Alfresco, lider bir açık kaynak kodlu kurumsal içerik yönetim sistemidir. Bu makale Alfresco’ya bir giriş yapıp, herkesin bilmesi gereken Alfresco’nun temel özelliklerini yani Açık Kaynak Alfresco ECM hakkında bilmeniz gereken 9 şey vurgulamaktadır. Bu, iş kullanıcısı veya teknik mimar veya geliştirici olabilir.

Kağıtsız gitmek genellikle her organizasyon için öncelikli hedeftir. Bu, gün geçtikçe artan içeriğe yol açar. Bu sürekli gelişen içeriğin, talep üzerine içeriği yakalamayı, depolamayı, yönetmeyi, korumayı ve teslim etmeyi kolaylaştıran sağlam, ölçeklenebilir, kullanımı kolay, güvenli ve güçlü bir içerik yönetim sistemine sahip olması gerekir. Kurumsal içerik yönetimi söz konusu olduğunda, özel çözümlerden açık kaynak uygulamalarına kadar geniş bir yelpazede seçenekler mevcut. Bununla birlikte, açık kaynaklı ve açık standart tabanlı ECM alternatifleri, kapalı kaynak ECM sistemlerine kıyasla kuruluşların tercih edilen bir seçenek olarak görünmektedir.

Açık kaynaklı ve açık standart tabanlı teknoloji yığınları ile içerik yönetim çözümleri sunarak, kurumların 2005 yılında piyasaya sürdüğü, açık kaynaklı ve açık standart tabanlı bir teknoloji olan Alfresco, 2005 yılından beri piyasaya sürülmüştür. Özelleştirilmesi kolay, diğer uygulamalar ile sorunsuz ve kolay entegrasyon özelliği, Alfresco’yu İş kullanıcıları, Teknik mimarlar ve Geliştirici grupları tarafından açık kaynaklı bir ECM alternatifi olarak tercih edilen bir seçenektir.

Alfresco 3 farklı çeşidi mevcuttur –  Alfresco One kurumsal sürümü, Alfresco Community Edition ve Cloud’daki Alfresco . Alfresco One Enterprise sürümü, hazır, tamamen test edilmiş sürümü. Alfresco tarafından tamamen desteklenir ve yüksek kullanılabilirlik, analitik vb. gibi ek özellikler sağlar. ECM’yi kurumsal düzeyde ölçeklenebilirlik, yüksek kullanılabilirlik ve ECM satıcısından tam destek isteyen kuruluşlar için idealdir. Buluttaki Alfresco , Alfresco One’ın (ek Alfresco One modülleri olmadan) SaaS tabanlı bir baskısıdır ve sunucuları sunucuda yönetme zahmetine girmeden, çoklu lokasyonlarda dağıtılan küçük ekipler için idealdir.

Diğer yandan, Alfresco Community Edition , topluluk odaklı gelişim ve katkıları içerir. Alfresco tarafından dünya çapında Alfresco Topluluğu üyelerinin yardımıyla geliştirildi ve sürdürüldü. Alfresco ürün mühendisliği ekibi periyodik olarak Alfresco Community Edition’ın tam kararlı sürümlerini sağlar. Küçük ve orta ölçekli işletmeler Alfresco Community Edition’ı, kritik olmayan uygulamalarda, topluluk kaynaklarının yardımıyla kendi kendine desteklenmesi gerektiğini düşünerek üretebilir. Bu baskı işinizin ihtiyacını karşılarsa o zaman en uygun maliyetli çözümdür.

Yukarıda bahsedilen tüm Alfresco sürümlerinden herhangi biriyle, alfresco’nun içerik ihtiyaçlarınız için eksiksiz bir belge yönetimi çözümü olduğunu göreceksiniz. Alfresco’nun temel özelliklerini öğrenelim. Alfresco kullanarak içeriğinizden en iyi şekilde yararlanmak için bilmeniz gereken 9 önemli özellik.

Açık Kaynak Alfresco ECM hakkında bilmeniz gereken 9 şey

  1. Mükemmel bir işbirliği aracı
    Bir ekipte çalışırken, daha iyi bir üretkenlik elde etmek için etkin bir şekilde işbirliği yapmak önemlidir. Bu nedenle, işbirliği aracı önemli bir rol oynar. Kutudan çıkarılmış alfresco yüklemesi, wiki, blog, takvim vb. Kullanarak bir ekip içinde etkin bir şekilde işbirliği yapmak için kullanımı kolay bir işbirliği platformu sağlayan Alfresco Share adlı bir UI arayüzü sağlar.
  2. İş süreçlerini basitleştirmek için iş akışı yeteneği
    Herhangi bir onay süreci olmadan içeriğin yakalanması veya oluşturulması, depoda istenmeyen / yararlı olmayan içerik barındıran içerik kaosuna yol açabilir. Bu nedenle, depoya eklenen içeriğin doğrulanması gerekli hale gelir. Entegre iş akışı motoruna sahip Alfresco bunu kolayca mümkün kılar ve genel kullanıma hazır hale getirmeden önce içeriği doğrulamak için onay süreçlerini tanımlamaya izin verir.
  3. Sağlam izin modelleme ile içeriğe güvenli erişim
    İçerik havuzunda çok sayıda verinin bulunması gerekebilir. İçerik oluşturucu, içerik gözden geçirenleri, iç ekip üyeleri, müşteriler ve bu şekilde depoya erişecek kullanıcılar gibi farklı türde kullanıcılar olabilir. Tüm içeriğe herkes tarafından erişilemez. Herkes sadece erişmelerine izin verilenlere erişebilmelidir. Bu nedenle içeriğe uygun izin vermek şarttır. Alfresco olarak, sağlam izin modellemesiyle, içeriğe gereksinime göre güvenli erişim sağlamak kolayca mümkündür.
  4. Etkili Arama mekanizmasıyla hareket halindeyken içerikler
    Büyük boyutlu bir havuzda, gereksinimlerinize bağlı olarak belirli bir içeriğe erişmek isterseniz ne yapmalısınız? Gerekli içeriği bulmak için her bir klasöre manuel olarak gitmek istediğiniz bir seçenek değildir. Arama kriterlerinize göre sonuç alabilmeniz için sağlam bir arama mekanizması mevcutsa ne olur? Bu hayatınızı daha kolay hale getirir. Evet, Alfresco içeriğin meta verilerine ve içeriğin gövdesine dayalı arama yetenekleri sağlar ve aradığınız içeriği kolayca bulmanızı sağlar.
  5. Harici uygulamalar
    , yetenekleri anlamak için Alfresco Just ile sorunsuz entegrasyona sahip olabilir, mevcut bazı seçeneklere göz atalım. Ön uç uygulamanız olabilir ve sadece Alfresco’yu arka uç deposu olarak kullanmak isteyebilirsiniz. REST API’leri ve CMIS, diğer uygulamaların alfresco içerik deposuyla güvenli bir şekilde etkileşimde bulunmasını kolaylaştırır. Ayrıca, Alfresco’yu LDAP, active directory ve benzeri gibi kimlik doğrulama sistemleriyle yapılandırmak da mümkündür. Alfresco ile harici sistemlerin sorunsuz entegrasyonuna sahip olması da Alfresco’nun Teknik Mimarlar arasında tercih edilen bir seçenek olmasının nedenlerinden biridir.
  6. İçeriğin bir biçimden diğerine
    dönüşümü Temel gereksinimlerden biri, içeriği bir formdan diğerine dönüştürmektir. Örneğin, sözleşmenin taslağını hazırlarken bir sözleşme yönetim sisteminde, bir belgenin formatındaki sözleşme belgesi, iyi tanımlanmış bir iş akışı sürecinde yasal ekibin, finans ekibinin ve benzerlerinin incelemesinden geçecektir. İş akışı işleminin sonunda, sözleşme etkinleşir ve sözcük belgesini düzenlenebilir olmayan bir PDF’ye dönüştürmek istersiniz. İçerik dönüştürme özellikleriyle Alfresco’da kolayca mümkündür.
  7. Sürüm oluşturma özelliği, farklı içerik sürümlerini korumanıza olanak tanır
    İyi tanımlanmış bir iş akışı inceleme sürecinde, içeriğiniz uzmanlar ekibi tarafından incelenebilir ve siz inceleme yorumlarına bağlı kalarak içerikte değişiklikler yapabilir. Alfresco’da sürüm oluşturma özelliği ile, içeriğin yeni sürümlerini oluşturabilir ve her sürümü kolayca takip edebilirsiniz.
  8. İş kurallarını belirleme becerisi İş kuralları, bazı koşullara bağlı olarak bazı önemli eylemlerin gerçekleştirilmesine yardımcı olur. Örneğin, inceleme gibi sözleşme durumu gibi bazı meta verilerin değerine dayanarak, içeriği Gözden Geçirme klasörüne taşımak ve sözleşmenin durumu etkinse, içeriği etkili bir şekilde sınıflandırmak için onu Etkin klasöre taşıyın. Alfresco iş kurallarını kolayca kurmanıza izin verir.
  9. İçeriği denetleme İçeriğe güvenli erişim ile birlikte, kimin neye eriştiğini bilmeniz de eşit derecede önemlidir. Bu, Alfresco’da sağlanan denetim yetenekleriyle mümkündür.

Bunlar Alfresco’nun yeteneklerini tanımanıza yardımcı olmak için Alfresco’nun sadece birkaç temel özelliğidir. İşletmeniz için açık kaynaklı bir ECM arıyorsanız ve çeşitli alternatifleri değerlendiriyorsanız, alfresco’nun araştırılması gerekir. Bunu keşfettikten sonra, ECM gereksinimlerinize hizmet etmek için çok çeşitli yeteneklere sahip olduğundan emin olacağınızdan eminim.

This post is also available in: İngilizce