BPM hikayesinin son bölümü! Şimdi size Alfa şirketinin iş süreçleri yönetimine geçiş hikayesinin son bölülmü olan üçüncü bölümünü sunuyoruz. Eğer Alfa’nın BPM Hikayesinin ilk bölümü henüz okumadıysanız buradan ikinci bölümü de buradan okuyabilirsiniz. Alfa şirketinin iş süreç yönetimine geçişi ve uygulama sonuçları öyküsü 3…

BPM Hikayesi: Alfa şirketinin iş süreçleri yönetimine geçiş öyküsü 3

Birkaç ay sonra, Fatih bey söz verdiği gibi Ahmet’in ofisine geldi.

Ahmet: Hey seni görmek çok güzel dostum. Peter BPM Hikayesi
Son ziyaretinden buyana çok şey değişti; biz gerçekten iyi sonuçlar elde ettik!
Jale hanım’ı hatırlıyor musun? Fatih: Unutmak zor…
Neyse, bize verdiğiniz iş süreç yönetimi yazılımını kullanmaya devam ettik. Sistemin denemediğimiz çok işlevleri varmış, onları gördük. Önce en çok ihtiyaç duyduğumuz özelliklerle başladık: fatura ve sözleşme yönetimi, çeşitli talepler.

Fatih BPM Hikayesi

Fatih: Evet, biz de başlangıçta bu özellikleri kullandık.

 

Peter BPM Hikayesi

Ahmet: Önümüzdeki iki ayda açıklanacak yeni süreçleri önceden planladık.
Ayrıca Jale hanım’ı terfi ettik. O şimdi bir iş süreç yöneticisi.
Artık rutin görevlerde daha az zaman harcıyoruz ve organize bir şekilde tamamlıyoruz.
Bizi BPM ile tanıştırdığın ve tavsiye ettiğin için inan sana çok teşekkür ederim Fatih dostum…

 

BPM iş süreç yönetimi yazılımının faydaları

BPM iş süreç yönetimi yazılımı ile tanışan Fatih bey faydalarını gördükten sonra Fatih beye teşekkür ederken… iş süreç yönetimine geçiş ve uygulama sonuçları:

Fatih BPM Hikayesi

Fatih: Sana yardımcı olduğumuz için biz de mutlu olduk.
Bu, şirket çalışmalarınızı optimize etmenin ilk adımıdır.
Daha fazlasını ister misin Ahmet dostum?

Peter BPM Hikayesi

Ahmet: Tabii ki, biliyorum ki, bu çok da zahmetli değil!
Ama önce Jale hanımı davet edelim, o da bu konuşmalara katılmalı.
Fatih: Tabii ki, hem onu tekrar görmekten memnuniyet duyarım.

 

Fatih BPM HikayesiFatih: Selam Jale hanım. Nasılsınız, sizi iyi gördüm.
Bu arada iş süreçleri nasıl gidiyor?
Herşey yolundadır umarım!

Jale hanım ve BPM hikayesi

Jale Hanım: Süreçlerimizi tanımlıyor ve onları otomatik olarak otomatikleştiriyoruz.
Ben tek başıma artık yapabiliyorum. Üniversitede bir bilgisayar bilimi dersine katıldım.
Orada Süreç katılımcılarıyla bir toplantılar yapıyoruz, sürecin nasıl çalışması gerektiğini tartışıyoruz ve başlatıyoruz. Terfi aldım. Ahmet beye bir kez saha sizin yanınızda Teşekkür ederim.

Fatih BPM Hikayesi

Fatih: Bu gerçekten etkileyici ve çok sevindirici bir haber! Peki bana söyler misiniz, bu süre zarfında bazı komplikasyonlar oldu mu?

Soru işaretleri

Jale Hanım: Evet. Gerçeği söylemek gerekirse, iki şeyi anlamıyorum …
Birincisi: BT departmanı için süreçleri modelledik.
İlk başta, bilgisayar mühendisleri görevler aldı ve onları hızla tamamladılar.
Ancak son birkaç haftadır görevlerini hatırlatmalı ve motive etmeliydim.
Bunu tekrar tekrar yaptım, ama hepsi boşuna… beni dinlemiyorlar.

Fatih sordu: Peki, ikinci şey nedir?

Jale Hanım’dan Cevap: Açıklamak zor, ama elimden geleni yapacağım.
Görev dizilerinden oluşan iş süreçlerini modelliyoruz.
Birisi görevini tamamlar ve bir sonraki kişi bunu yapar ve böylece devam eder.
Ancak pazarlama direktörü Safiye hanım için iş süreçlerini tanımlamak istersek bu yaklaşım işe yaramazdı.
İstekleri nasıl aldığını ve işlediğini açıklayabilirim, ancak hiçbir şekilde kullanmıyorum …
Ahmet benden bunu yapmamı istiyor, ancak nasıl olacağını bilemiyorum.
Siz biliyor musunuz Fatih bey?

Fatih BPM Hikayesi

Fatih: Aslında oldukça iyi bir iş çıkarmışsınız.
Ve hızlı bir şekilde anlıyor ve doğru sorular soruyorsunuz.

 

Jale Hanım: Teşekkürler Fatih bey, çok kibarsınız.
İkinci soru ile başlayalım işte o zor sorulardan biri şu:
Bir şirkette iş süreçleri uygulanırken 3 araç kullanılıyor:

İş süreçlerinin uygulanması için araçlar

Fatih BPM Hikayesi

Fatih: Sanırım size üçüncü araç olan KPI hakkında size daha fazla bilgi vermeliyim!

 

Peter BPM Hikayesi

Ahmet: Bu ilginç.
Okudum, ama şirketimize nasıl uygulayacağımı henüz tam olarak anlayamadım!

 

Fatih BPM HikayesiFatih: Evet, bu teori ve pratikte genellikle farklıdır.
Bu Tool’u bir örnekle açıklayayım.
Örneğin, Jale hanım bir araba almak istiyor.
Jale hanım, senin için önemli olan nedir ve ne zaman bir araba seçersin?

 

Jale Hanım: Bir düşüneyim…
Bir araba ekonomik olmalı, az yakıt tüketmelidir.
Güzel bir renge sahip olmalı
Kompakt olmalı
Ses sistemi olmalıdır ve tabiki Makul fiyatlı olmalıdır…

araba

Fatih BPM HikayesiFatih: Mükemmel…
Bu parametreleri daha spesifik hale getirelim. Az miktarda yakıt derken tam olarak ne kadar?
Bir Tablo hazırlayalım mı?

Jale Hanım: Tabii, bu harika olur…

tablo

Fatih BPM HikayesiFatih: Tamam, şimdi bu ölçütleri kullanarak bir şeyler seçebiliriz.
Ancak önce, hangi kriterlerin daha önemli ve hangisinin daha az önemli olduğunun belirlenmesine ihtiyacımız var.

 

Jale Hanım: Bunu biraz açıklayabilir misiniz, Fatih bey?

 

Fatih BPM Hikayesi

Fatih: Elbette. Tüm ölçütleri %100’e kadar ekleyin.
Örneğin % 30’u fiyat, % 20’si görünüm, % 10’u Ses Sistemi ve bunun gibi diğer özellikler…

 

Jale Hanım: Çok teşekkürler, Anladım. Şimdi yapacağım!

tablo

Fatih BPM Hikayesi

Fatih: Evet, Jale hanım hazırladığınız bu tablo doğru. İlk sütunda amaçlar, ikincisinde göstergeler ve üçüncüsü önem derecesi.

Jale Hanım: Harika, şimdi bu tabloyu kullanarak üç arabayı karşılaştırabilirim!

tablo

Fatih BPM Hikayesi

Fatih: Muhteşem. Mercedes’i kazandığını görüyorum.

Peter BPM Hikayesi

Ahmet: İyi seçim.
Ama anlayamıyorum, bu nasıl bir şirket ve göstergeler ile ilişkili olabilir? Onlar araba değil ki…

Araba insanlar değil

Fatih BPM HikayesiFatih: Bu harika bir soru. Açıklamama izin ver lütfen.
Ahmet, şimdi Safiye hanımın işini nasıl değerlendiriyorsun?
ve şirkette onun için hangi hedefleri, nasıl belirliyorsunuz?

Peter BPM Hikayesi

Ahmet: Şey, esasen şu anda özel bir şey yapmıyorum…
Yeni müşterilerin sayısını kaydetmeyi düşündüm örneğin; web sitesinden gelen talepler, ofise telefon açılması. Nasıl yapılacağı konusunda bazı fikirlerim vardı.

Fatih BPM Hikayesi

Fatih: Tamam, kayıt işlemine başlıyorsunuz, sonra ne var?

 

Peter BPM HikayesiAhmet: Henüz düşünmedim, bonusa bağlayabilir miyim?
Fatih: Safiye hanımın çalışmalarının sonucu olarak başka nelere ihtiyacınız var?
Ahmet: Bir ayın başında görüştüğümüz şeylerin zamanında ve iyi yapılmasına ihtiyacımız var.
Ama nasıl yönetileceğini bilmiyorum.
Bir yandan, elle değer toplarken çok zaman alır, diğer yandan da ona bağlı.

 

Fatih BPM HikayesiFatih: Doğru. Özetlemek gerekirse, diyelim ki; Safiye hanım işini iyi yapmış:
Müşterilere yönelik hedefler karşılanmış.
Tüm görevler tamamlanmış.
Bonus gerçek sonuçlarla bağlantılı.

Peter BPM Hikayesi

Ahmet: Evet ve bunu nasıl yaparım /
Manuel olarak yapmak çok zaman alacaktır

 

Fatih BPM HikayesiFatih: Evet, öyle.
Bununla birlikte, bunun için BPM yazılımını kullanabilirsiniz.
Teorik olarak, bir dizi şirket performansı göstergesi yaratır ve bunları çalışanların performansına bağlarsınız. Uygulamada, böyle çalışır

KPI

Fatih BPM HikayesiFatih: Bu şekilde, Sophie’nin amaçlarını açıklıyoruz.
Yazılımda, buna Performans Matrisi denir.
Yazılım verileri toplar ve Sophie’nin performansı hakkında bir tablo gösterir:

Çalışanların KPI'ları

Jale Hanım: Şimdi anladım!
Hedefleri, gösterge değerlerini ve hedeflerin önemini belirledik ve yüzde olarak performansı hesapladık
Ve daha sonra bu yüzdeye bağlı olarak bonus ödeyebiliriz

 

Fatih BPM Hikayesi

Fatih: Kesinlikle haklısın

 

Peter BPM Hikayesi

Ahmet: Ama… insanlar araba değildir ve bu araba için yaptıklarımız gibidir
Bunu böyle yapamayız.

Fatih BPM Hikayesi

Fatih: Neyin daha iyi olduğunu bana söyle.
eğer bir kişi sıkı çalışıyorsa ve buna karşılık bir ödül alırsa ya da sıkı çalışıp karşılığında bir şey elde etmezse… Veya belki birisi kötü bir işte çalışıyor ve çalışkan meslektaşı olarak aynı maaşa sahip olabilir? Bu pek adil değil…

KPI ağacı

Peter BPM Hikayesi

Ahmet: Hayır değil. Gerçekten çok kötü.

 

Fatih BPM HikayesiFatih: Mükemmel araçlar yok, ancak bu size yardımcı olabilir.
Ve zaten ELMA’nızdasın.

Peter BPM Hikayesi

Ahmet: Yani … Satın almak zorunda değil miyim?

Fatih BPM Hikayesi

Fatih: Hayır, tüm bu özellikler zaten BPM yazılımınıza dahil edilmiştir

 

 

Jale Hanım: Bu bana bağlı değil, ama bence bunu denemeliyiz.

 

Peter BPM Hikayesi

Ahmet: Bunun için gidelim. Anladığınızdan daha faydalısınız, Jale hanım

Fatih BPM Hikayesi

Fatih: Evet, ilham veriyorsun Jale hanım.
Bu arada, size öğle yemeğinde bu özellikler hakkında daha fazla bilgi verebilirdim.

gerginlik

Peter BPM Hikayesi

Ahmet: Jale hanım’ın bugün bunun için vakti yok düşünüyorum. Kendisi bugün biraz Meşgul de.

 

Fatih BPM HikayesiFatih: Peki o zaman, bana müsade, gitmeliyim artık. Birkaç ay daha buralarda olacağım. Herhangi bir sorunuz olursa, beni çekinmeden arayabilirsiniz.
Sistemle ilgili daha fazla bilgiyi bu BPM web sitesinde bulabilir ve demo sürümünde nasıl çalıştığını görebilirsiniz.

Jale hanım ile Ahmet bey: Her şey için çok teşekkür ederiz Fatih bey, iyi ki varsınız… görüşmek üzere 🙂

Alfa şirketinin iş süreç yönetimine geçiş ve uygulama sonuçları öyküsü burada bitti. Yeni hikayelerde görüşmek üzere hoşçakalın.