmet! Büyük düşünmelisin!
Çünkü iş takibi için daha kolay bir yol var! O da BPM Yazılımı.

Peter iş süreçleri düzgün işlemediği için çalışanlarına bağırıyor!

Ahmet, işler düzgün yürümediği için çalışanlarına kızıyor!

Peter BPM Hikayesi

Ahmet: “Bilemiyorum Altan” (Herşey Çok güzel olacak filiminden bir replik) :)… Fatih, peki bana bir örnek verebilir misin? Örneğin, bazen faturaları kaybediyoruz hatta bazen kimi faturalar için iki kez ödeme yaptığımız oluyor. Bu yüzden durumdan hiç memnun değilim.
Tedarikçiler sıklıkla beni arayıp, ne zaman ödeme alacaklarını soruyorlar ama ben gerçekte bir fatura olduğunu bile bilmiyorum. Bunula birlikte, faturalar birileri tarafından onaylanması gerekiyor ve bazen süreç boyunca kaybolan faturalar oluyor. Bazen iki fatura alırız ve ikisine de ödeme yaparız. Bana ne yapacağımı söyler misin Fatih?

John BPM HikayesiFatih: Elbette, senin şirketin için hemen bir süreç hazırlayayım.
Peki sen ne ile uğraşıyorsun?
Fatura alımını, girişini, onaylanmasını nasıl yapıyorsunuz?

Peter BPM Hikayesi

Ahmet: Genellikle Faturaları veya e-postaları Jale‘ye gönderirler.
Onu biliyorsun? O inanılmaz özverili ve çalışkan birisidir!..

John BPM HikayesiFatih: Evet biliyorum.
Ancak noktaya bağlı kalalım ve sürecimizi modelleyip çizelim.
Ahmet bana söyler misin, Jale hanım bir fatura aldıktan sonra ne yapar? Yani sizdeki mevcut süreç nasıl işliyor?

 

Peter BPM Hikayesi

Ahmet: Tam Bilemiyorum Fatih. Dur bir dakika, Jale hanımı çağırayım,
Jale hanım, lütfen buraya gelir misiniz?

 

….ve Jale hanım yanlarına gelir…

Peter BPM Hikayesi

Ahmet: Jale, bize niçin fatura sorunları yaşadığımızı söyleyebilir misin?
Fatura işi nasıl gidiyor?

Jennifer BPM hikayesi

Jale: Faks veya e-posta ile bir fatura alıyorum.
Daha sonra onaylamak veya faturayı e-postayla göndermek için bölüm şeflerine gidiyorum.
Onlara sık sık iki veya üç kez gitmeliyim çünkü dışarıdalar ve faturadaki imzalarına ihtiyacım var.

Bu arada, Fatih dizüstü bilgisayarında Fatura girişleri için iş süreci modellemesi yapıyordu.

John iş süreci modellemesi yapıyor

Fatih Fatura girişi için iş süreci modellemesi yapıyor…

Peter BPM Hikayesi

Ahmet: Sonra ne oldu?

 

Jennifer BPM hikayesiJale: Sonrası şu, ya imzalamış oluyorlar ya da bir sorun çıkmışsa sorunu çözmek için tedarikçileri arıyorlar ve faturayı muhasebeciye veriyorlar.

 

Peter BPM Hikayesi

Ahmet: Yeterince basit görünüyor. Peki neden sorun yaşıyoruz?

 

Jennifer BPM hikayesiJale: Şöyle şeyler yaşanıyor. Misal geçenlerde, faturayı bir departman müdürünün masasına koydum ama unutmuşlar.
Tedarikçi arıyor, faturasının neden ödenmediğini soruyor ve para talep ediyor, ne varki departman müdürümüz bir iş gezisinde. Faturayı ödersek, bilmediğimiz bazı sorunlar olduğu için başka sorunlar ortaya çıkabiliyor. Aslında, sana bunu daha önce söylemek istedim, fakat söyleyemedim.
Müdürler zamanında onay vermiyorlar ve tedarikçiler ise telefonda karşılarına ben çıktığım için haliyle benden talep ediyorlar. Geçen gün biri arayıp bana baya bağırdı ve beni gözyaşlarına bıraktı.
Bu benim hatam değildi… Çünkü her şeyi doğru yapmıştım…

Peter BPM Hikayesi

Ahmet:  Jale hanım sizi anladım.
Lütfen üzülmeyin ve tedarikçilerin yanlış ve küstahça tavırlarını şahsi almayın.

 

Ahmet bey, Jale hanımı rahatlatmaya çalışırken, Fatih bey ise bu süre zarfında kullandığı BPM yazılımı olan iş süreci yönetim sisteminde fatura girişi ve onaylaması için bir iş süreci modelledi.

Fatih beyin yaptığı işte o iş süreci modeli şöyle:

iş süreci diyagramı, John iş süreci modellemesi yapıyor

iş süreci diyagramı! Fatih bey iş süreci modellemesi yapıyor…

John BPM Hikayesi

Fatih: İşte bu, ilk sürecin sürümü.
Deneyebilirsiniz

Peter BPM Hikayesi

Ahmet: Ya Fatih bunu nasıl bu kadar çabuk yaptın?

John BPM HikayesiFatih: Aslında Basit.
Jale hanım, şimdi size o kadar çok şey yapmadan süreci nasıl yürüteceğini göstereceğim.

 

Jennifer BPM hikayesi

Jale: Tamam, ne yapacağız?

John BPM HikayesiFatih: Fatura Ödeme Sürecini başlatın.
Sistem size bir görev gönderir.
O görevi açtığınızda, faturayı ekleyip onaylayanı seçebileceğiniz basit bir form görürsünüz.

Jennifer BPM hikayesi

Jale: Çok iyi anladım, hemen yapacağım.
Tamam, bitti.
Sırada ne var?

John BPM HikayesiFatih: Onaylamaları için Gönder butonuna tıklayın ve görev bölüm şeflerine gönderilir.

 

Peter BPM Hikayesi

Ahmet: Bunun e-postadan pek de farklı bir yanı yok gibi görünüyor?
Bunu biz daha önce yapıyorduk.

 

John BPM HikayesiFatih: Hayır Ahmet, bilakis Çok farklı!
Sistemde, onaylamanın bir günden uzun süreceğini ayarlayabilirsiniz. Onaylayan zamanında bunu yapmazsa, sistem alarm verir: bir bildirim gönderebilir veya görevi başka bir kişiye yeniden atayabilir. Bir kişi görevleri zamanında tamamlamazsa, bonusunu bile düşürebilirsiniz.

Çalışanlarınıza Teşvikler vererek Verimliliği artırın

Çalışanlarınıza Teşvikler vererek Verimliliği artırın..!

 

Peter BPM HikayesiAhmet: Bu gereçekten çok ilginç. Ya birisi iş gezisinde olursa? Sistem o zaman nasıl işliyor?

 

 

John BPM HikayesiFatih: Mobil uygulamalar var. Eğer size ait görevler varsa sizi uyaracaktır.
Uygulamayı açıp görevi tamamlayabilirsiniz. İşte bu kadar basit.
Ne düşünüyorsunuz, Jale Hanım?

 

Jennifer BPM hikayesiJale: İlginç geliyor.
Kesinlikle faturaları kontrol etmek için daha az zaman harcayacağım ve saatlerce çalışmak zorunda kalmayacağım.

BPM iş süreçlerini tartışma

Süreç iyileştirmeleri için Çalışanlar kendi aralarında iş süreçlerini tartışmalıdırlar…

Peter BPM Hikayesi

Ahmet: Sağol, dostum, şimdi çok daha net!
Bu arada, bu yazılım hakkında nerede daha fazla bilgi bulabilirim?

John BPM Hikayesi

Fatih: Sana ücretsiz demo versiyonunu incelemen için bir bağlantı göndereceğim
Kendi PC’nizde hemen deneyebilirsiniz.

 

BPM Hikayesinin ikinci bölümünü umarız beğenmişsinizdir. Alfa şirketinin iş süreçleri yönetimine geçiş öyküsünün 3. bölümü siz değerli okuyucularımıza dikkatine sunulmuştur. Eğer Alfa şirketinin BPM Hikayesini okumak isterseniz lütfen aşağıdaki linke tıklayın.

BPM Hikayesi: Alfa şirketinin iş süreçleri yönetimine geçiş öyküsü 3

Diğer adı: Alfa şirketinin iş süreç yönetimine geçiş ve uygulama sonuçları öyküsü 3